In deze functie ben je verantwoordelijk voor de gehele (kwaliteit van) uitvoering van de inschrijf- en collegegeld processen binnen de dynamiek van een grote internationale universiteit. Door de steeds veranderende regelgeving blijft deze functie in beweging. In deze functie word je aangestuurd door de teamleider Enrollment & Finance.

Je werkzaamheden bestaan uit de volgende onderdelen:

• Je zorgt zelfstandig voor (nieuwe) inzichten in de stand van zaken, risico’s en kansen van de inschrijf- en collegegeldprocessen die input zijn voor verbeteringen en beslissingen door de proceseigenaren;
• Je signaleert, analyseert, implementeert en evalueert verbetermogelijkheden in werkwijzen en procedures in jouw (keten)proces;
• Je adviseert beleidsmedewerkers, zowel intern als extern, over de gevolgen van voorgenomen beleid en gewenste beleidswijzigingen om de processen te kunnen verbeteren en je vertaalt beleids- en wetswijzigingen naar nieuwe of aangepaste procesontwerpen of procedures;
• Je verzorgt de functionele aansturing van de ESC medewerkers (9) betrokken bij jouw processen;
• Je handelt klachten en bezwaarschriften m.b.t. inschrijvingen en financiën af. Je voert minnelijke schikkingsgesprekken en geeft uitleg over het procesverloop tijdens een hoorzitting;
• Je rapporteert over de stand van zaken aan de proceseigenaar en je stelt in overleg met de proceseigenaar KPI’s op voor jouw processen, stuurt hierop, monitort en rapporteert over de voortgang;
• Je zet projecten op en stuurt projecten aan om de processen continu te verbeteren en stemt hierbij af met andere verbeterprojecten;
• Je neemt deel aan landelijke en proces overstijgende overleggen met collega’s van andere onderwijsinstellingen;
• Je onderhoudt intensieve contacten en maakt werkafspraken met systeem-ondersteunende afdelingen, facultaire afdelingen en partneruniversiteiten;

Een belangrijke doelstelling is optimale service verlening vanuit een LEAN werkwijze. Je haalt plezier uit het gezamenlijk bereiken van Operational Excellence.

Je bent iemand die hoofd – en bijzaken goed uit elkaar kunt houden. Je hebt een goed ontwikkeld analytisch vermogen, bent in staat om tot grondoorzaken te komen en hebt oog voor alle ketenpartners. Je bent enthousiast, kunt goed zelfstandig werken, hebt goede sociale en communicatieve vaardigheden en je bent proactief. Je bent in staat om procesmatig te denken en de bedrijfsprocessen en (ondersteunende) informatiesystemen optimaal op elkaar af te stemmen vanuit het perspectief van de klant. Verder ben je nieuwsgierig van aard en creatief in het vinden van oplossingen met een digitale insteek.

TU Delft is een internationale organisatie, een goede mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse en Engelse taal is voor deze functie noodzakelijk.

Daarnaast vraagt deze functie:

• HBO+ werk- en denkniveau;
• Ervaring met het analyseren en beschrijven van (knelpunten in) processen;
• Ervaring met Lean/Six Sigma;
• Ervaring met het functioneel aansturen van medewerkers;
• Je bent in staat om gevolgen van beleidswijzigingen voor werkwijzen, bemensing, procedures en kosten te duiden;
• Je hebt gevoel voor de verschillende belangen van betrokken ketenpartners en weet deze partners op de juiste wijze te betrekken zonder het overkoepelende TU Delft belang uit het oog te verliezen;
• Je kunt resultaten helder formuleren in rapportages en deze bespreken binnen het team, met de proceseigenaar en partners binnen en buiten de TU Delft;
• Affiniteit met financiën;
• Luisteren en de juiste vragen stellen is essentieel in deze functie;
• Je bent stressbestendig, resultaatgericht, zorgvuldig en flexibel;
• Je kunt inhoudelijk overtuigen en blijft daarin enthousiast;
• Kennis en ervaring met Osiris is een pré.

