Je bent als medewerker Inkoop mede verantwoordelijk voor het in goede banen leiden van de bestellingen die decentraal
binnen de Universiteit Utrecht worden geplaatst: van bestelaanvraag tot betaalde factuur, alsmede de monitoring en de
administratieve afhandeling hiervan. Je bent werkzaam bij de afdeling Operationele inkoop van het Inkoop- en
Aanbestedingscentrum.

De volgende taken en werkzaamheden maken onderdeel uit van deze functie:

• ondersteunen en adviseren van bestellers bij het invoeren van bestelaanvragen;
• controleren en na overleg met de besteller completeren van bestellingen in SAP SRM;
• monitoren van de voortgang van deze bestellingen, van de bijbehorende (deel)leveringen en goederenontvangst en de
  factuurafhandeling;
• oplossen van issues omtrent de bestellingen, de leveringen en de facturen;
• afhandelen van retourzendingen;
• telefonisch te woord staan van de decentrale bestellers en budgethouders, de medewerkers van andere afdelingen (waaronder de afdelingen verantwoordelijk voor logistiek, crediteurenadministratie, tactische inkoop, contract- en leveranciersmanagement, etc.) en (potentiële en gecontracteerde) leveranciers.;
• stimuleren van en toezicht houden op de naleving van afgesloten contracten;
• deelnemen in afdeling-overstijgende teams ter verdere invoering/doorontwikkeling van de inkoopgerelateerde informatiesystemen zoals SAP SRM;
• meebouwen aan een professionele afdeling die zich steeds meer profileert.

• Je beschikt over relevante werkervaring en je hebt minimaal een opleiding op MBO 4-niveau afgerond, bij voorkeur met een financiële of administratieve achtergrond.
• Je beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden in de Nederlandse en Engelse taal. Je communiceert gemakkelijk en open.
• Je bent in staat om het bestelproces binnen de organisatie te herkennen en daar per bestelling naar te handelen.
• Je kunt je verplaatsen in de bestellers en snapt hun belangen.
• Je bent graag de spin in het web (de verbinder tussen de bestellers en de leveranciers) en werkt goed samen met je collega’s binnen de eigen afdeling en binnen de andere bij de processen betrokken afdelingen binnen de universiteit.
• Je bent een aanpakker: pro-actief, enthousiast en vasthoudend.
• Je bent klantvriendelijk, je handelt professioneel en houdt je klanten en de leveranciers op de hoogte van alle relevante ontwikkelingen.
• Je werkt nauwkeurig en integer en hebt oog voor verbeteringen in de processen binnen de afdeling.
• Je bent handig met Office applicaties. Ervaring met SAP (SRM) is een pre.
• Je werkt actief aan je eigen ontwikkeling en bent bereid (vervolg)opleidingen te volgen.

Het betreft een aanstelling van 1,0 fte voor de duur van 1 jaar. Bij goed functioneren behoort een dienstverband voor onbepaalde tijd tot de mogelijkheden. Het salaris bedraagt minimaal € 2.402,- en maximaal € 3.336,- (schaal 6/7 cao Nederlandse Universiteiten) bruto per maand, bij een fulltime dienstverband. Je ontvangt daarnaast 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%. 
Verder heeft de Universiteit Utrecht een aantrekkelijk pakket arbeidsvoorwaarden, waaronder keuze voor een goede balans tussen werk en privé (onder andere een goede verlofregeling), ontwikkelingsmogelijkheden en een uitstekende pensioenregeling. Kijk voor meer informatie op werken bij de Universiteit Utrecht.

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijkethema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Sustainability.

De Universitaire Bestuursdienst (UBD) werkt aan de geïntegreerde ondersteuning van het bestuur van de Universiteit Utrecht. Acht directies ondersteunen het College van Bestuur bij het opstellen en uitvoeren van de jaarlijkse bestuursagenda en het vierjaarlijkse strategisch plan en bij het verlenen van diensten.
Het Facilitair Service Centrum (FSC) is een onderdeel van de Universitaire Bestuursdienst binnen de Universiteit Utrecht. Het FSC biedt een breed scala aan producten en ondersteunende diensten aan de universitaire faculteiten en diensten, alsook de individuele medewerkers, studenten en externe huurders. Het FSC bestaat uit de volgende afdelingen: Facility Management, Onderhoud, Operationele Services, Bedrijfsbureau, Kwaliteit en Risicomanagement en het Inkoop- en Aanbestedingscentrum. Deze afdelingen van het FSC bestrijken vrijwel het gehele gebied van facilitaire dienstverlening. De activiteiten worden door ca. 250 interne medewerkers uitgevoerd en aangevuld met
medewerkers van externe partners.

Het Inkoop- en Aanbestedingscentrum heeft de volgende kernactiviteiten:

• het uitvoeren, begeleiden van en/of adviseren over het tactische inkoopproces. Afhankelijk van de aard en financiële omvang van de in te kopen producten, diensten of werken biedt het Inkoop- en Aanbestedingscentrum ondersteuning aan bij inkooptrajecten; alle Europese aanbestedingen van producten en diensten worden begeleid door het Inkoop- en Aanbestedingscentrum.
• het uitvoeren van het operationele inkoopproces: het plaatsen, bewaken en controleren van de (SRM-)bestellingen van de faculteiten en diensten binnen de Universiteit Utrecht.
• het uitvoeren van het contractbeheer: het registreren, archiveren en bewaken van alle lopende inkoopcontracten van de Universiteit Utrecht.
•  het toezicht houden op de universitaire inkoopstromen en hierover rapporteren aan de stakeholders.
• het vervullen van de rol van kenniscentrum binnen de universiteit op het gebied van professionele inkoop.

Deze kernactiviteiten van het Inkoop- en Aanbestedingscentrum zijn georganiseerd in drie afdelingen (Tactische Inkoop, Operationele Inkoop en Inkoopinformatie) en worden uitgevoerd ten behoeve van opdrachtgevers binnen de gehele universiteit.