Tot voor kort kende de Universiteit Utrecht een Algemeen Directeur die werkzaamheden als Secretaris van de Universiteit vervulde en leiding gaf aan de directeuren binnen de Universitaire Bestuursdienst (UBD). Omdat de uitdagingen op het gebied van strategieontwikkeling, monitoring en prioritering groot zijn, wordt het deel van de functie dat betrekking heeft op de rol als Secretaris versterkt en wordt de functie van Universiteitssecretaris ingericht. Daarnaast wordt de UBD als dienst onder leiding van het College van Bestuur gebracht en geven de leden van het CvB leiding aan de directeuren in hun portefeuille.

De Universiteitssecretaris ondersteunt het College van Bestuur als collectief en de leden individueel in de uitoefening van hun bestuurlijke verantwoordelijkheid. De Universiteitssecretaris coördineert de algemene, bestuurlijke en strategische agenda en zorgt hierbinnen voor samenhang en consistentie.

De Universiteitssecretaris bereidt, in afstemming met de bestuurssecretaris, de interne en externe bestuurlijke overleggen zodanig voor dat besluiten worden genomen op basis van integrale en volledige informatie die kwalitatief hoogwaardig is en zorgt voor communicatie over deze bestuursbesluiten.

De Universiteitssecretaris coördineert de strategieontwikkeling van de universiteit en de totstandkoming van het strategisch plan en adviseert gevraagd en ongevraagd over de strategie en beleidsontwikkeling. De Universiteitssecretaris draagt er zorg voor dat het bestuur is geïnformeerd over in- en externe ontwikkelingen die van invloed zijn op de strategie van de universiteit en draagt zorg voor de uitvoering en de monitoring van de strategie. Op basis daarvan adviseert de Universiteitssecretaris over prioriteiten. De Universiteitssecretaris stemt af met de directeuren van de directies in verband met de strategische opdrachten van de verschillende directies zelf. Een nieuwe activiteit in deze functie is het ontwikkelen en opbouwen van portfoliomanagement en vormgeven van de afdeling die dit ondersteunt.

De Universiteitssecretaris heeft, in afstemming met het CvB, een vrije rol bij de invulling van deze funtie en vertegenwoordigt in voorkomende gevallen het College van Bestuur binnen en buiten de universiteit.

De Universiteitssecretaris coördineert de universitaire strategische en inhoudelijke planning- en control cyclus, inclusief de universitaire jaarverslaglegging, en draagt zorg voor integraliteit ervan. De Universiteitssecretaris draagt bij aan het stroomlijnen van processen, bijvoorbeeld m.b.t. de medezeggenschap, is aanspreekpunt voor de universiteitsraad en bereidt samen met de voorzitter van de universiteitsraad de agenda van de medezeggenschap voor.

De Universiteitssecretaris geeft leiding aan het Bestuursbureau en is verantwoordelijk voor de kwaliteit en professionaliteit van het bureau en de medewerkers en voor het organiseren van een aantal UU-brede (toezichthoudende en onafhankelijke) functies. In deze rol wordt leidinggegeven aan de (hoofden van de) afdelingen Juridische Zaken, Internal Audit, Instantie voor dierenwelzijn en het Bestuurssecretariaat evenals direct aan de afdeling Portfoliomanagement, de Functionaris Gegevensbescherming, Manager integrale veiligheid en de coördinator EWUU-alliantie. Ook vallen enkele functies organisatorisch onder het Bestuursbureau zoals de vertrouwens- en ombudspersonen van de universiteit.

Om de rol van Universiteitssecretaris effectief uit te kunnen oefenen, participeert deze breed in de overleg- en besluitvormingsgremia van de universiteit. De Universiteitssecretaris is o.a. aanwezig bij de overleggen van het College van Bestuur, het bestuursoverleg met de decanen, de Raad van Toezicht en werkt hierbij nauw samen met de bestuurssecretaris (hoofd Bestuurssecretariaat). Voor een succesvolle uitvoering van de functie is tevens een sterke verbinding met de faculteiten essentieel en onderhoudt daartoe nauw contact met decanen en faculteitsdirecteuren.
De Universiteitssecretaris rapporteert aan de voorzitter van het College van Bestuur. De Universiteitssecretaris is onderdeel van het MT van de UBD, waar verder alle domeindirecteuren zitting in hebben.

