Management/Office-assistent (0,8-0,9 fte)

Ben jij een bevlogen managementassistent die energie krijgt van plannen en organiseren? Weet jij als geen ander hoe je in complexe situaties het overzicht behoudt? Ben jij een betrouwbare partner en wil je betrokken zijn bij de ondersteuning van wetenschappelijk personeel? Reageer dan op deze vacature!

Voor de vakgroep Staatsrecht, Bestuursrecht en Bestuurskunde (SBB) van de Faculteit Rechtsgeleerdheid zijn we op zoek naar een proactieve en leergierige managementassistent die kritisch kan denken, het leuk vindt om een sparringpartner en spin in het web te zijn en in staat is om zelfstandig én samen te werken in een complexe omgeving. Een organisatorisch talent dat een steentje wil bijdragen aan de organisatie van onderzoek en onderwijs.

Waarom is deze functie zo interessant?

1. Je bent de spil in het team. De functie van managementassistent is een uitdagende rol waarin je je organisatorische vaardigheden kunt benutten en verder ontwikkelen. Als onmisbare schakel in het team zorg je ervoor dat alles op rolletjes loopt. In een complexe omgeving is het behouden van overzicht cruciaal, en in deze rol breng je efficiëntie en structuur in het dagelijkse werkproces.
2. Je bent betrokken bij betekenisvol werk. In deze rol ben je een betrouwbare partner voor de vakgroep door ondersteuning te bieden bij de administratie en organisatie van onderzoek en onderwijs en een belangrijke bijdrage te leveren aan de bedrijfsvoering.

Als managementassistent vervul je een belangrijke rol met onder meer de volgende taken

- Je voert algemene secretariële en administratieve taken uit zoals het organiseren van vergaderingen, bijeenkomsten en wetenschappelijke symposia, het bijhouden van (financiële) administraties en je ondersteunt de medewerkers van de vakgroep bij hun taken.
- Je draagt bij aan het ordentelijke verloop van het onderwijs door een bijdrage te leveren aan de digitale leeromgeving, aan de (tentamen)planning en de inschrijvingen en roostering.
- Je beheert agenda’s, plant en coördineert afspraken en vergaderingen.
- Je draagt zorg voor goed beheer van documenten, rapporten, correspondentie en publicaties en beheert vertrouwelijke informatie en digitale dossiers.
- Je bent proactief in het oplossen van onverwachte situaties en uitdagingen voor een soepele gang van zaken.

Organisatie
Bij de Rijksuniversiteit Groningen zorgen we ervoor dat iedereen het beste uit zichzelf kan halen. We zijn een grote universiteit waar niet alleen gepassioneerde onderzoekers en docenten werken, maar waar juist ook ondersteunend personeel een waardevolle bijdrage levert. Onze universiteit is actief betrokken bij de samenleving en we vinden het belangrijk om goed voor onze omgeving te zorgen. Talent, ambitie en prestatie van de 34.000 studenten en 6.500 medewerkers worden zoveel mogelijk gestimuleerd.

De Groningse juridische faculteit is een (inter)nationaal georiënteerde organisatie die een modern én klassiek profiel heeft. Hoewel zij een vier eeuwen lange traditie heeft, blijft zij haar onderwijs vernieuwen om breed georiënteerde juristen op te leiden. De faculteit heeft een brede Nederlandstalige bachelor, een Engelstalige bachelor en verschillende (inter)nationale masters. Het onderzoek is voor een groot deel rechtsgebied-overstijgend en multidisciplinair van aard. Met 5.000 studenten en 500 medewerkers is het een middelgrote faculteit van de RUG.

Je bent als managementassistent werkzaam bij de vakgroep Staatsrecht, Bestuursrecht en Bestuurskunde (SBB). Bij deze gezellige en hechte vakgroep werken ruim 40 medewerkers met veel plezier aan onderwijs en onderzoek op het terrein van het staatsrecht, bestuursrecht, bestuurskunde en de rechtssociologie. Zij zijn werkzaam als promovendus, docent, onderzoeker of hoogleraar en geven onderwijs en verrichten onderzoek. Meer informatie over de vakgroep is hier te vinden: https://www.rug.nl/rechten/organisatie/vakgroepen/sbb/
SBB spant zich enthousiast in om met onderwijs en onderzoek een bijdrage te leveren aan maatschappelijke vraagstukken die spelen binnen dit veelzijdige rechtsgebied.

Voor deze afwisselende rol zoeken we een enthousiaste collega die het volgende in huis heeft

- Minimaal mbo-niveau 4, een opleiding in de richting van managementassistent/secretaresse is een pre.
- Secretariële en/of ervaring met (financiële) administratieve taken is een pre.
- Kennis en ervaring met MS Office, Afas, Brightspace en Google Apps is gewenst, maar in elk geval is digitale vaardigheid een pre.
- Je hebt een goede beheersing van het Engels en Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk.
- Je bent accuraat, daadkrachtig, dienstverlenend en kunt snel schakelen in de hectiek van de dag.
- Je bent klantbetrokken, in staat nieuwe kennis en informatie op te nemen en toe te passen en kunt zowel zelfstandig als in teamverband werken.

We bieden in overeenstemming met de cao Nederlandse Universiteiten (https://www.universiteitenvannederland.nl/cao-nederlandse-universiteiten):

- Een salaris afhankelijk van kennis en relevante werkervaring van minimaal € 2.872 tot maximaal € 3.454 (schaal 6) bruto per maand bij volledige werktijd.
- 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering over het jaarlijks bruto inkomen.
- 232 verlofuren op basis van een 38-urige werkweek (fulltime). Door de keuze werkweek kun je ervoor kiezen om meer (of minder) te werken en daardoor meer (of minder) verlofuren op te bouwen.
- Een tijdelijk dienstverband voor de duur van 1 jaar dat bij goed functioneren wordt omgezet naar een dienstverband voor onbepaalde tijd.
- Aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden (https://www.rug.nl/about-ug/work-with-us/new-staff/conditions-of-employment) zoals het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden en een goede pensioenregeling.

Ingangsdatum: zo spoedig mogelijk

Je kunt solliciteren door je sollicitatiebrief voorzien van curriculum vitae aan de hand van het sollicitatieformulier op te sturen. We ontvangen je sollicitatie graag uiterlijk 23 februari 2025.

De gesprekken vinden plaats in week 10.

De Rijksuniversiteit Groningen vindt sociale veiligheid belangrijk. We streven ernaar een universiteit te zijn waar medewerkers en studenten zich gerespecteerd en thuis voelen, ongeacht verschillen in achtergronden, ervaringen, perspectieven en identiteit. Voor meer informatie zie ook onze pagina over ons diversiteitsbeleid: https://www.rug.nl/about-ug/policy-and-strategy/diversity-and-inclusion

Onze selectieprocedure volgt de richtlijnen van de sollicitatiecode NVP: https://www.nvp-hrnetwerk.nl/nl/sollicitatiecode

Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.