Voor de versterking van ons team bij ICTS zijn we op zoek naar een Junior Management-/ Office Assistant.

Het team bestaat in totaal uit 2 parttime medewerkers. Het ICT Service Centrum (ICTS) is het centrale servicecentrum dat ICT-diensten levert aan de faculteiten en servicecentra van de Universiteit Maastricht. ICTS richt zich onder andere op de volgende taken: de algemene netwerk IT-infrastructuur, levering van algemene IT-diensten (e-mail, file service, print service) en voert daarnaast op diverse plekken het beheer van de werkplekken uit binnen het product AthenaDesktop. De cultuur bij ICTS is open, collegiaal en klantgericht. Het secretariaat levert ondersteuning aan alle medewerkers van ICTS maar hoofdzakelijk aan de directie en management.   

Als Junior Management-/ Office Assistant ben je het eerste aanspreekpunt voor klanten, collega’s of andere relaties.

Je ontvangt klanten, helpt met het inplannen van afspraken en verwijst ze door naar waar nodig. Vaak zien collega’s jou als eerste aanspreekpunt.

Overige uit te voeren taken zijn:

• Beheren van agenda’s;
• Ontvangen van bezoekers;
• Beantwoorden van e-mails;
• Afhandelen van binnenkomend en uitgaand telefoonverkeer;
• Verwerken van inkomende post;
• Verzorgen van facilitaire ondersteuning;
• Plannen en voorbereiden van vergaderingen;
• Het verzorgen van correspondentie (Nederlands- en Engelstalig);
• Postregistratie in corsa;
• Diverse ondersteunende werkzaamheden. 

Wie zoeken wij?

Jij wordt gekenmerkt door je organisatietalent en proactieve houding. Je staat klaar voor je collega’s en gaat zorgvuldig te werk.

Daarnaast heb je:

• Minimaal MBO werk- en denkniveau en/of secretaresseopleiding;
• Zelfstanding en in teamverband kunnen werken;
• Nauwe samenwerking en een flexibele instelling is vanwege de bezetting op het secretariaat van groot belang; 
• Proactief en flexibel kunnen inspelen op werkwijzen van verschillende leidinggevenden en medewerkers; 
• Communicatief sterk;
• Je moet in staat zijn om voor meerdere mensen onder druk te werken, het werk goed te structureren en prioriteiten te stellen;
• Een grote mate van nauwkeurigheid is vereist; 
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
• Kennis en ervaring met MS Office is een must;
• Ruime ervaring in secretariële werkzaamheden is een pré. 

Dienstverband voor bepaalde tijd: Dienstverband voor bepaalde tijd: 2 jaar met uitzicht vast dienstverband.

Als Junior Management-/ Office Assistant bij ICTS kom je in dienst bij de meest internationale universiteit van Nederland in het prachtige Maastricht. Verder bieden wij je:

• Ruimte en faciliteiten om jezelf te ontwikkelen: persoonlijk en in de laatste technologie. Dit faciliteren we door het bieden van een ruim opleidingsaanbod, zowel live als online via o.a. de platforms Pluralsight en Goodhabitz;
• Goede arbeidsvoorwaarden. De functie is ingeschaald in schaal 6 met bijbehorende salarisinschaling op basis van ervaring tussen € 2.402,- en € 3.026,- bruto per maand (op basis van een fulltime dienstverband van 38 uur per week). In aanvulling op het maandsalaris zijn een 8,0% vakantie-uitkering en een 8,3% eindejaarsuitkering van toepassing;
• Naast goede primaire arbeidsvoorwaarden biedt de UM ook een mooi pakket secundaire arbeidsvoorwaarden. Hierbij kun je denken aan: flexibele werktijden, 232 vakantie-uren per jaar bij een fulltime aanstelling, een goede pensioenregeling, mogelijkheid tot thuiswerken waarbij een thuiswerkplek gefaciliteerd wordt, gebruik maken van sportfaciliteiten, ouderschapsverlof en CAO á la carte;
• Aanstelling zal in eerste instantie tijdelijk plaatsvinden voor een periode van 2 jaar met een omvang van 0.6 FTE. Bij gebleken geschiktheid zal de aanstelling voor deze functie omgezet worden in een dienstverband voor onbepaalde tijd.  

De arbeidsvoorwaarden van de Universiteit Maastricht zijn grotendeels vastgelegd in de CAO Nederlandse Universiteiten. Daarnaast gelden lokale bepalingen, specifiek voor de UM. Voor meer informatie raadpleeg de website  http://www.maastrichtuniversity.nl > Over de UM > Werken bij de UM.
 

Maastricht University

De Universiteit Maastricht (UM) staat bekend om haar unieke innovatieve en probleemgestuurde onderwijssysteem (PGO), dat wordt gekarakteriseerd door een kleinschalige en studentgeoriënteerde benadering. Het onderzoek aan de UM is multidisciplinair en thematisch van aard, en vindt geconcentreerd plaats in onderzoeksinstituten en schools. De UM heeft op dit moment bijna 22.000 studenten en circa 5.000 medewerkers. Ten gevolge van het sterk internationale karakter is een groot deel van zowel studenten als medewerkers afkomstig uit het buitenland. De UM heeft zes faculteiten: Faculty of Health, Medicine and Life Sciences, Faculty of Law, School of Business and Economics, Faculty of Science and Engineering, Faculty of Arts and Social Sciences en de Faculty of Psychology and Neuroscience.

Meer informatie vind je op www.maastrichtuniversity.nl 

ICT Service Centre

Je komt binnen de UM te werken voor het ICT Service Centre. Zo’n 100 professionals van ICTS zorgen ervoor dat studenten en medewerkers zowel binnen de UM, thuis als ook onderweg aan de slag kunnen met innovatieve en gedegen systemen in een veilige omgeving. Dit doen we door altijd de volgende doelen na te streven:

1. Meer toegevoegde waarde voor onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering.
2. Meer efficiency en meer focus op innovatie.
3. Voldoen aan regelgeving op gebied van security en privacy
4. Leveren van een kwalitatief hoogwaardige dienstverlening

We werken volgens de Agile filosofie om snel en effectief in te kunnen spelen op veranderingen.
Met een grote mate van zelfstandigheid en verantwoordelijkheid werken teams onderling en overstijgend samen in kleine ‘sprints’ aan één doel. Vervolgens leren we van de evaluatie en verbeteren we op die manier continue onze dienstverlening.

Wil jij meer weten over het werken binnen ICTS? Onze collega’s vertellen je graag meer.