De dienst Education and Student Affairs (ESA) is het centrale servicepunt voor docenten en (aankomende) studenten van de Technische Universiteit Eindhoven en levert een scala aan diensten op het gebied van onderwijskundige ondersteuning, onderwijslogistiek, studievaardigheden, loopbaanbegeleiding, gebruik van ICT-middelen in het onderwijs, professionele vaardigheden en taalonderwijs. Daarnaast ondersteunt ESA het College van Bestuur, de Deans van het Bachelor College en de Graduate School, alsmede de faculteiten op de terreinen van onderwijsbeleid, wet en -regelgeving, kwaliteitszorg, opleidings- en instellingsaccreditatie, onderwijsvernieuwing en internationalisering.

Binnen de TU/e loopt een ontwikkeltraject om een kwaliteitsslag te maken tot een toekomstbestendige onderwijsondersteuning. De TU/e heeft de reorganisatie Toekomstgerichte Onderwijsorganisatie en Onderwijsondersteuning (TOO) ingezet met als doel de onderwijsondersteuning zodanig in te richten dat knelpunten zijn opgelost en processen efficiënt zijn ingericht ('operational excellence') en de onderlinge samenwerking soepel verloopt, zodat docenten en studenten goed worden geholpen ('customer intimacy').

In de nieuwe organisatie is alle onderwijsondersteuning ondergebracht in de dienst Education and Student Affairs (ESA) met daarbinnen het Center for Student Administration waar alle administratieve processen voor het onderwijs van de TU/e worden uitgevoerd.

Het Center for Student Administration (CSA) is zodanig ingericht dat een groot deel van de medewerkers hun werkzaamheden uitvoeren op de faculteiten, dicht bij docenten en studenten. Binnen het CSA is een viertal teams werkzaam:

1. in-, door- en uitstroom
2. onderwijsplanning
3. international office
4. studievoortgang

Functieomschrijving Medewerker administratieve processen en systemen 3

De TU/e zoekt een rechterhand voor de keteneigenaar en de teamleider Studievoortgang, welke zelfstandig aan de slag gaat met het verbeteren van administratieve processen en/of de ondersteuning van de invoering van nieuwe ICT-systemen. Je bent een belangrijke schakel tussen beleid en uitvoering, waarbij je begrijpt wat er op de werkvloer nodig is en dat vertaalt in duidelijke processen of functionele eisen van systemen. Denk hierbij aan opdrachten als:

het digitaliseren van de workflow rondom afstudeerverslagen (het inleveren, controleren en archiveren) zodanig dat dit veilig en gecontroleerd gebeurt;

het opstellen van functionele eisen voor een ondersteunend ICT-systeem voor de secretarissen examencommissie zodanig dat Functioneel Beheer hiervoor een geschikt systeem kan uitzoeken;

het uitwerken van een proces voor het administreren van bidiplomering met alle stakeholders en rekening houdend met de mogelijkheden van het studenteninformatiesysteem OSIRIS;

het implementeren van fraudebeleid in de diverse administratieve processen;

het adviseren over, en uitwerken van, procedures en richtlijnen voor examencommissies ten aanzien van hun handelen in relatie tot de AVG;

het evalueren en optimaliseren van het proces rond het Bindend Studieadvies;

het beheren, evalueren en optimaliseren van het proces rond het beoordelen van de keuzeruimte van het examenprogramma middels de PlanApp;

het inventariseren en analyseren van diverse casussen binnen het domein van cijferverwerking, examinering en diplomering waarvoor de administratieve systemen en onderwijsreglementen nog niet goed zijn ingericht alsmede het proactief aandragen van verbeteringen.

Taken

Als medewerker administratieve processen en systemen vervul je de volgende taken:

Inventariseren en analyseren van vanuit de organisatie en gebruikers geformuleerde wensen en eisen met betrekking tot administratieve processen, systemen, werkwijzen en procedures.

Uitvoeren van analyses en aangeven van mogelijkheden tot optimalisatie van processen, systemen, werkwijzen en procedures.

Opstellen van randvoorwaarden bij het ontwerpen en invoeren van processen, systemen, werkwijzen en procedures.

Ontwerpen en beschrijven van nieuwe en/of verbeterde administratieve processen, werkwijzen en procedures.

Adviseren over, opzetten, inrichten en onderhouden van handboeken en documentatie met betrekking tot de administratieve informatievoorziening.

Analyseren van de informatiebehoefte.

Analyseren en interpreteren van gegevens en informatie.

Opstellen van rapportages met stuurinformatie.

Controleren en evalueren van testresultaten.

Signaleren van onvolkomenheden bij nieuwe administratieve processen en procedures en doen van voorstellen tot wijziging van de functionaliteit.

Verkennen en afstemmen van mogelijkheden en randvoorwaarden voor optimalisatie in overleg met intern belanghebbenden, waaronder management en IT-specialisten en doen van voorstellen tot verbetering.

Bijdragen aan project gerelateerde werkzaamheden, waaronder communicatie en afstemming.

Formuleren van projectdoelstellingen en opzetten van een projectstructuur en -planning.

Aansturen en coördineren van de projectuitvoering.

Wij vragen:

tenminste een afgeronde HBO-opleiding, voorkeur richting (Technische) Bedrijfskunde;

ervaring met projectmethodieken (Prince2 ervaring is een pre);

ervaring met het vertalen van complexe informatiestromen naar heldere procesdiagrammen;

het kunnen opstellen van functionele eisen voor ICT-systemen op basis van eigen werkervaring en input van collega's;

affiniteit met data-analyse en/of managementinformatie;

aantoonbare werkervaring in het Hoger Onderwijs;

ervaring met het werken met administratieve systemen, bij voorkeur ervaring met het studenteninformatiesysteem OSIRIS;

uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden in de Nederlandse en Engelse taal;

competentie in het goed kunnen luisteren en filteren van essentiële informatie;

vaardigheid in het snel en adequaat kunnen vastleggen van afspraken en besluiten;

accuraatheid en zorgvuldigheid.

Wij bieden:

een salaris, afhankelijk van opleiding en ervaring, van minimaal € 2.835,00 en maximaal € 3.895,00 bruto per maand (schaal 9 CAO Nederlandse Universiteiten) bij een fulltime aanstelling;

een tijdelijke aanstelling voor de periode van één jaar met de intentie om bij goed functioneren en gelijkblijvende omstandigheden het dienstverband aan te houden voor in ieder geval eind 2020;

een prettige, stimulerende en uitdagende werkomgeving.

Afhankelijk van CV en werkervaring behoort een aanstelling via EUFLEX (detacheringsbureau van de TU/e) tot de mogelijkheden.