Ben jij samen met jouw team in staat om op een efficiënte en effectieve manier ondersteuning te bieden aan de centrale medezeggenschap van de Radboud Universiteit? Ben jij zorgvuldig, procesmatig, communicatief vaardig en een organisatietalent? En ben jij een verbinder met een goed gevoel voor bestuurlijke verhoudingen? Lees dan snel verder!

Als adjunct ambtelijk secretaris verzorg jij samen met de ambtelijk secretaris en een management assistent de ondersteuning van de centrale medezeggenschapsraden van de Radboud Universiteit. Hieronder vallen de Ondernemingsraad (OR), de Universitaire Studentenraad (USR), de Universitaire Gezamenlijke Vergadering (UGV) en hun commissies. Deze raden overleggen circa acht keer per jaar in een Gezamenlijke Vergadering (GV). Daarnaast vinden er regelmatig overleggen met verschillende gremia van deze raden plaats.

Samen met de ambtelijk secretaris let jij op de consistentie in het gevoerde beleid en doen jullie eventueel voorstellen tot bijsturing. Daarnaast notuleer je tijdens overleggen, verzorg je de agendaplanning, de samenstelling en zo nodig het redigeren van de vergaderstukken in de overlegvergaderingen en in de voorbereidende commissies. Het is jullie taak om ervoor te zorgen dat de verslagen van de commissies en de hieruit voortvloeiende vragen tijdig in de organisatie bekend zijn, zodat er een goede inhoudelijk gedachtewisseling kan plaatsvinden in de overlegvergaderingen met het College van Bestuur. In overleg met de ambtelijk secretaris en de griffie van het College van Bestuur stel je, waar nodig, de actiepunten van deze vergaderingen op en bewaak je de voortgang. Jij zorgt verder voor het juist invoeren van de vergaderstukken in iBabs en verzorgt de verslaglegging van de vergaderingen. Hierbij is het van belang dat je goed kan luisteren, snel kan notuleren, kan schakelen en accuraat bent. De ambtelijk secretaris is uiteindelijk eindverantwoordelijk voor de verslaglegging van de vergaderingen.

Verder ben jij bezig met het voorbereiden van besluiten, het verzorgen van alle correspondentie en de inhoudelijke afstemming tussen de centrale medezeggenschapsraden en hun commissies. Indien nodig onderhoud je contact met de lokale en landelijke medezeggenschap. In de functie is het belangrijk dat je op de hoogte blijft van relevante ontwikkelingen, zowel binnen als buiten de organisatie.

Als adjunct secretaris ben je tevens het aanspreekpunt van het Stembureau en organiseer je in overleg met de ambtelijk secretaris en de verkiezingscommissie van de OR de verkiezingen van de Ondernemingsraad, de Onderdeelcommissies en de Universitaire Studentenraad. Daarnaast coördineer je trainingen voor zowel de centrale als decentrale medezeggenschapsorganen.

Het beheren van het archief van de centrale medezeggenschapsraden en het up-to-date houden van de informatie op de RU-website over de medezeggenschapsraden en de verkiezingen behoren ook tot je takenpakket. In dat kader verzamel en verstrek je gedocumenteerde informatie en zorg je ervoor dat dossiers compleet zijn. Tot slot stel je, samen met de ambtelijk secretaris en in overleg met het presidium van de GV, het jaarverslag van de GV op. Uiteraard vang je de taken van beide collega's op bij hun afwezigheid en denk je in deze veelzijdige functie mee over procesoptimalisaties en lever je vol enthousiasme een bijdrage aan het optimaliseren van de medezeggenschap.

•  Je beschikt over minimaal hbo werk- en denkniveau. 
• Je voelt je thuis in en hecht belang aan het democratische proces van zeggenschap en medezeggenschap. 
• Je formuleert nauwkeurig en let goed op details. 
• Je beschikt over een sterk analytisch vermogen, werkt en denkt procesmatig, bent een echte teamplayer en hebt gevoel voor bestuurlijke en politieke verhoudingen. 
• Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk. 
• Je bent digitaal vaardig en maakt je nieuwe software snel eigen. Je kunt goed omgaan met Microsoft 365. Ervaring met iBabs en het notuleren op politiek-bestuurlijk niveau is een pre.
• Kennis van het functioneren en besturen van universiteiten is een pre.

Dienstverband voor bepaalde tijd: 1 jaar met uitzicht op een vast dienstverband.

• Het betreft een dienstverband van 0,8 fte.
• Afhankelijk van opleiding en het aantal jaren (relevante) werkervaring ontvang je een salaris van minimaal € 2.818 en maximaal € 3.764 bruto per maand op basis van een 38-urige werkweek (salarisschaal 8).
• Je ontvangt 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering.
• Het gaat om een tijdelijk dienstverband van 1 jaar met uitzicht op een vast dienstverband.
• Je krijgt bij ons extra vrije dagen. Bij een fulltime dienstverband kun je kiezen tussen 30 of 41 vakantiedagen in plaats van de wettelijk vastgelegde 20. 

Werk en wetenschap vragen om goed werkgeverschap. Dit zie je terug in de primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden van de Radboud Universiteit. Zo kun je afspraken maken voor een goede werk- privébalans met flexibele werktijden, diverse verlofregelingen en thuiswerken. Ook kun je bij ons een gedeelte van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen, ruil bijvoorbeeld inkomen tegen extra vakantiedagen en ontvang een vergoeding van je sportabonnement. En uiteraard hebben we een goede pensioenregeling. Je krijgt volop ruimte en verantwoordelijkheid om je talenten te ontwikkelen en je ambities te realiseren. We bieden dan ook verschillende scholings- en studieregelingen aan.

Het ambtelijk secretariaat medezeggenschap behoort tot de afdeling Bestuurlijke & Juridische Zaken (BJZ), binnen het Bestuursbureau van de Radboud Universiteit. Het Bestuursbureau staat onder leiding van de secretaris van het College van Bestuur en adviseert het college vanuit een onafhankelijke positie. Verder maken het Team Vertrouwenspersonen, de Interne Audit Dienst en de Ombudsfunctionaris ook deel uit van het Bestuursbureau.

Naast het ambtelijk secretariaat bestaat de afdeling BJZ uit het juridische team, het bestuurssecretariaat, de griffie van het College van Bestuur, Documentaire Informatie Voorziening (DIV) en het bureau van de pedel. Bij de afdeling BJZ werken 38 medewerkers en het Hoofd BJZ.

Radboud Universiteit
Wij willen het beste halen uit de wetenschap, uit anderen en onszelf. Waarom? Omdat dit hard nodig is voor de wereld om ons heen. Vooraanstaand onderzoek en onderwijs leveren een onmisbare bijdrage aan een gezonde, vrije wereld met gelijke kansen voor iedereen. Dat is wat meer dan 24.000 studenten en 5.600 medewerkers van de Radboud Universiteit samenbrengt. En wat vraagt om nog meer talent en samenwerking. Je bent nodig!