De Rijksuniversiteit Groningen behoort tot de top van de Europese onderzoek universiteiten en is internationaal georiënteerd. De universiteit is maatschappelijk actief en is betrokken bij haar omgeving. In een breed scala van vakgebieden beoefenen onderzoekers en docenten hun vak vanuit wetenschappelijke hartstocht. Iedereen wordt in staat gesteld om het beste uit zichzelf te halen. Talent, ambitie en prestatie van studenten en medewerkers worden zoveel mogelijk gestimuleerd.

Binnen het cluster Research & Impact van University Services is er in het ondersteuningsteam ruimte voor een management/office-assistent ontstaan voor 0,8 fte.

Het ondersteuningsteam voor Research & Impact heeft diverse taken en helpt elkaar bij het uitvoeren daarvan. De hoofdtaken voor deze vacature zijn voor het Talent Development-programma en voor de ondersteuning van het beleid rond beurzen en nominaties. Het Talent Development-programma ondersteunt onderzoekers van alle faculteiten bij het schrijven van voorstellen voor persoonsgebonden beurzen van NWO en ERC. Verder ondersteunen we ook de voorbereiding van nominaties van de Rector voor belangrijke prijzen, zoals de Spinoza prijs, en lidmaatschappen, zoals die van de KNAW. We werken nauw samen met onderzoekers, facultaire funding officers en beleidsmakers en adviseren het College van Bestuurd en facultaire besturen over strategisch talentbeleid.
Wil jij er mede voor zorgen dat alles op rolletjes loopt? Voel je je thuis aan de universiteit en ben je nieuwsgierig naar de onderzoekswereld? Krijg je energie van het uitvoeren van verschillende taken in een dynamische omgeving? Dan ben jij degene die we zoeken.

Wat ga je doen?

• je regelt de administratie en organisatie rond trainingen en workshops (cursusadministratie bijhouden, ruimtes en catering reserveren, deelnemers informeren, wachtlijsten beheren, cursusmateriaal voorbereiden, communiceren met externe trainers, financiële afwikkeling afhandelen, enz.)
• je ondersteunt nominaties voor wetenschappelijke prijzen en lidmaatschappen, in overleg met de daarvoor verantwoordelijke collega’s
• je behandelt inkomende en uitgaande correspondentie (zowel digitale als fysieke post; zowel NL als EN) en handelt e-mails zelfstandig af of stuurt ze door
• je beheert agenda’s en anticipeert op komende afspraken
• je bereidt vergaderingen voor, regelt geschikte vergaderlocaties en boekt gepaste catering. Je notuleert sommige van deze vergaderingen
• je biedt ondersteuning bij de organisatie van voorlichtingsactiviteiten en bij de uitvoering van communicatieactiviteiten en bewaakt de voortgang van het proces
• samen met het afdelingshoofd draag je zorg voor de efficiëntie van de afdeling en je doet voorstellen om processen rond bijvoorbeeld archivering en analyses te verbeteren
• je bent aanspreekpunt voor de medewerkers van de afdeling en je assisteert bij voorkomende vragen, bijv. over NS-Business cards, kantoorartikelen, etc.

Je bent gewend om zelfstandig te werken en te plannen. Je denkt vooruit en anticipeert op komende activiteiten. Je maakt deel uit van een team waarin samenwerken, meedenken, kwaliteit en klantvriendelijkheid centraal staan. Wij zoeken een zelfstandige, leergierige medewerker die oog heeft voor detail maar ook voor grotere processen, die graag meedenkt en initieert, gemakkelijk communiceert en goed overzicht kan houden.

Voor deze functie zoeken wij een enthousiaste en daadkrachtige management/office-assistent die voldoet aan de volgende eisen:

• minimaal: afgeronde mbo 4-opleiding, b.v. officemanagement en enkele jaren ervaring in een secretariële of administratieve functie
• ruime kennis van en ervaring met MS Office (Word, Access, Excel, Power Point), Google Calender, Google Drive, Google Forms en CRM-systemen
• uitstekende beheersing van Nederlands en Engels in woord en geschrift (minimaal B2-niveau)
• initiatiefrijk, stressbestendig, gevoel voor verhoudingen, punctualiteit en accuratesse, integere omgang met vertrouwelijke informatie
• een uitstekende planner
• zelfstandig en collegiaal
• communicatieve, vriendelijke en proactieve houding.

Dienstverband voor bepaalde tijd: 12 maanden.

Wij bieden in overeenstemming met de cao Nederlandse Universiteiten:

• een salaris afhankelijk van opleiding en relevante werkervaring van minimaal € 2.471,- en maximaal € 3.336,- (schaal 7) bruto per maand bij volledige werktijd
• 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering over het jaarlijks bruto inkomen
• een aanstelling voor een periode van een jaar. Bij goed functioneren behoort een vaste aanstelling tot de mogelijkheden. De functie is ingedeeld in het UFO-profiel management/office-assistent 2.

Datum van indiensttreding: zo spoedig mogelijk