Managementassistent Universiteitsbibliotheek

Weet jij je werk goed te organiseren en er, samen met je ervaren collega-managementassistent, voor te zorgen dat alles goed is geregeld? Als managementassistent weet jij de klus te klaren en verzorg je met plezier de secretariële en organisatorische ondersteuning van de universiteitsbibliotheek. Je hebt een dienstverlenende instelling, helpt graag waar nodig en we nemen taken van elkaar over bij afwezigheid.

Wat ga je doen?
Je taken bestaan uit het volgende:

• Je plant afspraken en vergaderingen voor leden van het managementteam (bestaande uit 8 afdelingshoofden en 2 directieleden) en het beheren van de agenda van de adjunct-directeur. Daarbij denk je proactief mee en zorg je voor evenwicht in de agenda's.
• Je notuleert vergaderingen en zorgt voor goed leesbare verslagen.
• Je biedt ondersteuning bij werving- en selectieprocedures en voorbereiding voor de start van nieuwe collega’s.
• Je organiseert evenementen en bijeenkomsten; o.a. door het klaarmaken van de ruimtes, gereed zetten van presentaties, regelen van catering en de gastvrije ontvangst van bezoekers.
• Je bewaakt de kwaliteit en voortgang in processen en procedures binnen het secretariaat, je lost eventuele problemen op en voert verbeteringen door.

Bij de bibliotheek werken zo’n 150 mensen in 8 afdelingen aan onze missie om kennisdeling te bevorderen en te innoveren. Dat doen we op vele manieren. Bijvoorbeeld door informatie open beschikbaar te maken, evenementen te organiseren waar kennis gedeeld wordt en studenten en onderzoekers te trainen. Daarnaast hebben we uiteraard ook vele studieplekken en boeken. Deze vind je op onze twee vestigingen; een in de binnenstad en een op het USP, waar het secretariaat gevestigd is.

Je deinst niet terug voor onverwachte gebeurtenissen, werkt integer en hebt een gastvrije instelling. Verder beschik je over meerdere van de volgende kwaliteiten:

• Je hebt mbo+-/hbo-werkniveau en ervaring in een soortgelijke functie.
• Je hebt een uitstekende beheersing van MS Office, je maakt je nieuwe systemen snel eigen.
• Je communiceert duidelijk en beheerst de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.
• Je kunt binnen de verschillende werkzaamheden en hectiek van de dag snel prioriteiten stellen.
• Je denkt in oplossingen en mogelijkheden.

Wat het team en werksfeer betreft is het leuk om te weten: we zijn binnen de bibliotheek geneigd de omvang van onze collectie uit te drukken in strekkende (kilo)meters. Jaardoelen vertalen we naar een bingo-kaart voor extra motivatie. De muren van het gebouw op het USP zijn zwart, nogal een uniek kenmerk. En er het afgelopen jaar een eerste editie van wie-is-de-mol voor de bibliotheekcollega’s is georganiseerd.

Wij bieden:

• een functie voor 12 maanden met uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd;
• een werkweek van 32 tot 40 uur met een bruto maandsalaris van minimaal € 3.072,- tot maximaal € 4.103,- bij een fulltime dienstverband (schaal 8 van de cao Nederlandse Universiteiten);
• 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%;
• een pensioenregeling, gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en flexibele arbeidsvoorwaarden op basis van de cao Nederlandse Universiteiten;
• een fijne werkplek op het USP, thuiswerken is af en toe mogelijk in overleg afhankelijk van de bezetting van het secretariaat.

Naast de arbeidsvoorwaarden die zijn vastgelegd in de cao Nederlandse Universiteiten kent de Universiteit Utrecht een aantal eigen regelingen. Zo zijn er afspraken over professionele ontwikkeling, verlofregelingen, regelingen op het gebied van sport en cultuur en krijg je korting op software en andere IT-producten. Ook geven we je de ruimte om je arbeidsvoorwaarden uit te breiden via het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden. Zo stimuleren we je graag om te blijven groeien. Kijk voor meer informatie op werken bij de Universiteit Utrecht.

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Pathways to Sustainability. Sharing science, shaping tomorrow.

De Universiteitsbibliotheek Utrecht is een betrouwbare partner voor onderzoekers, docenten en studenten op het terrein van wetenschappelijke informatievoorziening. Wij zetten onze deskundigheid in om de wetenschappelijke communicatiecyclus voortdurend te verbeteren. Wij inspireren tot ontmoeting en kennisuitwisseling. Onze dienstverlening organiseren wij in nauwe samenwerking met andere partijen binnen en buiten de Universiteit Utrecht, waarbij wij de grenzen tussen disciplines overstijgen.