TU/e

Mensen zijn het hart en ziel van de Technische Universiteit Eindhoven (TU/e). Met uitstekende onderzoeks- en onderwijsprogramma's, maken we deel uit van nationale en internationale academische netwerken, nemen we deel aan samenwerkingsverbanden met industrie en maatschappelijke organisaties en zijn we het academische hart van de toptechnologieregio Brainport. De TU/e heeft de ambitie om bij de leidende universiteiten op het gebied van wetenschap en technologie te behoren. De TU/e is een mensgerichte werkgever die kansen biedt aan talent - zowel voor wetenschappelijk (WP) als ondersteunend personeel (OBP) - voor persoonlijke ontwikkeling en om de uitdagingen van morgen samen aan te gaan.

ECO

Binnen de faculteit Electrical Engineering maak je onderdeel uit van het Secretariaat binnen de Electrial Optical Communication groep Electro-Optical Communication (tue.nl). 

De ECO-groep is verdeeld in 7 PI lab teams die gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor 72 researchprojecten. Momenteel heeft de groep ruim 100 medewerkers, bestaande uit een Managementteam, ondersteunende staf, onderzoekers, (hoofdzakelijk internationale) Postdocs/ PhD's en gast onderzoekers.  I.v.m. een recentelijke uitbreiding van de ECO-research activiteiten groeit de groep de komende tijd naar ongeveer 120 medewerkers. In verband met het vertrek van een secretaresse, zijn we nu opzoek naar een nieuwe collega secretaresse. Communicatie binnen de afdeling is vanwege het grote aantal internationale medewerkers, hoofdzakelijk in het Engels, er is veel beweging dat vraagt om een flexibele werkhouding, het biedt daarnaast ook mogelijkheden voor verdere groei en ontwikkeling.

Taken

Het secretariaat is de spin in het web en je verricht hierbij secretariële, administratieve en ondersteunende werkzaamheden ten behoeve van ECO. Je vervult samen met je collega onder meer de volgende taken:

• Behandelen van mailcorrespondentie in hoofdzakelijk Engels, en Nederlands op basis van globale aanwijzingen.
• Plannen van afspraken, bijeenkomsten en vergaderingen.
• Plannen en faciliteren van de wekelijkse ECO plenary bijeenkomsten.
• PhD's en Promotors ondersteunen bij de organisatie van de promoties.
• Ondersteunen van de bedrijfsvoeringstaken o.a. op het gebied van administratie zoals o.a. het bestellen, beheer en registratie van computers.
• Verzorgen van de ECO-nieuwsbrief: verzamelen van content, invoeren en verspreiden binnen de afdeling.
• Het organiseren van representatieve taken voor ECO waaronder bloemen bij jubilea/verjaardagen/ziekte, organiseren van recepties of andere groepsactiviteiten.
• Alle overige voorkomende secretariële en administratieve werkzaamheden.

Ben jij die initiatiefrijke, proactieve, enthousiaste en zelfstandige collega, met hart voor het secretaresse vak? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Je hebt een HAVO/VWO-diploma aangevuld met een secretaresseopleiding en bij voorkeur enige jaren ervaring in een soortgelijke functie. Ook heb je affiniteit met en goede beheersing van moderne digitale computersystemen, natuurlijk inclusief MS-office-programma's zoals Word, Outlook, PowerPoint, Excel en Teams. Daarnaast dien je te bezitten over goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden in zowel Nederlands als Engels. Je bent als secretaresse initiatiefrijk, service- en resultaatgericht; gestructureerd werken, vooruitdenken, plannen en organiseren zijn voor jou vanzelfsprekend. Ook beschik je over goede sociale en communicatieve vaardigheden en organisatiesensitiviteit. Als teamspeler heb je gevoel voor een goede afstemming en ben je integer en discreet. De werktijden zullen in overleg worden vastgesteld.

Een boeiende positie binnen een internationale en tegelijkertijd persoonlijke universiteit. Je zit midden tussen de studenten, op een groene campus op loopafstand van het centraal station. Naast mooie architectuur, vind je er gevarieerde werkplekken en uitstekende sportfaciliteiten. Daarnaast bieden we jou:

• Een maandsalaris van minimaal € 2.870,- tot maximaal € 3.771,- bij een fulltime dienstverband, afhankelijk van jouw kennis en ervaring (schaal xxx CAO Nederlandse Universiteiten).
• Naast vakantiegeld, een structurele eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een gunstige regeling voor extra verlofdagen of een sabbatical.
• Een keuzemodel voor extra secundaire arbeidsvoorwaarden.
• Werktijden in overleg voor een optimale werk-privé balans.
• Ruimte voor jouw talent met doorgroeikansen en uitstekende ontwikkelmogelijkheden, zoals mentoring, workshops en coaching.
• Deels betaald ouderschapsverlof en een vergoeding voor reiskosten woon-werkverkeer, thuiswerken en internet.
• Een ruime werkgeversbijdrage aan de gunstige ABP-pensioenregeling.

Hier ontdek je nog meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden. Bouw verder aan je carrière bij de TU/e!

Deze vacature staat open voor zowel interne als externe kandidaten, waarbij bij gelijke geschiktheid interne kandidaten voorrang hebben