De Universiteit van Amsterdam zoekt een allround managementassistent die van afwisseling houdt
Jij zal binnen de UvA worden ingezet daar waar behoefte is aan extra secretariële en/of administratieve ondersteuning. Het betreft een uitdagende en afwisselende baan in een internationale omgeving waar alles draait om de wetenschap.
Wat ga je doenAls management-/office assistent werk je voor kortere of langere tijd bij verschillende afdelingen binnen de Faculteit der Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica (campus Science Park - Amsterdam Oost) van de UvA. Je leert op deze manier niet alleen alle afdelingen en collega's van de faculteit kennen, maar ook alle aspecten van het veelzijdige werk in de wondere wereld van wetenschappelijk onderzoek en academisch onderwijs. Omdat je op ad hoc basis inspringt daar waar nodig, is het uitermate van belang dat je een flexibele en proactieve werkhouding hebt.
Taken en verantwoordelijkhedenJe dagelijks werk zal bestaan uit het secretarieel en administratief ondersteunen van één of meerdere secretariaten van de faculteit daar waar behoefte is aan extra hulp, bijvoorbeeld bij tijdelijke onderbezetting of extra drukte op een bepaald secretariaat of afdeling.
Veelvoorkomende taken die vlot opgepakt moeten worden zijn o.a.:
- (Complex) agendabeheer en notuleren van overleggen;
- Logistieke planning, voorbereiding en organisatie van bijeenkomsten, zoals congressen; workshops, andere evenementen en meetings.
- Algemene secretariële en organisatorische werkzaamheden, zoals verstrekken van informatie en het ontvangen van gasten;
- Opstarten en monitoren van administratieve processen omtrent arbeidsrelaties, jaargesprekken, evaluaties en promoties;
- Organiseren van huisvesting en hotelreserveringen voor buitenlandse medewerkers en gasten.
Uiteraard zorgen we voor een gedegen inwerktraject zodat je wordt opgeleid tot een zeer gewaardeerde allrounder. Het directiesecretariaat wordt je thuisbasis. Het directiesecretariaat zal jou, met raad en daad terzijde staan en je kunt, óók na het inwerktraject, te allen tijde bij hen aankloppen met eventuele vragen. In voorkomende gevallen zul je ook voor het directiesecretariaat werken.