Management/Office Assistant

Ben jij de collega, die met kunde en ervaring, betrokkenheid en initiatief een plek vindt in ons administratieve team? Vind jij het leuk om naast je administratieve taken bezig te zijn met financiën? Hou jij van een veelzijdige baan waarin je simpel gezegd onmisbaar bent? Dan is deze functie binnen de sectie Economie wat voor jou!

De Sectie Economie bestaat uit de volgende leerstoelgroepen: Agrarische Economie en Plattelandsbeleid (AEP), Milieu-Economie en Natuurlijke Hulpbronnen (ENR), Urban Economics (UEC), Ontwikkelingseconomie (DEC) en Economische en Milieugeschiedenis (RHI). De 5 groepen zijn dynamisch en bestaan uit vaste en tijdelijke stafleden en een groeiend aantal Nederlandse en buitenlandse promovendi en studenten.

Ons team, bestaande uit 4 secretaresses en 4 financieel beheerders, is de link tussen medewerkers van de sectie Economie en de verschillende staf-afdelingen binnen onze universiteit.
Jij past binnen ons team wanneer je vriendelijk, proactief en servicegericht bent en je financieel inzicht en ervaring hebt met alle voorkomende secretariaatswerkzaamheden. Je vervult graag een actieve rol bij secretariële, administratieve, financiële en organisatorische taken. Daarnaast weet je ook eigen ervaring en kennis in te brengen.

De belangrijkste werkzaamheden zijn:

• bewaken van projecten, zoals PhD projecten, in samenwerking met de stafafdelingen (HR, Liaison Office, Project Control);
• ondersteuning financiële administratie (oa. o.a. facturering, (reis)declaraties, veldwerkafrekeningen en interne doorberekeningen;
• HR zaken (oa. aanstellen gastmedewerkers en student-assistenten);
• financiële en logistieke organisatie van workshops/congressen;
• administratieve begeleiding van promotie trajecten (o.a. boeken van promotiedata);
• reizen boeken;
• studentenadministratie (Osiris);
• notuleren van vergaderingen, zowel in het Engels als in het Nederlands.

• MBO+/HBO werk-en denkniveau;
• wij werken met o.a. de volgende programma’s: MS Office, Osiris, ProQme, MobileXpense, Pure en Hora Finita. Kennis daarvan is uiteraard een pre maar anders gaan wij het je leren. Het zou dus fijn zijn als je nieuwe softwaresystemen snel oppakt;
• goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in het Nederlands en het Engels;
• affiniteit en ervaring met financieel beheer is een must;
• een dienstverlenende instelling;
• organisatievermogen en flexibiliteit;
• het vermogen om zelfstandig invulling te geven aan de werkzaamheden en daarbij in teamverband te werken.

Voor deze functie is beheersing van de Engelse taal noodzakelijk. Het gewenste taalniveau is minimaal B1. Meer informatie over dit niveau is te vinden in het document Taalniveau.

Wij bieden je een interessante, veelzijdige baan in een internationale werkomgeving op een gezellig en betrokken secretariaat. En als het gaat om arbeidsvoorwaarden zit je zeker goed bij Wageningen University & Research. Een aantal highlights uit onze CAO zijn bijvoorbeeld:

• sabbatical leave, studieverlof en betaald ouderschapverlof;
• werktijden die in overleg kunnen worden vastgesteld, zodat een optimale balans tussen werk en privé mogelijk is;
• de mogelijkheid om door meer te werken, maximaal 40 uur per week, extra vakantie uren op te bouwen;
• er is veel aandacht voor vitaliteit en je kan, tegen een geringe vergoeding, gebruik maken van de op de campus aanwezige sportfaciliteiten;
• een structurele eindejaarsuitkering van 8,3%;
• uitstekende pensioenregeling via ABP.

Bij deze uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden hoort natuurlijk ook een passend salaris. Wij bieden afhankelijk van je ervaring, een marktconform salaris van maximaal € 3.636,- bij een volledige werkweek van 38 uur conform CAO Nederlandse Universiteiten (schaal 7). Het betreft een vacature voor 32 uur per week met mogelijke uitloop naar 38 uur.

Bij ons is het mogelijk om hybride te werken, tijdens je inwerkperiode werk je met name op ons kantoor, de Leeuwenborch in Wageningen.

De missie van Wageningen University & Research is ‘To explore the potential of nature to improve the quality of life’. Binnen Wageningen University & Research bundelen Wageningen University en gespecialiseerde onderzoeksinstituten van Stichting Wageningen Research hun krachten om bij te dragen aan de oplossing van belangrijke vragen in het domein van gezonde voeding en leefomgeving. Met ongeveer 30 vestigingen, 7.600 medewerkers (6.700 fte) en 13.100 studenten en ruim 150.000 Leven Lang Leren-deelnemers behoort Wageningen University & Research wereldwijd tot de aansprekende kennisinstellingen binnen haar domein. De integrale benadering van de vraagstukken en de samenwerking tussen verschillende disciplines vormen het hart van de unieke Wageningen aanpak.

Deze punten geven onze medewerkers aan als goede redenen om te komen werken bij WUR: lees de 6 redenen om te komen werken bij WUR

Wij werven zelf voor deze vacature. Acquisitie wordt niet op prijs gesteld, maar delen in je netwerk wel.

Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Karen van der Heide via email: karen.vanderheide@wur.nl.

Voor meer informatie over de procedure kun je contact opnemen met Jouke van Oostenbrugge, corporate recruiter, via e-mail: recruitment.ssg@wur.nl

Wil je solliciteren?
Dat kan direct via de sollicitatie button bij de vacature op onze website, zodat wij persoonlijke gegevens kunnen verwerken met jouw toestemming.
De vacature staat open tot en met 21 april 2024. Mochten er tussentijds geschikte sollicitaties binnenkomen proberen wij alvast een eerste gesprek in te plannen.

Gelijke kansen
Wageningen University & Research (WUR) heeft een groot aantal mensen in dienst met zeer verschillende achtergronden en kwaliteiten, die elkaar inspireren en motiveren. Wij willen dat elk talent zich bij ons thuis voelt en dezelfde carrièrekansen aangeboden krijgt. Wij verwelkomen daarom speciaal sollicitaties van mensen die ondervertegenwoordigd zijn binnen WUR. Voor meer informatie hierover ga naar onze inclusiviteits pagina.

Een mooi voorbeeld hoe WUR omgaat met inclusiviteit is te lezen op de pagina werken bij WUR met een functiebeperking.