Faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen, instituut Leiden Academic Centre for Drug Research (LACDR) zoekt een

Management assistent (0.8 fte)

Vacature nummer: 23-036

Voor deze veelzijdige en uitdagende functie bij de Divisie Systems Pharmacology & Pharmacy zijn wij op zoek naar een echte allrounder. Heb jij een passie voor het ondersteunen van managementleden bij alle voorkomende werkzaamheden op een afdeling? Lijkt het je leuk allerlei administratieve en ondersteunende werkzaamheden te verrichten rondom het onderwijs verzorgt door onze divisie?  Hou je ervan om veel ballen tegelijk in de lucht te houden en met veel verschillende taken bezig te zijn? En krijg je energie van het helpen van collega’s? Dan ben jij de nieuwe collega die wij zoeken!

Vanuit jouw rol ben je verantwoordelijk voor de administratieve ondersteuning van de processen binnen de divisie, met specifieke aandacht voor het bieden van ondersteuning aan onderwijs gerelateerde werkzaamheden. Daarnaast werk je samen met de collega’s van de overige onderzoeksgroepen en het instituutsbureau.

• Je biedt administratieve ondersteuning bij de verwerking van personeel gerelateerde vragen en mutaties
• Je biedt ondersteuning aan docenten voor hun onderwijs-gerelateerde taken; denk hierbij aan het (helpen) opzetten en bijhouden van online leer- en toetsomgevingen zoals Brightspace, Teams, en Ans
• Je ziet toe op aflopende contracten en verlengingen
• Je verzorgt ondersteuning bij het tijdschrijf proces
• Je begeleidt aanstellingsprocedures
• Je maakt afspraken en indien nodig beheer je de agenda’s
• Je informeert interne en externe betrokkenen over lopende zaken
• Je ondersteund organisatie van vergaderingen
• Je notuleert bij vergaderingen
• Je  ondersteunt organisatie van evenementen en cursussen

Je weet wat er speelt binnen de onderzoeksgroep en pakt zaken snel op. Je hebt snel in de gaten hoe de onderlinge verhoudingen zijn en speelt daar op de juiste manier op in. Samenwerken levert jou dan ook veel energie op. Als werk efficiënter kan, dan zie je dat en kom je met voorstellen tot verbetering.

Profiel

• Je hebt minimaal HBO werk- en denkniveau
• Je hebt aantoonbaar relevante werkervaring in een vergelijkbare functie, bij voorkeur in een internationale werkomgeving;
• Je bent een collega die ervan houdt om de mouwen op te stropen, die goed kan samenwerken, een gesprekspartner is voor de diverse afdelingen en die klant- en resultaatgericht werkt én bovendien representatief is met een positieve instelling;
• Je hebt affiniteit en handigheid met het werken met moderne digitale/online tools en omgevingen.
• Je hebt ervaring met Office 365
• Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse- en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
• Affiniteit met de exacte wetenschappen en ervaring in een academische en/of onderwijs werkomgeving zijn een pré.

Wij bieden

Werken in een team van enthousiaste collega’s waar samenwerken voorop staat en waar altijd wat te doen is. Aanstelling vindt plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten. Het betreft een tijdelijk dienstverband van één jaar met uitzicht op een aanstelling in vaste dienst. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal € 2.818,-en maximaal € 3.764,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling (schaal 8).

De Universiteit Leiden kent goede arbeidsvoorwaarden . Zo is er sprake van een thuiswerkvergoeding, een eindejaarsuitkering (8,3%), een vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. (https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden)

Beschrijving organisatie

Het Leiden Academic Centre for Drug Research (LACDR) is een toonaangevend instituut op het gebied van innovatief geneesmiddelonderzoek en -onderwijs. Het LACDR maakt deel uit van de Faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen (FWN).

Het onderzoek binnen FWN varieert van wiskunde, informatica, sterrenkunde, natuurkunde, scheikunde en biofarmaceutische wetenschappen tot aan biologie en milieuwetenschappen en is belegd bij acht instituten. Die verzorgen tevens de bachelor- en masteropleidingen. De faculteit is de afgelopen jaren sterk gegroeid en telt meer dan 2.800 medewerkers en ongeveer 5.900 studenten. We zijn gesitueerd in het hart van het Leiden Bio Science Park, één van Europa’s grootste scienceparken, waar universiteit en bedrijfsleven elkaar ontmoeten. Werken bij onze faculteit is werken in een dynamische,

internationale omgeving waarin medewerkers en studenten worden gedreven door nieuwsgierigheid om fundamentele kennis te vergroten, voor de wetenschap én om een bijdrage te leveren aan de grote maatschappelijke uitdagingen van morgen.