Bestuurssecretaris

Quote
“Thuis voelen in een omgeving waarin gewerkt wordt met hoge complexiteit en waar jij structuur weet te bieden.”

Als Bestuurssecretaris bij de Universiteit Twente ben jij de verbindende schakel in de internationale omgeving van de faculteit Behavioural, Management and Social Sciences (BMS). Je ondersteunt in jouw rol het faculteitsbestuur en met name de decaan en directeur bedrijfsvoering met het voorbereiden van vergaderingen. Vooral het inrichten van efficiënte en passende besluit- en beleidsvormingsprocessen evenals de voortgangsbewaking hiervan is een belangrijk onderdeel van je werk. Je bent iemand die van nature processen inricht, optimaliseert en bewaakt, zodat de juiste mensen op het juiste moment aan de juiste dingen kunnen werken.

Jij bent betrokken bij het proces van beleid en besluitvorming van het bestuur van de faculteit BMS en hebt daarnaast coördinerende en adviserende taken. Zo heb je veelvuldig contact met collega’s binnen de faculteit als andere faculteiten, maar ook binnen de UT in brede zin. Jij zorgt ervoor dat de juiste prioriteit aan wordt gebracht in te behandelen onderwerpen. Met jouw goede voorbereidingen, contacten, prioritering en communicatie zorg jij ervoor dat het faculteitsbestuur goed in staat is om de juiste besluiten te nemen of invloed uit te oefenen. Het faculteitsbestuur van BMS kijkt er naar uit om haar besluit- en beleidsvormingsprocessen beter te stroomlijnen met een goede borging en voortgangsbewaking. Jij hebt hier een belangrijke kartrekkersrol in en kan waar nodig het bestuur aanspreken om zo het proces te effectueren. De rol van bestuurssecretaris binnen BMS is nieuw en we nodigen je uit om samen te ervaren hoe deze rol verder vorm krijgt middels open gesprekken, feedback en evaluatie.

Als Bestuurssecretaris ben je concreet bezig met:

• Het verbeteren en begeleiden van besluitvormingsprocessen door overzicht te geven, het proces van besluiten te realiseren, procedures te begeleiden en ervoor te zorgen dat gemaakte afspraken na worden gekomen en worden vastgelegd
• Beïnvloeden van beleidsvorming door vooraf te bespreken wie, welke informatie nodig heeft en hierin tijdig te voorzien, zodat de juiste personen betrokken zijn en door hun inbreng de kwaliteit hoog is.
• Organisatorisch en inhoudelijk voorbereiden en vastleggen van de vergaderingen van het faculteitsbestuur
• Effectief communiceren binnen de faculteit en Universiteit breed
• Ondersteunen van decaan en directeur bedrijfsvoering in samenwerking met collega’s van het secretariaatCoördineren van facultaire vergaderingen
• Functioneren als vraagbaak en aanspreekpunt voor de bestuursleden, departementsvoorzitters managers van diensten, etc.