Dienstverband voor bepaalde tijd: 1 jaar met uitzicht op verlenging.

De functie heeft een omvang van 36-40 uur (1 FTE). Het gaat om een tijdelijke aanstelling voor de duur van een jaar met uitzicht op verlenging.

Het salaris is gebaseerd op schaal 11 uit de cao Nederlandse Universiteiten met een minimum van € 3637.- en een maximum van € 4978,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling. Je wordt ingeschaald op basis van kennis en ervaring. Je bouwt pensioen op via het pensioenfonds ABP.

Naast uiteraard het vakantiegeld in mei, ontvang je in december een eindejaarsuitkering ter hoogte van 8,3%. Ook kun je jaarlijks een deel van je arbeidsvoorwaardenpakket zelf samenstellen met behulp van het Individueel Keuzepakket Arbeidsvoorwaarden, waaronder het kopen en verkopen van verlofuren.

Een goede balans tussen werk en privé is belangrijk. Daarom kun je afspraken maken over flexibele werktijden, heb je veel vakantiedagen en wordt ouderschapsverlof gedeeltelijk doorbetaald.

We vinden het belangrijk dat jij je zo goed mogelijk kunt ontwikkelen en dat je fit je werkzaamheden kunt uitvoeren. Dit ondersteunen we op verschillende manieren, onder andere met een uitgebreid aanbod aan cursussen, loopbaancoaches en sporten met korting.

Technische Universiteit Delft

De Technische Universiteit Delft is een veelzijdige universiteit die onderwijs aanbiedt en onderzoek doet van een internationaal erkend niveau op het gebied van de technische wetenschappen. Onderwijs, onderzoek en ontwerpen zijn sterk gericht op maatschappelijke toepasbaarheid. De TU Delft ontwikkelt technologie voor volgende generaties met focus op duurzaamheid, veiligheid en economische vitaliteit. Bij de TU Delft werk je in een omgeving waar technische wetenschappen en de maatschappij elkaar ontmoeten. De TU Delft bestaat uit 8 faculteiten, de Universiteitsdienst, unieke laboratoria, onderzoeksinstituten en -scholen.

https://www.tudelft.nl

Universiteitsdienst - Education & Student Affairs

De directie Education & Student Affairs (ESA) ondersteunt het onderwijs met het voeren van de onderwijs- en studentenadministratie, coördinatie van het onderwijsbeleid, het begeleiden en ondersteunen van (buitenlandse) studenten en promovendi, het verzorgen van (didactische) trainingen, het geven van onderwijskundig advies en ondersteuning, en het aanbieden van sport & cultuur activiteiten. De directie ESA bestaat uit de afdelingen Education Service Centre, Academic Services, Extension School en X. De directie telt circa 250 medewerkers. De directie ESA staat binnen de TU Delft bekend om de hoge kwaliteit van haar dienstverlening en kent een proactieve en oplossingsgerichte cultuur.

Het Education Service Centre (ESC) zorgt voor de onderwijs- en studentenadministratie, waaronder toelating, inschrijving, cijferregistratie en studievoortgang voor alle (internationale) studenten en promovendi van de TU Delft. Daarnaast ondersteunt het ESC de onderwijslogistiek van de TU Delft, zoals digitaal toetsen, het aanmelden en roosteren van onderwijsprogramma’s en de onderwijshuisvesting. Binnen het ESC werken circa 100 medewerkers, verdeeld over de teams Contact Centre, Student Administration, Study Programme Administration en Education Logistics.

De afdeling Student Administration bestaat uit de teams Admission & Mobility, Enrolment & Finance en Services. De Student Administration zorgt voor toelating en inschrijving van zowel online- als campusstudenten en promovendi, en alles wat daarbij komt kijken op het gebied van beurzen, collegegelden, mobiliteit, visa en huisvesting.

Voor het team Enrolment & Finance zijn we op zoek naar een Procesmanager die zich richt op het brede scala van de processen rondom inschrijvingen inclusief collegegelden en beurzen.

https://www.tudelft.nl/over-tu-delft/bestuur-en-organisatie/universiteitsdienst/