Je biedt secretariële ondersteuning aan de Vice-Rector Magnificus die in het College van Bestuur verantwoordelijk is voor de portefeuilles onderwijs en valorisatie. Je beheert haar (complexe) agenda, maakt afspraken, stelt prioriteiten en levert een bijdrage aan een efficiënte tijdsplanning van de Vice-Rector. Daarnaast organiseer je vergaderingen en overleggen en zorg je ervoor dat de Vice-Rector tijdig over de juiste stukken beschikt.

Je bereidt afspraken en vergaderingen voor door het verstrekken van informatie over het doel en onderwerp. Je volgt de ontwikkelingen in de organisatie en omgeving en attendeert de Vice-Rector op ontwikkelingen en zaken die (persoonlijke) aandacht vragen.

Verder registreer en behandel je inkomende en uitgaande correspondentie, bewaakt termijnen en zorgt voor archivering en dossiervorming. Je boekt met regelmaat (buitenlandse) reizen, ontvangt (buitenlandse) gasten en assisteert bij representatieve evenementen. Tot slot bewaak je samen met je collega’s de kwaliteit en voortgang in processen en procedures binnen het secretariaat van het College van Bestuur, los je problemen op en voer je verbeteringen door.

Je vindt het een uitdaging om de Vice-Rector te ontzorgen, haar in haar dagelijkse activiteiten te ondersteunen en waar mogelijk het werk makkelijker te maken.

• Je hebt tenminste een HBO-niveau met gerichte office-managementervaring;
• Je hebt ruime ervaring op bestuurs-  en/of directieniveau;
• Je hebt een professionele,  proactieve en dienstverlenende instelling;
• Je bent stressbestendig en flexibel en hecht een groot belang aan kwaliteit;
• Je kunt goed plannen, coördineren en organiseren en verliest details niet uit het oog;
• Je werkt graag in teamverband;
• Je hebt een representatief voorkomen en gevoel voor de juiste omgangsvormen;
• Je beschikt over uitstekende communicatieve en schriftelijke vaardigheden, ook in de Engelse taal;
• Je hebt ervaring met het werken met MS-officeprogramma’s;
• Je hebt affiniteit en ervaring met digitalisering van werkprocessen.

Aanstelling vindt plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten. Het betreft een tijdelijke aanstelling voor de duur van 1 jaar met uitzicht op een vast dienstverband bij goed functioneren. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal € 2.465,- en maximaal € 3.292,- per maand bij een fulltime aanstelling (schaal 8).

Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. Alle informatie hierover kun je nalezen op https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden.

Diversiteit
De Universiteit Leiden hecht groot belang aan diversiteit en verwelkomt daarom graag sollicitaties van mensen die nu in haar instelling ondervertegenwoordigd zijn.

Universiteit Leiden

Innovatief, intercultureel, internationaal. Daar staat Universiteit Leiden voor. Sinds 1575 levert zij een prominente bijdrage aan welvaart, welzijn en cultuur. In een klimaat waar iedereen zijn talent kan ontwikkelen, zonder ideologische, culturele religieuze of andere beperkingen. Kleinschalig en persoonlijk van opzet.

Universiteit Leiden werkt samen met vooraanstaande universiteiten in de League of European Research Universities(LERU). Ontdek de vrijheid van geest, dagelijks uitgedragen door studenten, wetenschappers, en medewerkers. Universiteit Leiden, een inspirerende werkomgeving met een academische traditie.

https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij

Bestuursbureau

Het Bestuursbureau ondersteunt het College van Bestuur en draagt zorg voor de voorbereiding van beleid en de uitvoering van besluiten. Hierbij onderhoudt het Bestuursbureau nauwe relaties met faculteiten en expertisecentra. Op een aantal terreinen zoals financiën, personeel, juridische zaken en strategische communicatie heeft het Bestuursbureau ook een serviceverlenende rol voor de gehele organisatie.

De directie ABJZ is onderdeel van het Bestuursbureau. Het secretariaat van het College van Bestuur is ondergebracht in deze directie. 

http://organisatie.leidenuniv.nl/bestuursbureau/