Het secretariaat van Bionanoscience is verantwoordelijk voor de administratieve en organisatorische ondersteuning van de wetenschappelijke staf en hun medewerkers. Je komt te werken in een boeiende, internationale omgeving in een hecht, professioneel team van in totaal 5 management assistentes met een grote mate van zelfstandigheid en je draagt samen met je collega’s zorg voor een uitstekende dienstverlening.

Als management assistente verricht je zelfstandig alle voorkomende werkzaamheden op secretarieel en organisatorisch gebied. De functie is uitvoerend, organisatorisch en initiërend van aard. Je verricht op allerlei fronten secretariële ondersteuning aan de afdelingsvoorzitter, de department manager en een aantal PI’s (UD/UHD/hoogleraar).

Een willekeurige werkdag

Nadat je kort jouw mail hebt gelezen scan je de inbox van de afdelingsvoorzitter op urgente e-mails. Daarna heb je secretariaatsoverleg en bespreken jullie wat er die week en de komende periode op de agenda staat. Je schuift aan bij het Management Team om een vergadering te notuleren. Na een bespreking met de Department manager ga je aan de slag met wat ad hoc actiepunten. Je krijgt een vraag van een nieuwe medewerker over de aanvraag van zijn visum en stemt af met de HR afdeling om te zorgen dat deze persoon op tijd in Nederland kan zijn. Tussendoor beantwoord je telefoontjes, e-mails, vragen van medewerkers die het secretariaat binnenlopen en plan je een aantal vergaderingen in. Na het boeken van een complexe buitenlandse reis voor de afdelingsvoorzitter, tref je nog wat laatste voorbereidingen voor het symposium dat volgende week plaatsvindt. Je bespreekt met je collega management assistentes het draaiboek van het symposium en of je extra ondersteuning nodig hebt.’

Taken

• Verrichten van secretariële, administratieve en ondersteunende werkzaamheden in de breedste zin van het woord;
• Dagelijkse ondersteuning van de afdelingsvoorzitter en aantal PI's;
• Ondersteuning Department Manager en Management Team;
• Plannen en organiseren van vergaderingen, beheer agenda’s, organisatie van bijeenkomsten (bijv. symposia), reizen boeken en afhandeling declaraties;
• Uitvoeren van aanstellingen en personele mutaties;
• Wegwijs maken van nieuwe medewerkers;
• Ondersteuning van internationale medewerkers en gasten voor en na aankomst in Nederland (bij o.a. huisvesting);
• Mede beheren website;
• Vraagbaak voor medewerkers, studenten en externen.

Functie eisen

• Minimaal 3 jaar ervaring en een afgeronde opleiding directiesecretaresse of management assistente op HBO-niveau of minimaal 5 jaar ervaring en een afgeronde opleiding directiesecretaresse of management assistente op MBO-niveau.
• Aantoonbare secretariële ervaring in een universitaire of aanverwante organisatie, bij voorkeur ondersteuning aan hoogleraar, UHD of UD en/of afdelingsvoorzitter. 
• Uitstekende communicatieve vaardigheden.
• Uitstekende kennis van het Microsoft Office pakket, onder meer MS Outlook.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van Nederlandse en Engelse taal.
• Stevige en stabiele persoonlijkheid.

Tevens passen de volgende competenties bij jou:

• Je werkt gestructureerd en nauwkeurig, je denkt vooruit en kunt plannen en organiseren;
• Je kan goed samenwerken;
• Je hebt een klantgerichte houding;
• Je bent resultaatgericht;
• Je bent leergierig;
• Je bent stressbestendig en in hectische situaties kun je zelf prioriteiten stellen;
• Je bent integer en discreet;
• Je hebt een goed gevoel voor onderlinge verhoudingen in een organisatie.

Dienstverband voor bepaalde tijd: 1 jaar met uitzicht op vast.

De functie heeft een omvang van 32-38 uur per week (0,8-1,0 FTE). Het betreft een aanstelling van 1 jaar met uitzicht op een vast contract. Het salaris is afhankelijk van kennis, leeftijd en ervaring gebaseerd op schaal 7 of 8 (met een max. van € 3445,-  bruto p/m bij een fulltime contract). TU Delft biedt een aantrekkelijk pakket secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals korting bij zorgverzekeraars en op een sportabonnement. Het is mogelijk om jaarlijks via het Individueel Keuzepakket Arbeidsvoorwaarden je eigen beloningspakket samen te stellen; en ontvang je een maandelijkse werkkostenbijdrage. Op de campus is een Internationaal Kind Centrum met kinderopvang, voor- en naschoolse opvang en een internationale basisschool. Het salaris en de arbeidsvoorwaarden zijn gebaseerd op de CAO Nederlandse Universiteiten.

Technische Universiteit Delft

De Technische Universiteit Delft is een veelzijdige universiteit die onderwijs aanbiedt en onderzoek doet van een internationaal erkend niveau op het gebied van de technische wetenschappen. Onderwijs, onderzoek en ontwerpen zijn sterk gericht op maatschappelijke toepasbaarheid. De TU Delft ontwikkelt technologie voor volgende generaties met focus op duurzaamheid, veiligheid en economische vitaliteit. Bij de TU Delft werk je in een omgeving waar technische wetenschappen en de maatschappij elkaar ontmoeten. De TU Delft bestaat uit 8 faculteiten, de Universiteitsdienst, unieke laboratoria, onderzoeksinstituten en -scholen.

https://www.tudelft.nl

Faculteit Technische Natuurwetenschappen

De faculteit Technische Natuurwetenschappen richt zich op het vinden van innovatieve oplossingen voor maatschappelijke problemen. Daarbij staat het ontwikkelen van fundamentele kennis voor nieuwe technologische ontwikkelingen die breed in de maatschappij toegepast kunnen worden voorop. De wetenschappelijke staf heeft een uitstekende internationale reputatie in onderzoek en onderwijs. Met circa 177 vaste wetenschappelijke medewerkers, circa 400 promovendi en postdocs en zo’n 250 medewerkers in de ondersteuning verricht TNW vanuit zeven wetenschappelijke afdelingen onderzoek op de gebieden Life Sciences and Health, Nanosciences, Chemical Engineering, Radiation Sciences en Applied Physics.

De afdeling Bionanoscience (www.bn.tudelft.nl) maakt deel uit van de faculteit Technische Natuurwetenschappen en verricht innovatief fundamenteel onderzoek op het gebied van biofysica, synthetische -en cel biologie. Daarnaast heeft de afdeling een aandeel in de verzorging van het onderwijs in de bachelor en masterfase van de opleidingen Nanobiologie (samen met het Erasmus Medisch Centrum) en Technische Natuurkunde. De afdeling bestaat uit ca. 120 wetenschappers (hoogleraren, universitair (hoofd)docenten, postdocs, promovendi); en studenten. Zij worden door technici, analisten en het administratief personeel binnen de afdeling ondersteund.

https://www.tudelft.nl/en/faculty-of-applied-sciences