We zoeken een zeer flexibele, zelfstandige en gezellige assistent relatiebeheer. In deze veelzijdige functie bied je managementondersteuning aan het hoofd, treed je op als gastheer/-vrouw voor onze gasten, zorg je dat onze afdeling blijft draaien en ondersteun je bij allerhande activiteiten van het team Relatiemanagement.
De afdeling Relatiemanagement is binnen de Universiteit Utrecht verantwoordelijk voor alumnibeleid, fondsenwerving en relatiebeheer (inclusief Kabinetszaken). De medewerkers van deze afdeling werken aan het verbinden van cruciale relaties voor de universiteit. Dit doen we door betekenisvolle relaties aan te gaan met alumni, partners, donateurs en andere relaties. Daarom organiseren we activiteiten speciaal voor alumni en communiceren we met hen via onder andere alumni-magazine Illuster, website en social mediakanalen. Onze fondsenwervers werven onder de vlag van het
Utrechts Universiteitsfonds financiële middelen voor onderzoek, onderwijs, academisch erfgoed en voor een levendig studieklimaat. En we organiseren allerlei events uit naam van het College van Bestuur waarbij we gasten ontvangen; onder meer grote universitaire evenementen zoals de
Dies Natalis en de
Opening van het Academisch Jaar.
Als assistent relatiebeheer ben je het gezicht van onze afdeling en fungeer je als spin-in-het-web. Je helpt ons duurzame relaties te bouwen door gasten te ontvangen en relaties te woord te staan aan telefoon. Je springt bij als er grote events zijn en helpt bij lichte databasewerkzaamheden.
Je hoofdtaken bestaan uit:
- algemene ondersteuning van het hoofd relatiemanagement, tevens directeur Utrechts Universiteitsfonds en de 4 teamleiders;
- het in kaart brengen van (werk)processen en opstellen/bijhouden van handboeken;
- het werken met data (contactdata, events, verzendlijsten e.d.) in ons CRM-systeem;
- het ontvangen van donateurs en andere gasten en hen welkom laten voelen;
- het beantwoorden van de telefoon, verstrekken van informatie, verwerken van inkomende en uitgaande post en e-mail;
- het regelen van catering, zaalreserveringen, dienstreizen etc.;
- het ondersteunen bij (grote) evenementen.