Voor onze faculteit Erasmus School of Social and Behavioural Sciences (ESSB) zijn we op zoek naar een Office Manager. Als Office Manager bij ESSB werk je in een afwisselende omgeving en heb je een divers takenpakket. 

Als Office Manager bestaan jouw werkzaamheden uit het uitvoeren van secretariële en administratieve werkzaamheden ten behoeve van van twee verschillende afdelingen. Samen met een team van collega- Office Managers en een administratief medewerker draag jij bij aan het vlot laten reilen en zeilen van het afdelingssecretariaat. Je bedient een diverse klantgroep, die bestaat uit leidinggevenden en medewerkers in zowel wetenschappelijke als ondersteunende teams. 

Jouw belangrijkste werkzaamheden zijn:

• 1e aanspreekpunt voor medewerkers en ontvangst bezoekers;
• administratieve ondersteuning op Human Resources processen zoals werving & selectie en ziek- en betermeldingen;
• organiseren van goede werkplekken, beheer algemene ruimtes en beheer kantoorartikelen;
• afhandelen van correspondentie via mailbox en post, inclusief archivering;
• organiseren van afspraken en vergaderingen, inclusief zaalreserveringen en catering;
• bewerken, verwerken en opstellen van zakelijke correspondentie;
• notuleren tijdens overleggen;
• organiseren van events;
• overige secretariële werkzaamheden.

Als Office Manager is het van groot belang dat je gestructureerd werkt en overzicht kunt houden over de verschillende werkzaamheden. Het betreft een dynamische organisatie waarin goede communicatieve vaardigheden en gevoel voor verhoudingen belangrijk zijn. Wij zoeken daarom Office Managers met aantoonbare ervaring, en gewend om een groot team te ondersteunen.

Je hebt minimaal 5 jaar ervaring in een soortgelijke functie en een diploma op minimaal HBO-niveau. Je bent zelfstandig, initiatiefrijk, actief en klantgericht. Daarnaast zijn de volgende punten voor ons van belang:

• uitstekende kennis van het MS Office pakket, met name Outlook, Word, Excel en PowerPoint;
• ervaring met werken met SAP is een pré;
• goede beheersing van de Engelse taal in woord en geschrift (B2 niveau of hoger);
• werkervaring in werken met/ ondersteunen van een grote groep medewerkers (>100 );
• je werkt graag samen in een team, maar kunt ook zelfstandig aan de slag;
• leergierig, sociaal vaardig en een echte aanpakker;
• flexibel, stressbestendig en gevoel voor humor!

Een internationaal georiënteerde en afwisselende baan in een enthousiast team, met uitstekende arbeidsvoorwaarden overeenkomstig de Collectieve Arbeidsvoorwaarden Overeenkomst Nederlandse Universiteiten (CAO NU).

De startdatum van deze functie is zo snel mogelijk, en de functie is gevestigd in Rotterdam Woudestein, bij de Erasmus School of Social and Behavioural Sciences. Het gaat vooralsnog om een tijdelijke functie voor de duur van een jaar voor minimaal 0,8 FTE, maar bij voorkeur 1 FTE. Het salaris is afhankelijk van jouw kennis en ervaring en bedraagt bij een fulltime aanstelling tussen € 2.818,- en € 3.764,- bruto per maand (schaal 8), conform de CAO-NU. Daarnaast bieden we je onder andere 8% vakantiegeld, een eindejaarsuitkering van 8,3% en een zeer ruime verlofregeling. Verder is de EUR aangesloten bij het ABP voor de pensioenvoorziening en bieden we gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof, volledig betaald aanvullend geboorteverlof voor partners, korting op onze collectieve ziektekostenverzekering, en een persoonlijk carrièrebudget. Ook kan je als medewerker gebruikmaken van EUR-faciliteiten zoals de Universiteitsbibliotheek en krijg je korting op een abonnement bij het Erasmus sportcentrum.

Erasmus Universiteit Rotterdam wil een rechtvaardige en inclusieve gemeenschap zijn. Wij koesteren een open cultuur waarin iedereen wordt ondersteund om het volledige potentieel tot zijn recht te laten komen. Wij beschouwen inclusiviteit van talent als de basis van onze successen en de diversiteit van perspectieven en personen als een uiterst waardevol resultaat hiervan. EUR biedt gelijke kansen aan alle medewerkers en sollicitanten, ongeacht genderidentiteit of -uiting, seksuele gerichtheid, religie, etniciteit, leeftijd, neurodiversiteit, arbeidsbeperking, burgerschap of ander aspect dat hen uniek maakt. We hopen je in onze gemeenschap te mogen ontmoeten.

Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR)

Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) is een internationaal georiënteerde universiteit met een uitgesproken maatschappelijke oriëntatie in haar onderwijs en onderzoek. Onze wetenschappers en studenten werken in nauwe samenwerking met interne en externe partijen aan het oplossen van mondiale, sociale uitdagingen, geïnspireerd door het altijd dynamische en kosmopolitische Rotterdam. Onze missie luidt dan ook ‘Creating positive societal impact’. Ons academisch onderwijs is intensief, actief en toepassingsgericht. Ons onderzoek vindt steeds vaker plaats in multidisciplinaire teams, die sterk verweven zijn met internationale netwerken. Met onze onderzoeksimpact en dankzij de hoge kwaliteit van onderwijs kan de EUR zich meten met de top van de Europese universiteiten. De Erasmian values fungeren als ons interne kompas en maken de Erasmus Universiteit herkenbaar voor de buitenwereld: ondernemend, maatschappelijk betrokken, wereldburger, ruimdenkend en verbindend. www.eur.nl

Erasmus School of Social and Behavioural Sciences (ESSB)

De Erasmus School of Social en Behavioural Sciences kent een grote diversiteit aan wetenschappelijke disciplines: bestuurskunde, pedagogische wetenschappen, psychologie en sociologie. Tevens het Erasmus University College, IHS, en twee onderzoeksinstituten RISBO en DRIFT zijn aan de faculteit verbonden. Deze grote variatie is ook terug te zien in onze (internationale) bachelor- en masteropleidingen en in het onderzoek. De activiteiten van de faculteit zijn altijd gericht op mens en samenleving. Onze activiteiten zijn altijd gefocust op mensen en de maatschappij. Bij ESSB staat fundamenteel, internationaal georiënteerd onderzoek hoog in het vaandel. Maatschappelijk onderzoek ten behoeve van professionals, het beleid en de samenleving maakt ook onderdeel uit van de onderzoeksactiviteiten. De faculteit biedt een stimulerend onderzoeksklimaat waar belangrijke nationale en internationale onderzoeksubsidies worden binnengehaald. Aansprekende gastonderzoekers uit binnen en buitenland werken er voor kortere of langere tijd en er werken ambitieuze promovendi. Ons onderwijs is kleinschalig en werkt met innovatieve onderwijsvormen, zoals Probleemgestuurd Onderwijs (PGO). Zowel de Nederlandstalige als Engelstalige opleidingen worden jaarlijks goed gewaardeerd door studenten en alumni.

De opleidingen die binnen deze wetenschapsgebieden verzorgd worden, bedienen op dit moment bijna 4000 studenten. De ESSB telt daarnaast meer dan 400 medewerkers.