Bij het cluster Biology van de School of Science & Engineering (SSE) komt een management assistent positie beschikbaar voor de ondersteuning van het Erasmus Mundus master programma Evolutionary Biology (MEME) en de masteropleiding Behavioural, Cognitive and Neuroscience (BCN).

Je ondersteunt het dagelijks managementteam van de masterprogramma’s en werkt nauw samen met de opleidingscoördinator, studieadviseur en directeur. Je bent daarbij medeverantwoordelijk voor de dagelijkse ondersteuning van het programma en maakt deel uit van het clusterteam Biology. Het clusterteam wordt aangestuurd door een teamhoofd.

Jouw werkzaamheden zijn als volgt:

Ondersteuning MEME programma:

• beheer correspondentie mailbox, communicatie met (aankomende) studenten en partners
• ondersteunen bij de organisatie van evenementen (o.a. aparte buluitreikingen en jaarlijkse summerschool)
• ondersteuning van de internationale toelatingscommissie, bestaande uit vertegenwoordigers van het consortium (voorbereiden en vastleggen van vergaderingen en besluiten, communicatie tussen de commissieleden en met aanmelders)
• ondersteunen van beurzen beheer (EM scholarships)
• geven van ondersteuning aan aankomende studenten op het gebied van inschrijving, verzekeringen, etc.
• bijhouden van informatie voor studenten op de Student Portal en website
• ondersteunen bij alumni netwerk beheer
• ondersteunen van de opleidingscoördinator en opleidingsdirecteur.

Ondersteuning BCN programma:

● organiseren, notuleren en uitwerken van vergaderingen van de opleidings-, examen- en toelatingscommissie, zowel in het Nederlands als in het Engels
● algemene taken zoals het verzorgen van de correspondentie, archivering, agendabeheer, verwerken diploma-aanvragen, beheer mailbox, telefoon- en postafhandeling et cetera
● bijhouden van informatie voor studenten op de Student Portal
● organiseren van diverse bijeenkomsten van bijvoorbeeld de Raad van Advies
● ondersteunen van de opleidingscoördinator(en), opleidingsdirecteur(en) en studieadviseur(s).

• bij voorkeur een afgeronde mbo-opleiding op mbo-niveau 4, in de richting van management assistent/ secretariële/administratieve ondersteuning
• minimaal drie jaar relevante ervaring als secretaresse, administratief medewerker of ander ondersteunende functie
• kennis van en ruime ervaring met MS-Office (Word, Google Docs en Excel)
• bij voorkeur kennis van en ervaring met ProgRESS, Brightspace en Corsa
• uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden
• de vaardigheid om zowel zelfstandig als in teamverband te werken
• accuraat, dienstverlenend, pro-activiteit, en stressbestendig
• beheersing van het Nederlands (taalniveau B2)
• uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Engelse taal (niveau C1)
• kennis van de ontwikkelingen en regelingen op het gebied van het universitair onderwijs en ervaring in de ondersteuning hiervan is een pre.

Dienstverband voor bepaalde tijd: 12 maanden.

Wij bieden in overeenstemming met de cao Nederlandse Universiteiten:

• afhankelijk van leeftijd, opleiding en ervaring een salaris van minimaal € 2.402,- tot maximaal € 3.026,- (schaal 6) bruto per maand bij volledig dienstverband
• 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering over het jaarlijks bruto inkomen
• het betreft een aanstelling van 1 jaar, met uitzicht op vast bij goed functioneren. De functie is ingedeeld in UFO-profiel: Management/Office assistent 3.

Datum van indiensttreding: 1 januari 2023

Faculty of Science and Engineering

De Faculty of Science and Engineering (FSE) biedt onderdak aan een breed scala aan disciplines en onderzoeksvelden. Onderzoeks- en onderwijsprogramma’s variëren van nanomaterialen en biomachines tot astronomie, van wiskunde tot farmacie, van neurowetenschappen tot informatica en van moleculaire en evolutionaire biologie tot mariene biologie. FSE is een zeer internationale faculteit, met een groot aandeel internationale staf en studenten. Praktisch al het onderwijs wordt in het Engels aangeboden.

Binnen FSE wordt de onderwijsondersteuning aan studenten en docenten georganiseerd vanuit de zes opleidingsclusters van de School of Science and Engineering (SSE), waarbinnen WP en OBP vanuit hun verschillende rollen samenwerken om opleidingsprogramma’s te ontwikkelen, aan te bieden en te ondersteunen. Het SSE is deels gehuisvest in de Bernoulliborg, Linnaeusborg (Zernikecomplex) en voor een ander deel aan de Antonius Deusinglaan (ADL) op het UMCG-complex. Het clusterteam Biology werkt vanuit de Linnaeusborg.