Management/Office-assistent SCOOP Sociologie (0,6 fte)

Ben jij een bevlogen management/office-assistent die energie krijgt van plannen en organiseren? Weet jij als geen ander hoe je het overzicht behoudt over je taken en deadlines? Ben jij een betrouwbare partner voor het management en wil je belangrijk zijn voor de ondersteuning van wetenschappelijk personeel? Ga aan de slag als management/office-assistent bij de afdeling Sociologie (Faculteit GMW) voor het door NWO gefinancierde Zwaartekracht onderzoeksprogramma SCOOP (https://www.scoop-program.org/). In SCOOP werken verschillende universiteiten samen. Het ‘office’ van dit programma is gehuisvest bij Sociologie in Groningen.

We zijn op zoek naar een proactieve en leergierige management/office-assistent die kritisch kan denken, het leuk vindt om spin in het web te zijn en in staat is om zelfstandig én samen te werken in een complexe omgeving. Een organisatorisch talent die een steentje wil bijdragen aan de organisatie van onderzoek en onderwijs bij een top 100 universiteit.

Waarom zou jij deze functie willen vervullen?

1. Spil in het team: de functie van management/office-assistent is een uitdagende rol waarin je je organisatorische vaardigheden kunt benutten en verder ontwikkelen. Als onmisbare schakel in een internationaal team van wetenschappers en ondersteuners zorg je ervoor dat alles op rolletjes loopt.
2. Betrokkenheid bij betekenisvol werk: in deze rol ben je een betrouwbare partner voor de SCOOP projectleider en bestuurssecretaris en de onderzoekers in het programma door ondersteuning te bieden bij de administratie en organisatorische van het SCOOP programma.

Als management/office-assistent vervul je een belangrijke rol met de volgende taken

- Je voert algemene secretariële en administratieve taken uit zoals agendabeheer, correspondentie, het notuleren van vergaderingen, organiseren van bijeenkomsten en (dienst)reizen, het afhandelen van declaraties en het ontvangen van binnen- en buitenlandse gasten.
- Je beheert agenda’s, plant en coördineert afspraken, bijeenkomsten en vergaderingen.
- Je archiveert publicaties en correspondentie en beheert vertrouwelijke informatie en digitale dossiers.
- Je ondersteunt de organisatie van een jaarlijkse internationale conferentie (incl. regelen reizen van buitenlandse deelnemers).
- Je bent proactief in het oplossen van onverwachte situaties en uitdagingen ten behoeve van een soepele gang van zaken.
- Wanneer nodig, vervang je collega’s op het secretariaat Sociologie.

Hier kom je te werken
Bij de Rijksuniversiteit Groningen zorgen we ervoor dat iedereen het beste uit zichzelf kan halen. We zijn een grote universiteit waar niet alleen gepassioneerde onderzoekers en docenten werken, maar waar ook juist ondersteunend personeel een waardevolle bijdrage levert. Onze universiteit is actief betrokken bij de samenleving en we vinden het belangrijk om goed voor onze omgeving te zorgen. Talent, ambitie en prestatie van de 34.000 studenten en 6.500 medewerkers worden zoveel mogelijk gestimuleerd.

De Faculteit Gedrags-en Maatschappijwetenschappen is sterk in onderzoek en onderwijs op het gebied van gedrag, denken, leren en samenleven van mensen. We werken aan sociale vraagstukken en problemen die mensen ervaren in het dagelijks leven. Centraal staat de individuele en maatschappelijke veerkracht en de vraag hoe we deze kunnen vergroten. We richten ons hierbij op de onderwerpen migratie, milieu en klimaat, gezondheid, opvoeding en onderwijs, bescherming van kwetsbare minderheden en duurzame samenwerkingsverbanden. Bij de Faculteit GMW werken ruim 650 medewerkers.

Op het secretariaat van Sociologie werken drie andere collega’s. Eén daarvan ondersteunt het vervolgprogramma van SCOOP: SOCION. Je werkt nauw samen met deze collega.

Afdeling SAS
Bij de Faculteit GMW werk je als management/office-assistent op de afdeling Secretarieel Administratieve Serviceverlening (SAS). Dit is een gezamenlijke afdeling met één afdelingshoofd. Hoewel jij zelfstandig werkt in het optimaal ondersteunen van de wetenschappelijke staf binnen SCOOP en hen ontlast bij administratieve en organisatorische werkzaamheden, heb je een team van management/office-assistenten naast je om elkaar te ondersteunen.

Je zult regelmatig deelnemen aan cursussen om efficiënt te blijven werken en om als professional zoveel mogelijk up-to-date te blijven. Natuurlijk is er ook ruim aandacht voor gezellige activiteiten samen met andere ondersteunende afdelingen en/of wetenschappers.

Voor deze afwisselende rol zoeken we een enthousiaste collega die het volgende in huis heeft

- Je hebt minimaal mbo-niveau 4 afgerond, een opleiding in de richting van management/office-assistent/secretaresse is een pre.
- Secretariële of administratieve ervaring is een pre.
- Kennis en ervaring met MS Office en Google Apps en digitaal vaardig waardoor je nieuwe programma’s snel oppakt.
- Je hebt een goede beheersing en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid van het Nederlands (C2) en het Engels (B2).
- Je bent accuraat, daadkrachtig, dienstverlenend en kunt snel schakelen in de hectiek van de dag.
- Je bent klantbetrokken, in staat nieuwe kennis en informatie op te nemen en toe te passen en kunt zowel zelfstandig als in teamverband werken.

We bieden in overeenstemming met de cao Nederlandse Universiteiten (https://www.universiteitenvannederland.nl/cao-nederlandse-universiteiten):

- Een salaris afhankelijk van kennis en relevante werkervaring van minimaal € 2.872 tot maximaal € 3.454 (schaal 6) bruto per maand bij volledige werktijd. UFO-profiel Management/Office-assistent 3.
- Een eindejaarsuitkering van 8,3% en 8% vakantietoeslag van het jaarlijks bruto-inkomen.
- Op basis van een 38-urige werkweek 232 verlofuren bij een fulltime dienstverband. Het is mogelijk om te kiezen voor een 36- of 40-urige werkweek. Bij de keuze voor een 40-urige werkweek spaar je jaarlijks 96 uur extra vrije uren. Kies je ervoor om 36 uur te werken bij voltijd, dan lever je 96 vrije uren per jaar in.
- Een tijdelijk dienstverband voor de duur van een jaar. Tegen het einde van voornoemde periode vindt een resultaat- en ontwikkelingsgesprek plaats. Bij een positieve evaluatie volgt een contractverlenging tot 1 september 2027. Er is een mogelijkheid tot talent travel (https://www.rug.nl/about-ug/profile/talent-development/talent-travel).
- Goede secundaire arbeidsvoorwaarden zoals o.a. scholingsmogelijkheden en reductie op de aanvullende zorgverzekering van Menzis.

De beoogde startdatum is 1 mei 2025