De werkzaamheden
De bestuurssecretaris bij de afdeling Bestuursondersteuning werkt in het hart van de bestuurlijke besluitvorming van de faculteit. We zoeken een enthousiaste, stevige en doortastende bestuurssecretaris die weet wat er leeft en een essentiële bijdrage kan leveren aan de ontwikkeling en positionering van de Faculteit der Geesteswetenschappen. Als "spin in 't web" zorgt de bestuurssecretaris voor goede verbindingen tussen alle gremia en stakeholders. Vanwege ontwikkelingen in de samenwerking binnen en buiten de faculteit/universiteit en van maatschappelijk relevant onderwijs en onderzoek, zoeken wij een bestuurssecretaris die naast deze centrale en coördinerende rol ook procesregisseur is van de strategische koers van de faculteit.

Je voert de werkzaamheden zelfstandig uit zodanig dat het faculteitsbestuur aan de overlegtafel zowel binnen als buiten de universiteit optimaal wordt ondersteund bij de besluitvorming en uitvoering. Je bewaakt de procesmatige en inhoudelijke aansluitingen tussen de diverse overleggen. Je stemt af met de strategisch secretaris van de Universiteit Leiden en met bestuurssecretarissen van de andere Leidse faculteiten of andere faculteiten Geesteswetenschappen in den lande. Je bent de linking pin tussen het bestuur, het faculteitsbureau, de instituten en rapporteert rechtstreeks aan de decaan.

De werkzaamheden bestaan uit:

• Bewaken en sturen van de (procesmatige en procedurele) voortgang van de besluitvorming en de monitoring van de implementatie van genomen besluiten.
• Toetsen van de voorgenomen standpunten en besluiten aan strategie, besluitvormingskaders, procedures en wettelijke bepalingen (denk aan CAO, facultaire reglementen, etc.
• Adviseren en procesmatig ondersteunen van het bestuur bij de totstandkoming en implementatie van strategie.
• Onderhouden en uitbouwen van bestuurlijke contacten met belanghebbenden en partners binnen en buiten de faculteit en de universiteit.
• Ontwikkelen van (strategische) termijn agenda's ten behoeve van de faculteit.
• Verantwoordelijk voor correspondentie ten behoeve van het bestuur naar in- en externe belanghebbenden.
• Ondersteunen en coördineren van de voorbereiding en afwikkeling van de periodieke overleggen van het bestuur.
• Ondersteunen en adviseren van de decaan.
• Bewaken en regisseren van de voortgang van de strategische koers.
• Hiërarchisch leidinggevende van het bestuurssecretariaat.

Wij vragen

• Tenminste een voltooide masteropleiding (bv rechten, bestuurskunde of bedrijfskunde).
• Gedegen kennis van bestuurlijke processen en ruime ervaring in een complexe organisatie (bij voorkeur in het semi-publieke domein).
• Teamplayer die beschikt over uitstekende organisatiesensitiviteit en goede sociale vaardigheden en die als verbinder kan opereren tussen de diverse lagen van de organisatie
• Iemand die bestuurlijk sensitief, tactvol en onafhankelijk is en kan omgaan met tegengestelde belangen in een complex krachtenveld
• Een resultaatgerichte, daadkrachtige en proactieve collega met een positieve houding
• In staat is om informatie helder en op de doelgroep afgestemd zowel mondeling als schriftelijk op te stellen, zowel in het Nederlands als in het Engels
• Een procedureel sterke verbinder, voortdurend gericht op verbetering, die kan omgaan met weerstanden en het 'grotere belang' centraal kan stellen
• Zorgvuldig met vertrouwelijke informatie kan omgaan en integer handelt, het betreft een onafhankelijke en vertrouwensvolle rol.
• Goed kunnen plannen en prioriteiten stellen.

Wij bieden
De functie is ingeschaald in schaal 13, UFO 2022 (max. € 6702,00 bruto per maand op fulltime basis). Inschaling vindt plaats op basis van opleiding, kennis en ervaring. Daarnaast biedt de Universiteit Leiden een vaste onkostenvergoeding, vergoeding van OV woon-werkverkeer, een thuiswerkvergoeding en een vaste vakantie- en eindejaarsuitkering van respectievelijk 8 en 8,3% van het jaarsalaris. Tevens kent de Universiteit een ruime vakantieverlofregeling, uitstekende opleidingsfaciliteiten, een keuzemodel waarmee de arbeidsvoorwaarden nog verder op maat gekozen kunnen worden en werken wij aan het mede bewaken van een goede werk-privé balans, onder andere met een thuiswerkregeling, sabbatical leave en doorbetaald ouderschapsverlof. Meer weten over de faculteit en haar strategisch plan? Kijk dan op www.universiteitleiden.nl/geesteswetenschappen.

Universiteit Leiden

De organisatie
De Faculteit der Geesteswetenschappen is rijk aan expertise op het terrein van de filosofie, geschiedenis, kunstgeschiedenis, kunsten, letterkunde, taalkunde, religiestudies en regiostudies van vrijwel de gehele wereld. Ons motto Bij ons leer je de wereld kennen brengen we dagelijks in praktijk met hoogwaardig onderwijs door gepassioneerde docenten en onderzoek van internationaal erkend hoog niveau. Onze academische gemeenschappen zijn georganiseerd in zeven instituten die zich bevinden in Leiden, Den Haag en Rabat/Marokko. Met ruim 1000 medewerkers verzorgt de faculteit 27 master- en 25 bacheloropleidingen voor ruim 8.000 studenten.

Faculteitsbestuur
Het faculteitsbestuur is een collegiaal werkend bestuur dat verantwoordelijk is voor het strategisch beleid van de faculteit als geheel, op de terreinen onderwijs, onderzoek en beheer. Het faculteitsbestuur bestaat uit een decaan, twee vice decanen, een directeur bedrijfsvoering en een assessor. De assessor (het student-lid) behartigt de belangen van de studenten binnen de faculteit.

Bestuursondersteuning
Leidinggevende van de compacte afdeling Bestuursondersteuning is de bestuurssecretaris die rechtstreeks rapporteert aan de decaan. Deze afdeling bestaat uit drie managementassistenten en de ambtelijk secretaris/de griffier van de Faculteitsraad. Dit team ondersteunt het Faculteitsbestuur op ambtelijk, inhoudelijk, administratief en secretarieel gebied.