Wil jij graag bijdragen aan een maatschappelijk relevante organisatie? Ben jij een organisatietalent en goed in het stellen van de juiste prioriteiten? En zoek je een afwisselende en ondersteunende baan? Dan ben jij nodig als management/office assistent.

De afdeling Facility Management is een hechte en hands-on afdeling met focus op de klant, de achterliggende processen en de totale kwaliteit van de facilitaire dienstverlening. Binnen de afdeling is er een grote verscheidenheid aan werkprocessen. Deze variëren van het onderhoud van gebouwen en terreinen tot hospitality dienstverlening, maar ook het zorgdragen voor de veiligheid op de campus, etc.

Met onze dienstverlening zorgen we dat studenten, medewerkers en externen zich thuis, gewaardeerd en gefaciliteerd voelen. Dienstverlening gaat niet alleen over wat we bieden aan onze gasten, maar juist ook over de manier waarop we het doen. We willen een uniforme gastvrije uitstraling, zichtbare dienstverlening en een persoonlijke benadering.

Als office assistent van de afdeling Facility Management werk je voor het hoofd van de afdeling, hoofd BHV en de teamleiders van de diverse teams die onder de afdeling Facility Management vallen. De werkzaamheden zijn zeer afwisselend, geen dag is hetzelfde. 

Jij bent het aanspreekpunt voor de afdeling FM en je voert uiteenlopende administratieve taken uit, zoals onder andere het plaatsen van bestellingen, agendabeheer, het inplannen van bijeenkomsten en het schrijven van verslagen van bijeenkomsten. Je ondersteunt in het creëren en beheren van teams en bent medeverantwoordelijk voor het bewaar- en archiveringsbeleid van de organisatie.

Naast de rol als office assistent, ondersteun je ook de BHV dienstverlening. Dat wil zeggen dat je het centrale aanspreekpunt bent, de jaarkalender bewaakt, de trainingen plant en ervoor zorgt dat het overzicht van BHV leden en informatie in de bijbehorende systemen actueel zijn. 

Je ervaart veel vrijheid in de manier waarop jij jouw taken invult. De functie is erg dynamisch en vereist het vermogen om te kunnen anticiperen op de behoeften van de afdeling. Je weet wat er speelt en bent de linking pin. Door prioriteiten te stellen en proactief te handelen is geen enkele uitdaging voor jou te groot.

• Je bent een leuk mens en zoekt graag de verbinding.
• Je hebt een voltooide secretariële opleiding op mbo-niveau en daarnaast heb je minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in vergelijkbare functie.
• Je kunt makkelijk schakelen tussen verschillende werkzaamheden, zowel qua inhoud als qua type werk.
• Je bent klant betrokken, organisatiesensitief, accuraat, resultaat- en waardegericht en kunt goed samenwerken.
• Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je bent administratief goed onderlegd.
• Je hebt kennis van diverse softwarepakketten (onder andere Microsoft Office 365) en bent in staat om nieuwe softwarepakketten snel eigen te maken.
• Je bent een echt organisatietalent: organiseren, coördineren en bewaken van de voortgang van afspraken en overleggen liggen jou goed.
• Je weet waar de prioriteiten liggen en stemt dit af om vervolgens overzicht te houden.
• Je kan op de juiste manier om gaan met gevoelige en vertrouwelijke informatie.
• Je bent stressbestendig en hebt een stevige persoonlijkheid.

Dienstverband voor bepaalde tijd: 1 jaar met uitzicht op een vast dienstverband.

• Het betreft een dienstverband van 0,8 fte.
• Afhankelijk van opleiding en het aantal jaren (relevante) werkervaring ontvang je een salaris van minimaal € 2.471 en maximaal € 3.336 bruto per maand op basis van een 38-urige werkweek (salarisschaal 7).
• Je ontvangt 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering.
• Het gaat om een tijdelijk dienstverband van 1 jaar met uitzicht op een vast dienstverband.
• Je krijgt bij ons extra vrije dagen. Bij een fulltime dienstverband kun je kiezen tussen 30 of 41 vakantiedagen in plaats van de wettelijk vastgelegde 20.

Werk en wetenschap vragen om goed werkgeverschap. Dit zie je terug in de primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden van de Radboud Universiteit. Zo kun je afspraken maken voor een goede werk- privébalans met flexibele werktijden, diverse verlofregelingen en thuiswerken. Ook kun je bij ons een gedeelte van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen, ruil bijvoorbeeld inkomen tegen extra vakantiedagen en ontvang een vergoeding van je sportabonnement. En uiteraard hebben we een goede pensioenregeling. Je krijgt volop ruimte en verantwoordelijkheid om je talenten te ontwikkelen en je ambities te realiseren. We bieden dan ook verschillende scholings- en studieregelingen aan.

De divisie Campus & Facilities is verantwoordelijk voor de ontwikkeling en het beheer van de voorzieningen en faciliteiten op de campus en heeft een totale omvang van ca. 220 fte’s. Het werkgebied van de divisie is breed en omvat onder meer: campusontwikkeling, vastgoedbeheer, sportvoorzieningen, horeca en catering, logistiek, audiovisuele ondersteuning, copyshop, veiligheid en milieu. De divisie zorgt voor een geïntegreerd beleid en uitvoering op het gebied van faciliteiten en vastgoed en het voldoen aan de wetgeving voor een veilige werkomgeving. 

De divisie heeft als prioriteit een substantiële bijdrage te leveren aan de leefbaarheid, levendigheid en kwaliteit van de campus. Door het creëren van de beste omstandigheden draagt de divisie bij aan de vitaliteit en successen van de academische gemeenschap. 

Je komt te werken in een omgeving met een open cultuur en korte lijnen. We hebben een prettige werksfeer met gedreven collega’s in een werkomgeving waar je de ruimte hebt voor eigen initiatieven. Verantwoordelijkheid, uitdaging en plezier in het werk staan voorop met een mix van kennis en vrijheid. Persoonlijke groei wordt daarnaast sterk aangemoedigd.

Radboud Universiteit
Wij willen het beste halen uit de wetenschap, uit anderen en onszelf. Waarom? Omdat dit hard nodig is voor de wereld om ons heen. Vooraanstaand onderzoek en onderwijs leveren een onmisbare bijdrage aan een gezonde, vrije wereld met gelijke kansen voor iedereen. Dat is wat meer dan 24.000 studenten en 5.600 medewerkers van de Radboud Universiteit samenbrengt. En wat vraagt om nog meer talent en samenwerking. Je bent nodig!