Wat ga je doen
De instituutsmanager is lid van het instituutsbestuur, en een echte spin in het web op het college. Je brengt je expertise en kennis in bij de besluitvorming, en levert een bijdrage aan de strategie en beleid van het instituut. Je vertaalt strategie en beleid naar de uitvoering en draagt zorg voor een effectieve organisatie op financieel, personeel en facilitair gebied. Je draagt zorg voor een veilig en goed ondersteund residentieel concept. Je vormt de schakel met de facultaire en universitaire bedrijfsvoering, en zorgt ervoor dat de diverse externe en interne partners goed verbonden blijven. Daartoe neem je ook deel aan facultaire of universitaire overleggen. Je werkt aan de verdere ontwikkeling van de bedrijfsvoering van LUC in brede zin, in samenwerking met de faculteit.

Belangrijkste taakgebieden
Financiën. Ondersteund door de financiële afdeling van de faculteit ben je verantwoordelijk voor het opstellen van de meerjarenbegroting, periodieke rapportages en management rapportages. Je bent budgethouder of activiteitenhouder en hebt een compleet overzicht over de inkomsten en uitgaven van het instituut en de uitdagingen voor de toekomst. Je ontwikkelt financieel beleid binnen het instituut en houdt zicht op universitair beleid en toekomstige ontwikkelingen. Je adviseert het bestuur over de financiële aspecten van onderwijs, onderzoek en andere activiteiten.

HR. Je bent direct leidinggevende van een team van 15 fte op het gebied van onderwijsondersteuning, werving, communicatie en alumni, office management en facilitaire zaken, en studentenwelzijn. Samen met hen draag je zorg voor optimale ondersteuning van het onderwijs, onderzoek, werken en wonen op LUC, en werk je aan optimalisering van processen. Je zoekt naar aansluiting bij de facultaire of universitaire diensten, daarbij de specifieke behoeften van LUC in het oog houdend. Je draagt bij aan de optimalisering van de onderwijsinzet van de wetenschappelijke staf, je houdt zicht op werving, selectie en personele mutaties, en adviseert het bestuur op HR gebied, in samenspraak met de facultaire HR adviseur. De totale omvang van LUC is 60 fte.

Facilitaire zaken en veiligheid. Samen met je team en de ondersteunende universitaire diensten en externe partners zorg je dat het gebouw netjes, schoon en veilig is en dat de juiste (ict) faciliteiten aanwezig zijn. Je coördineert complexere vraagstukken en de inzet van andere partijen waar nodig. Een van de grotere projecten in deze periode is een verbouwing in delen van het gebouw in de zomer van 2024, en de overgang naar een andere manier van werkplekgebruik.

Residentieel en student life. Studenten wonen in de eerste twee jaar van hun opleiding verplicht op de campus. Als instituutsmanager ondersteun je het residentiele concept samen met de Student Life Officer en twee student psychologen. Ook sta je in direct contact met de externe partner die het beheer van de studentenwoningen verzorgt. Er is een grote betrokkenheid tussen studenten en het college, en studenten organiseren veel activiteiten in en om het college. Je bent namens het bestuur betrokken bij studievereniging Fortuna, studentenbar Coasters en de nieuw op te richten studentenkeuken.

Wie zoeken we?

• Je hebt minimaal 5 jaar relevante werkervaring in een complexe, internationale omgeving vergelijkbaar met de universiteit Leiden. Kennis van de bedrijfsvoering in de universiteit Leiden is een groot voordeel.
• Je kunt goed schakelen tussen het strategische en operationele niveau, je hebt een grote organisatiesensitiviteit en bent gewend om te werken in een omgeving waar vaak belangen tegen elkaar moeten worden afgewogen.
• Je bent een ervaren, toegankelijke en betrokken leidinggevende die het team kan ondersteunen in het verbeteren van hun processen en werkzaamheden en hen persoonlijk en als team laat groeien. Je vertrouwt op de expertise van het team en treedt daadkrachtig op wanneer nodig.
• Je hebt kennis van (universitaire) financiën en financiële planning, je hebt ervaring met het opstellen van begrotingen en het bewaken van de exploitatie. Je vindt het leuk om te werken aan een financieel gezond instituut en gaat daarbij lastige vraagstukken niet uit de weg.
• Je hebt uitstekende sociale en communicatieve vaardigheden. De voertaal op LUC is Engels, dus je beheerst deze taal vanzelfsprekend op minimaal C1 niveau. Je voelt je thuis in een zeer internationale en diverse omgeving van hoogopgeleide mensen, en draagt actief bij aan een inclusief werk en studieklimaat.
• Je bent proactief, analytisch, oplossingsgericht, staat stevig in je schoenen en bent stressbestendig. Je kunt aan veel verschillende taken, projecten en dossiers tegelijkertijd werken zonder het overzicht te verliezen.
• Je hebt affiniteit met de thematische focus van LUC.

Wij bieden
De aanstelling geschiedt in tijdelijke dienst voor de duur van een jaar (met een proefperiode van twee maanden). Na een positieve evaluatie zal het contract kunnen worden omgezet naar een aanstelling in vaste dienst.

Het salaris bedraagt afhankelijk van de werkervaring minimaal € 5247,- en maximaal € 7305,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling, (schaal 12 of 13 CAO Nederlandse Universiteiten).

Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof, sabbatical leave en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. Alle informatie hierover kunt u nalezen op: https://www.werkenbij.leidenuniv.nl.

Diversiteit
Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te worden die alle studenten en medewerkers in staat stelt om zich gewaardeerd en gerespecteerd te voelen en zich volop te ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.

Universiteit Leiden

Onze organisatie
Wetenschap voor en over de samenleving is hét domein van de Faculteit Governance en Global Affairs (FGGA). FGGA verzorgt kwalitatief hoogwaardig interdisciplinair onderwijs en onderzoek rondom maatschappelijke vraagstukken zoals terrorisme, organisatie van het openbaar bestuur, klimaatverandering en economische crises.
Hedendaagse onderwerpen worden zowel vanuit een bestuurskundig, politicologisch, economisch, juridisch als sociologisch perspectief benaderd. Door deze interdisciplinaire benadering krijgen het onderwijs en het onderzoek van de faculteit een grensoverschrijdend karakter.
De FGGA is een van de zeven faculteiten van de Universiteit Leiden en is gevestigd in Den Haag. De faculteit is een jonge, ondernemende, vernieuwende organisatie die in snel tempo groeit. De faculteit heeft drie wetenschappelijke instituten, twee centers, 3.500 studenten en 350 medewerkers. Voor meer informatie over de faculteit klik hier.

Leiden University College The Hague (LUC) is het internationale Honours College van de Universiteit Leiden. Het college is opgericht in 2010 en is sindsdien een van de best gewaardeerde University Colleges in Nederland in de Keuzegids Universiteiten. LUC heeft een sterk track record op het gebied van maatschappelijk relevant onderwijs en onderzoek rond de 'global challenges' Peace & Justice, Diversity, Prosperity, en Sustainability. De internationale wetenschappelijke staf heeft zeer uiteenlopende disciplinaire achtergronden, en deelt een passie voor excellent kleinschalig onderwijs.