De afdeling Academische Zaken is op zoek naar een management assistent die graag een spin in het web wil zijn in een dynamische omgeving. Heb je een accurate en servicegerichte houding? Vind je het leuk om het kloppend hart van de afdeling te zijn? Reageer dan op de functie van management assistent Academische Zaken bij de Erasmus Universiteit Rotterdam.

Functie-omschrijving
Als management assistent Academische Zaken vervul je samen met je collega management assistent het secretariaat van de afdeling Academische Zaken. We zoeken 2 management assistenten die in onderlinge afstemming secretariële, administratieve organisatorische ondersteuning geven aan de directeur Academische Zaken. Daarnaast ben je het eerste aanspreekpunt voor de medewerkers van de afdeling en pak je waar nodig hun verzoeken op of zet je deze uit.

Gezamenlijk draag je zorg voor een soepel lopend secretariaat en fungeer je als elkaars achtervang. Als team werk je nauw samen.

De belangrijkste werkzaamheden zijn:

• Algemeen secretariële werkzaamheden, zoals:
• (Complex) agendabeheer, reserveren van vergaderfaciliteiten en interne en externe informatievoorziening;
• Aanspreekpunt voor (nieuwe) medewerkers en ontvangst bezoekers;
• Organiseren diverse overleggen w.o. stuurgroepvergaderingen, bila's en afdelingsvergaderingen;
• Zorgdragen en aanspreekpunt voor facilitaire zaken voor de afdeling;
• Ondersteunen bij het regelen/opzetten van de diverse evenementen;
• Administratieve ondersteuning op Human Resources processen zoals werving & selectie, ziek- en betermeldingen en personeelsmutaties;
• Opstellen en afhandelen van correspondentie en archivering daarvan;
• Plaatsen van bestellingen, goedkeuren van facturen en voorraadbeheer;
• Het onderhouden van in- en externe contacten.
• Bovenstaande werkzaamheden worden zelfstandig uitgevoerd.

Je hebt minimaal MBO werk- en denkniveau en een administratieve of secretariële opleiding afgerond. Je beschikt over meerdere jaren werkervaring in een soortgelijke functie. Een collegiale, service en oplossingsgerichte houding staat centraal in jouw werk. Je werkt zelfstandig en weet overzicht te houden en prioriteiten te stellen bij hoge werkdruk.

Daarnaast beschik je over:

• Goede communicatieve vaardigheden (zowel mondeling als schriftelijk);
• Uitstekende kennis van de Nederlandse taal en een goede kennis van de Engelse taal B2 (zowel mondeling als schriftelijk);
• Kennis van MS Office, maakt zich systemen snel eigen;
• Een flinke dosis accuratesse en verantwoordelijksgevoel.

Een internationaal georiënteerde en afwisselende baan in een enthousiast team, met uitstekende arbeidsvoorwaarden overeenkomstig de Collectieve Arbeidsvoorwaarden Overeenkomst Nederlandse Universiteiten (CAO NU).

De startdatum van deze functie is 01-APR-2023, en de functie heeft als standplaats Campus Woudestein - Rotterdam, bij de Algemene Bestuursdienst (ABD). De functie heeft een omvang van 0,6 fte - 0,8 fte. Het salaris is afhankelijk van jouw kennis en ervaring en bedraagt bij een fulltime aanstelling tussen € 2.471 en € 3.336 bruto per maand (Schaal 7), conform de CAO-NU. Daarnaast bieden we je onder andere 8% vakantiegeld, een eindejaarsuitkering van 8,3% en een zeer ruime verlofregeling. Verder is de EUR aangesloten bij het ABP voor de pensioenvoorziening en bieden we gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof, volledig betaald aanvullend geboorteverlof voor partners, korting op onze collectieve ziektekostenverzekering, en een persoonlijk carrièrebudget. Ook kan je als medewerker gebruikmaken van EUR-faciliteiten zoals de Universiteitsbibliotheek en krijg je korting op een abonnement bij het Erasmus sportcentrum.

Erasmus Universiteit Rotterdam biedt een Dual Career Program (DCP) aan om de partners van nieuw wetenschappelijk personeel te helpen bij het vinden van werk in Nederland. Het programma wordt aangeboden in nauwe samenwerking met de nabijgelegen universiteiten van Delft en Leiden.

Erasmus Universiteit Rotterdam wil een rechtvaardige en inclusieve gemeenschap zijn. Wij koesteren een open cultuur waarin iedereen wordt ondersteund om het volledige potentieel tot zijn recht te laten komen. Wij beschouwen inclusiviteit van talent als de basis van onze successen en de diversiteit van perspectieven en personen als een uiterst waardevol resultaat hiervan. EUR biedt gelijke kansen aan alle medewerkers en sollicitanten, ongeacht genderidentiteit of -uiting, seksuele gerichtheid, religie, etniciteit, leeftijd, neurodiversiteit, arbeidsbeperking, burgerschap of ander aspect dat hen uniek maakt. We hopen je in onze gemeenschap te mogen ontmoeten.

Erasmus University Rotterdam

Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) is een internationaal georiënteerde universiteit met een uitgesproken maatschappelijke visie op onderwijs en onderzoek - onze missie luidt dan ook 'Creating positive societal impact'. Aan de EUR werken ruim 3.700 medewerkers en volgen bijna 33.000 studenten uit 140 landen ons wetenschappelijk onderwijs. Alles wat we doen, doen we onder het credo The Erasmian Way - Making Minds Matter. We zijn wereldburgers, verbindend, ondernemend, ruimdenkend en maatschappelijk betrokken. Deze Erasmian Values fungeren als ons interne kompas en maken de Erasmus Universiteit herkenbaar én onderscheidend voor de buitenwereld. Vanuit deze waarden, met een ruime blik en met oog voor diversiteit, verschillende achtergronden en opvattingen, werken onze medewerkers nauw samen aan het oplossen van maatschappelijke uitdagingen vanuit het dynamische en kosmopolitische Rotterdam. Mede dankzij de hoge kwaliteit en de positieve maatschappelijke impact van ons onderwijs en onderzoek en onze kenmerkende mentaliteit kan de EUR zich meten met de top van de Europese universiteiten. www.eur.nl.