Is een een-op-een functie op het hoogste niveau in een wetenschappelijke en culturele omgeving iets waar jij plezier uit haalt? Dan is dit echt iets voor jou!

De stafafdeling van de Bibliotheek UvA/HvA zoekt een enthousiaste en gemotiveerde Management/Office-assistent voor het Allard Pierson voor 32 tot 38 uur per week.

Het Allard Pierson (AP) is onderdeel van de Bibliotheek UvA/HvA en beheert het erfgoed van de Universiteit. De Bibliotheek UvA/HvA verzorgt de ondersteuning van het onderwijs en onderzoek van de Universiteit van Amsterdam en de Hogeschool van Amsterdam.

Je maakt als management/office-assistent van het AP deel uit van het directiesecretariaat van de Bibliotheek UvA/HvA en ondersteunt de directie en het MT in de uitvoering van haar taken. Het team bestaat op dit moment uit twee gemotiveerde management/office-assistenten. Ieder heeft een eigen takenpakket en neemt de werkzaamheden van collega's waar bij hun afwezigheid.

Wat ga je doen

We zoeken iemand die de directeur van het AP kan ondersteunen in de meest brede zin van het woord. De directeur is een druk bezette vrouw die je graag betrekt bij alles wat er speelt binnen het Allard Pierson en het fijn vindt dat je meedenkt.

Je bent een proactieve managementassistent en het eerste aanspreekpunt voor de medewerkers en gasten. Je werkt continue aan het verbeteren van de eigen dienstverlening en ondersteunende processen.

Je werkt nauw samen in een leuke en professionele organisatie met je collega's van het directiesecretariaat. Je hebt goede voelsprieten ontwikkeld voor de diverse belangen binnen de afdelingen en ziet zelf wat er in situaties nodig is. Werkdagen worden in overleg vastgesteld.

Taken en verantwoordelijkheden

Als management/office-assistent heb je de volgende taken en verantwoordelijkheden:

• complex agendabeheer en timemanagement;
• voorbereiden, plannen, organiseren, coördineren en notuleren van vergaderingen;
• bewaken van de follow-up van actiepunten en besluiten;
• regelen van dienstreizen;
• ondersteunen van de bedrijfsvoering op het gebied van personeelszaken zoals de jaargesprekken, de organisatie van selectierondes bij vacatures (en afhandelen), archiveren en vormen van dossiers;
• werkzaamheden waarnemen van collega's van het directiesecretariaat bij afwezigheid.

Je bent mede verantwoordelijk voor de voorbereiding, organisatie én coördinatie van grote bijeenkomsten/ evenementen, inclusief het daartoe onderhouden van contacten met een uiteenlopend aantal stakeholders en het bijdragen aan de inhoudelijke voorbereiding of programmering.

Je weet de dag zo efficient mogelijk in te delen, plant, coordineert en zorgt voor adequate follow-ups. Je stelt de juiste prioriteiten, voelt je betrokken en kunt anticiperen op te nemen acties. Je bent gewend om snel te schakelen tussen de diverse ad hoc zaken en om proactief werkzaamheden naar je toe te trekken. Belangrijk is ook dat je met je persoonlijkheid en je servicegerichte instelling een positieve bijdrage levert aan het team.

Jouw ervaring en profiel:

• een hbo-werk- en denkniveau;
• minimaal vier jaar aantoonbare ervaring in een soortgelijke functie;
• ruime ervaring met verschillende softwareprogramma's zoals MS Office, Microsoft Teams, SuccesFactors;
• een proactieve, sociale en dienstverlenende instelling;
• een nauwkeurige manier van werken;
• het vermogen om zelfstandig én in teamverband te werken;
• goede communicatieve en contactuele eigenschappen;
• goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in het Nederlands en Engels.

We bieden een dienstverband van 32 tot 38 uur per week voor de periode van een jaar met een proeftijd van twee maanden. Bij gebleken geschiktheid volgt een vast dienstverband.

Je salaris bedraagt, afhankelijk van relevante ervaring bij aanvang van het dienstverband, €2.471 tot €3.336 bruto per maand op basis van een volledige werkweek van 38 uur. Dit is exclusief 8% vakantie- en 8.3% eindejaarsuitkering. De Cao Nederlandse Universiteiten is van toepassing.

Naast het salaris en de gezellige en flexibele werkomgeving bieden we een gevarieerd pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden, bijvoorbeeld:

• 232 verlofuren per jaar (bij een 38-urige werkweek) en extra vakantiedagen tussen Kerst en de jaarwisseling;
• een breed cursusaanbod dat je kosteloos kunt volgen, bijvoorbeeld op het gebied van tijdsmanagement of Engels en een online cursusplatform met meer dan 100 verschillende cursussen;
• 7 weken geboorteverlof (voor partners) met 100% salarisbehoud;
• gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof;
• een pensioen bij ABP, waar de UvA voor tweederde aan bijdraagt.

Nieuwsgierig naar onze organisatie? Hier lees je meer over werken bij de Universiteit van Amsterdam.

Universiteitsbibliotheek

De Universiteit van Amsterdam is de grootste universiteit van Nederland, met het breedste opleidingsaanbod. Een intellectueel knooppunt met 39.000 studenten, 6.000 medewerkers en 3.000 promovendi. Verbonden door een cultuur van nieuwsgierigheid. Meer lezen.

Over de Bibliotheek UvA en HvA

De Bibliotheek is een inspirerende en gastvrije studie-, onderzoeks- en ontmoetingsplek voor studenten, onderzoekers en docenten, off- en online. Wij ondersteunen onderwijs en onderzoek en geven onze gebruikers hulp op maat om in het uitgebreide aanbod van informatie de juiste bronnen te vinden voor toepassing in onderwijs en onderzoek.

Het Allard Pierson, als onderdeel van de Bibliotheek, beheert de erfgoedcollecties van de UvA en stelt deze collecties beschikbaar voor onderwijs en onderzoek, en presenteert ze aan een breder publiek.

Wij brengen 'kennis verder' en helpen de kwaliteit van het hoger onderwijs in Amsterdam te verbeteren en dragen zo bij aan het studiesucces van onze studenten.

Hier kun je meer lezen over werken bij de Bibliotheek.