Medewerker Secretariaat Sociale Geografie en Planologie (0,8-1,0 fte)

Als jij onze nieuwe collega wordt, kom je te werken op het secretariaat van het departement Sociale Geografie en Planologie (SGPL) binnen de faculteit Geowetenschappen. Ons departement heeft vijf verschillende onderzoeksecties waarin zeer uiteenlopend onderzoek wordt gedaan naar maatschappelijke thema’s, zoals migratie, mobiliteit en duurzaamheid. Daarnaast verzorgen we een groot bachelorprogramma Sociale Geografie en Planologie, en 5 (Engelstalige) masterprogramma's. Jouw focus ligt op de praktische ondersteuning van ons gehele onderwijsprogramma, waarbij je samenwerkt met een grote en cultureel diverse groep docenten/wetenschappers en andere collega's. Daarnaast werk je nauw samen met drie andere collega’s van het secretariaat en dragen jullie samen verantwoordelijkheid voor de ondersteuning van het departementsbestuur, de coördinatoren onderwijs en de departementsmanager. Je bent het eerste aanspreekpunt voor vragen van medewerkers en gasten binnen de afdeling. Door deze centrale functie weet je precies wat er allemaal speelt binnen het departement en brengt elke dag weer nieuwe uitdagingen.

Daarnaast zijn er een aantal vaste taken, zoals:

• algemene secretariaatswerkzaamheden. Denk hierbij aan het opstellen van correspondentie, het plaatsen van bestellingen van bijvoorbeeld kantoorartikelen en het bestellen van catering, notuleren, organiseren van kleine evenementen, het plannen van reizen en het bijhouden van de algemene mailbox.
• het ondersteunen van de onderwijsdirecteur en de onderwijscoördinatoren naast de algemene werkzaamheden. Daarnaast ondersteun je de voorzitters van de opleidingscommissies bachelor en master (OCB en OCM); bereid je vergaderingen voor, notuleer je en werk je in concept de uitkomsten van de vergadering uit.
• financiële taken zoals het controleren van declaraties en inkoopfacturen, het bijhouden van (project) administraties, en het bewaken van de voortgang en het budget.
• gasten en (nieuwe) medewerkers ontvangen en wegwijs maken binnen het departement, informatie verstrekken over de facultaire en universitaire regels, procedures en richtlijnen.
• ondersteuning bieden bij de administratieve afhandeling van hr-procedures, coördineren van de indiensttreding van studentassistenten en het verzorgen van aanvragen voor gasten.

We verwachten een betrokken houding, bevlogenheid voor het secretariële werk en een leergierige instelling. Je vindt het belangrijk dat de ondersteuning ook tijdens de afwezigheid van jou of je collega’s goed geborgd is. Verder voldoe je aan het volgende profiel:

• Je bent een enthousiaste, proactieve collega die in hectische omstandigheden het hoofd koel houdt.
• Je beschikt over minimaal hbo-werk- en denkniveau; blijkende uit je opleiding en/of uit enige jaren ervaring in een soortgelijke functie.
• Gezien het internationale karakter van ons departement is niet alleen je Nederlands maar ook je Engels goed in woord en geschrift.
• Je beschikt over aantoonbare bedrevenheid in het werken met diverse Office-programma’s;
• Je bent makkelijk in de omgang en je bent communicatief sterk.
• Je hebt gevoel voor service en voor bestuurlijke verhoudingen en je weet om te gaan met vertrouwelijke informatie.
• Je bent een teamspeler die daarnaast ook prima in staat is om zelfstandig te werken en het eigen werk te plannen en te organiseren.
• Je hebt affiniteit met de universitaire omgeving.

       Wij bieden:

• een positie (0,8-1,0 fte) voor 1 jaar met - bij goed functioneren - uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd;
• een salaris van minimaal € 2.693,- en maximaal € 3.636,- (schaal 7 van de cao Nederlandse Universiteiten) bruto per maand, bij een fulltime dienstverband;
• 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%;
• een pensioenregeling, gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en flexibele arbeidsvoorwaarden op basis van de cao Nederlandse Universiteiten.

 Naast de arbeidsvoorwaarden die zijn vastgelegd in de cao Nederlandse Universiteiten kent de Universiteit Utrecht een aantal eigen regelingen. Zo zijn er afspraken over professionele ontwikkeling, verlofregelingen, regelingen op het gebied van sport en cultuur en krijg je korting op software en andere IT-producten. Ook geven we je de ruimte om je arbeidsvoorwaarden uit te breiden via het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden. Zo stimuleren we je graag om te blijven groeien.

Kijk voor meer informatie op werken bij de Universiteit Utrecht.

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Pathways to Sustainability. Sharing science, shaping tomorrow.

De faculteit Geowetenschappen van de Universiteit Utrecht onderzoekt de aarde: van de aardkern tot en met het aardoppervlak tot en met het menselijk (ruimte)gebruik op de aarde. Altijd met een focus op duurzaamheid en innovatie. Met 3.400 studenten (BSc en MSc) en 720 medewerkers is de faculteit een sterke en uitdagende organisatie. De faculteit Geowetenschappen is georganiseerd in vier departementen: Aardwetenschappen, Sociale Geografie & Planologie, Fysische Geografie en het departement Sustainable Development.

Het departement Sociale Geografie en Planologie (SGPL) bestaat uit breed georiënteerde, interdisciplinair bekwame en maatschappelijk betrokken wetenschappers, die de sociale consequenties van ruimtelijke processen, ontwikkelingen en ongelijkheden bestuderen. Het doen van hoogwaardig wetenschappelijk en sociaal relevant onderzoek en het geven van inspirerend en bevlogen onderwijs zijn onze centrale ambities.

Het departement Sociale Geografie en Planologie richt zich binnen haar onderzoeksprogramma ‘Urban Futures: Transitions Towards Economic and Social Sustainability for Cities’ o.a. op de economische langetermijnontwikkeling van steden, de oorzaken van en de wijze waarop omgegaan kan worden met sociale ongelijkheid, de effecten van migratiestromen op de landen van herkomst en de samenlevingen waarin men arriveert, de effecten van mobiliteit op het welbevinden en de wijze waarop de transitie naar een duurzame stad en infrastructuur bereikt kan worden. Het onderzoeksprogramma is de basis voor de tweejarige onderzoeksmaster Human Geography en Geographical Information Management and Applications (GIMA) en de eenjarige professionele masters Spatial Planning, Urban and Economic Geography en International Development Studies. Daarnaast verzorgt het een groot en hooggewaardeerd bachelorprogramma Sociale Geografie en Planologie. Uniek voor het departement zijn een leerstoelgroep, die zich richt op de ontwikkeling van het onderwijs in de geografie, Geography & Education.

Als Universiteit Utrecht willen we een thuis zijn voor iedereen. We waarderen medewerkers met diverse achtergronden, perspectieven en identiteiten, onder andere op het gebied van culturele, religieuze of etnische achtergrond, gender, seksuele oriëntatie, functiebeperking of leeftijd. We streven naar een veilige en inclusieve omgeving waarin iedereen kan floreren en waaraan iedereen kan bijdragen.

Heb je interesse om te solliciteren? Stuur je motivatiebrief en cv toe via de sollicitatieknop.