Het departement Filosofie en Religiewetenschappen van de faculteit Geesteswetenschappen zoekt een secretaresse die de bestuurders en de coördinatoren bedrijfsvoering van het departement gaat ondersteunen. Zij/hij werkt binnen een team van totaal vijf secretaresses. Ieder heeft een eigen werkgebied -op het terrein van bedrijfsvoering, onderwijs of onderzoek-, daarnaast zijn er gezamenlijke werkzaamheden. Wij zoeken een secretaresse die haar/zijn ervaring wil inzetten in een omgeving waar overzicht, flexibiliteit, collegialiteit en sociabiliteit belangrijke competenties zijn.

De kernwaarden binnen de bedrijfsvoering van Geesteswetenschappen zijn: vertrouwen, eigenaarschap, veranderbereidheid en toekomstbestendigheid. We willen werken volgens de Lean-systematiek en vinden het belangrijk dat er in het team van secretaresses wordt samengewerkt op basis van vertrouwen. We waarderen een kritische houding, bereidheid om te luisteren, openstaan voor verandering en bijdragen aan verbetering. Wij staan open voor initiatieven die jouw ontwikkeling en die van het team ondersteunen. Je toont eigenaarschap in je werk en je legt voor jezelf de lat hoog.

De werkzaamheden bestaan uit:

• complex agendabeheer voor bestuurders van het departement;
• in goede banen leiden van mailverkeer van bestuurders;
• voorbereiden, organiseren en notuleren van vergaderingen en bijeenkomsten;
• ondersteunen bij het aanstellen van studentassistenten;
• (logistiek) ondersteunen van evenementen, visitaties, ontvangst van (buitenlandse) gasten, en de planning van B&O gesprekken;
• een bijdrage leveren aan de administratieve ondersteuning zoals: telefoonverkeer, zaalreserveringen, bestellingen, mailingen, declaraties, archivering, vragen van medewerkers en andere frontoffice werkzaamheden.

Voor deze baan zoeken wij een collega met:

• uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal;
• uitstekende beheersing van het Office pakket en andere digitale systemen en toepassingen (ervaring met universitaire systemen zoals SAP SRM is een pré);
• mbo+/ hbo werk- en denkniveau;
• secretariële ervaring, bij voorkeur bij een universiteit of hbo-instelling.

Verder zien wij ook graag bij een collega-secretaresse terug:

• een goed ontwikkeld gevoel voor bestuurlijke verhoudingen;
• een hoge mate van professionele zelfstandigheid;
• plezier in het ondersteunen van processen en collega’s,
• goed overzicht kunnen houden en goed kunnen organiseren;
• een positieve, accurate en proactieve instelling;
• flexibiliteit en goed ontwikkelde communicatieve vaardigheden. 

Wij bieden vooralsnog een tijdelijke aanstelling voor één jaar, met een proeftijd van 2 maanden. De intentie is bij goed functioneren een dienstverband voor onbepaalde tijd te bieden (met uitzondering van medewerkers die al een vaste aanstelling binnen de Universiteit Utrecht hebben). Deze functie is beschikbaar voor 0,8 fte. De werkdagen en werktijden worden in overleg vastgesteld. Het salaris bedraagt minimal € 2.161,- en maximal € 2.917,- (schaal 7 cao Nederlandse Universiteiten) bij een fulltime dienstverband. U wordt op basis van opleiding en ervaring ingeschaald.

Daarnaast mag u rekenen op aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals 8% vakantiegeld en 8,3% eindejaarsuitkering. Verder bieden wij goede pensioenvoorzieningen, gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en flexibele arbeidsvoorwaarden. Meer informatie: arbeidsvoorwaarden.

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema’s. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Sustainability.

Aan de faculteit Geesteswetenschappen zijn ongeveer 6.000 studenten en 900 medewerkers verbonden. De faculteit omvat vier kennisdomeinen: filosofie en religiewetenschap, geschiedenis en kunstgeschiedenis, media- en cultuurwetenschappen, en talen, literatuur en communicatie. Met het onderwijs en onderzoek op deze gebieden wil de faculteit bijdragen aan een beter begrip van Nederland en Europa in een sterk veranderende maatschappelijke en culturele context. De enthousiaste en betrokken collega’s en de uitstekende voorzieningen in de historische binnenstad van Utrecht, waar de faculteit is gehuisvest, zorgen voor een inspirerend werkklimaat.

Het departement Filosofie en Religiewetenschappen maakt deel uit van de faculteit Geesteswetenschappen. De standplaats van het departement is aan het Janskerkhof in Utrecht. De secretaresse rapporteert aan en ontvangt richtlijnen van de coördinator bedrijfsvoering (functioneel) en van het hoofd secretariële ondersteuning Geesteswetenschappen (hiërarchisch).