De functie van Universiteitssecretaris is een nieuwe functie en vraagt om verdere ontwikkeling en eigen initiatief, met in achtneming van de wijze van (samen)werking binnen de Universiteit Utrecht. Het betreft op hoofdlijnen de volgende taken:

• strategisch adviseren van het College van Bestuur en voorbereiden en ondersteunen van het proces van prioriteren, inclusief meedenken over besturingsfilosofie en governance;
• mede bewaken van de integraliteit van beleid en uitvoering, signaleren en coördineren richting decanen en faculteitsdirecteuren, domeindirecteuren en College van Bestuur;
• op inhoud meedenken met het College van Bestuur over hun portefeuilles, en voorzien welke onderwerpen nu en op middellange termijn kunnen gaan spelen, en wat de eventuele risico’s hierbij zijn;
• coördineren van strategische P&C cyclus;
• leidinggeven aan afdelingen binnen het Bestuursbureau;
• crisismanagement van de universiteit en proactief adviseren van het College van Bestuur bij incidenten, issuemanagement, crises voorkomen, aansluiten op crises/conflicten en inspelen op actualiteiten;
• participatie in landelijke secretarisnetwerken (UNL).

We zien de volgende uitdagingen bij de Universiteit Utrecht waar de Universiteitssecretaris een cruciale rol in heeft:

• De UU wil de ervaren werkdruk in de organisatie verminderen. Het inrichten van portfoliomanagement om beter inzicht in alle activiteiten en de stand van zaken daarvan te krijgen en vervolgens te kunnen prioriteren is een van de manieren om daar aan te werken. Het voorbereiden en adviseren aan het CvB over strategische keuzes ten aanzien prioritering van projecten en programma’s, mede in relatie tot de reguliere werkzaamheden is een belangrijke taak.
• Daarbij hoort ook het waar nodig herontwerpen van besluitvormingsprocessen die aansluiten bij verschillende soorten projecten om sneller in te kunnen spelen op veranderende omstandigheden binnen of buiten de universiteit.
• Ook vindt een herijking van de strategische P&C cyclus plaats inclusief het inrichten van het proces totstandkoming van een nieuw strategisch plan.
• Van de Universiteitssecretaris wordt gevraagd dat integrale samenwerking en afstemming wordt gemonitord en versterkt. Dit betreft de horizontale integratie tussen de verschillende domeinen als verticale integratie tussen CvB en faculteiten en diensten.

Wij zoeken een stevige, analytische en verbindende Universiteitssecretaris. Iemand die organisatie- en bestuurlijk sensitief is en beschikt over strategisch inzicht. Een Universiteitssecretaris die mede richting kan geven, inspirerend is en beschikt over uitstekende adviesvaardigheden. Een Universiteitssecretaris die besluitvaardig is en tevens rust kan brengen. En die als leidinggevende vertrouwen en ruimte geeft met aandacht voor ontwikkeling.

Wij vragen ruime ervaring met strategievorming en -implementatie, aantoonbare kennis van en gevoel voor de complexiteit van een universitaire organisatie. Je bent verbindend en benaderbaar en in staat te acteren als een geloofwaardig gesprekspartner voor het College van Bestuur. Je bent in staat tot het waar nodig van geven van ‘tegengas’.

Dit vertaalt zich naar de volgende punten:

• Je beschikt over uitstekende strategische analytische vermogens (academisch werk- en denkniveau).
• Je hebt een brede blik op in- en externe ontwikkelingen en weet die strategisch te vertalen.
• Je bent organisatiesensitief en bestuurlijke sensitief en je toont je daar stevig in. Je begrijpt de belangen en dynamiek binnen en tussen alle geledingen in de universiteit en daarbuiten, onderkent de invloed en de gevolgen van beslissingen, gedrag en activiteiten op organisatieonderdelen en handelt hiernaar om doelen te bereiken.
• Je bent verbindend en gericht op samenwerken. Je schept randvoorwaarden voor een goede samenwerking, kent de belangen van anderen en neemt actief verantwoordelijkheid voor het versterken van samenwerking en samenhang.
• Je bent in staat tot zelfreflectie en werkt op basis van vertrouwen en inclusiviteit.
• Je stimuleert ontwikkeling en geeft daarin zelf het goede voorbeeld.
• Je bezit sterke sociale en communicatieve vaardigheden en bent in staat anderen helder en overtuigend te betrekken.
• Je bent besluitvaardig en resultaatgericht.
• Je straalt rust uit, kan relativeren en hebt impact.

Wij bieden een dienstverband van 1.0 fte. Het salaris bedraagt - afhankelijk van opleiding en ervaring - minimaal € 6.794,- en maximaal € 8.881,- (schaal 16, secretaris van de universiteit 2, van de cao Nederlandse Universiteiten) bruto per maand bij een fulltime dienstverband. Je ontvangt daarnaast 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.

Verder heeft de Universiteit Utrecht een aantrekkelijk pakket arbeidsvoorwaarden, waaronder keuze voor een goede balans tussen werk en privé (onder andere een goede verlofregeling), ontwikkelingsmogelijkheden en een uitstekende pensioenregeling. Kijk voor meer informatie op werken bij de Universiteit Utrecht.

Sharing science, shaping tomorrow

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Sustainability.