Management/Office-assistent Faculteitsbestuur Ruimtelijke Wetenschappen

Kom jij ons team versterken?

Eén van onze fijne collega’s gaat een nieuw avontuur aan en daarom zijn wij op zoek naar een servicegerichte, proactieve en nauwkeurige management/office-assistent. Iemand die houdt van afwisseling, het leuk vindt om dingen te regelen en zich thuis voelt in een bestuurlijke omgeving waar altijd wat gebeurt.

Je komt terecht in een enthousiast team van vier management/office-assistenten, onder leiding van een betrokken teamleider die zelf actief meewerkt in de ondersteuning. Samen zorgen we ervoor dat alles op rolletjes loopt voor onder andere de basiseenheden, het bureau onderwijs, het faculteitsbestuur, de Graduate School en het onderzoeksinstituut URSI.

Wat ons kenmerkt? Een open, informele werksfeer waarin samenwerken en elkaar helpen vanzelfsprekend zijn. We zorgen samen voor een prettige werkomgeving, waarin iedereen zich welkom voelt, zichzelf kan zijn en volop de ruimte krijgt om zich te ontwikkelen.

Organisatie
De Faculteit Ruimtelijke Wetenschappen van de Rijksuniversiteit Groningen is een dynamische faculteit met een open karakter. Met ongeveer 100 medewerkers en ruim 100 PhD’s richten we ons op hooggekwalificeerd onderwijs en onderzoek op het gebied van planologie, demografie en geografie. Met twee bachelor- en zeven masteropleidingen biedt de faculteit brede opleidingsmogelijkheden aan zo’n 1.100 studenten van over de hele wereld. Wij zijn een hechte faculteit die zich inzet voor internationaal georiënteerd, interdisciplinair onderzoek dat maatschappelijk relevant is met ons onderzoeksprogramma TRACE (Transformations, Communities, and Environments). Ons motto is: we are making places better together.

Wat ga je doen?
Als management/office-assistent van het faculteitsbestuur ben jij de onmisbare schakel die ervoor zorgt dat alles op rolletjes loopt. Jij houdt het overzicht, zorgt dat afspraken worden nagekomen en ondersteunt het bestuur op allerlei fronten. Samen met je collega’s binnen het team stem je af, zorg je dat het werk gedaan wordt en pak je zelfstandig je verantwoordelijkheid.

Een greep uit je werkzaamheden

- Je zorgt voor een goede voorbereiding, notulen en opvolging van acties bij de wekelijkse bestuursvergaderingen en vergaderingen van de faculteitsraad.
- Je verzamelt en archiveert alle stukken die nodig zijn voor deze vergaderingen.
- Je stelt besluiten- en actielijsten op en zorgt dat deze bij de juiste mensen terechtkomen.
- Je houdt de jaarplanning van het bestuur bij en bewaakt belangrijke deadlines.
- Je beheert de agenda’s van de drie bestuursleden en zorgt voor overzicht en structuur.
- Je coördineert ook andere overleggen, zoals de vergaderingen van het bestuur met de voorzitters van de basiseenheden.
- Je pakt administratieve en logistieke klussen op – van kleine dingen tot grotere bijeenkomsten die je mee organiseert.
- Je bent hét aanspreekpunt voor vragen over algemene en bestuurszaken binnen de faculteit.
- Je ondersteunt bij benoemingen en bevorderingen van hoogleraren.
- Je helpt mee om de bestuursprocessen soepel en efficiënt te laten verlopen. Denk aan het bewaken van afspraken, documentatie op orde houden en voortgang monitoren.
- Heb je ideeën om dingen slimmer of handiger aan te pakken? Graag! Je denkt mee over hoe processen en systemen beter kunnen en vertaalt nieuwe regels naar duidelijke, werkbare procedures.

Kortom: een zelfstandige, afwisselende functie waarin je veel schakelt met het bestuur en collega’s. Jij hebt het overzicht, denkt vooruit en neemt initiatief waar nodig.

Wat neem jij mee?

Je houdt van structuur, kunt goed schakelen en bent een collega waarop we kunnen bouwen. Je denkt vooruit, pakt dingen op zonder gedoe en houdt ervan als alles op rolletjes loopt. En dat doe je met oog voor je omgeving én voor de mensen met wie je samenwerkt. Herkenbaar? Dan pas je vast goed bij ons.

Wat we verder belangrijk vinden

- Je hebt een opleiding afgerond tot secretaresse of management/office-assistent.
- Je werkt en denkt op mbo+ of hbo-niveau.
- Je bent handig met MS Office en Google Workspace. Kennis van MyCorsa NXT en AFAS is een plus.
- Je weet hoe je je staande houdt in een organisatie met veel lijntjes en belangen – en je gaat vertrouwelijk om met gevoelige informatie.
- Je werkt nauwkeurig, bent integer en denkt proactief mee.
- Je bent zelfstandig, maar werkt ook graag samen in een team.
- Je communiceert helder en professioneel, in het Nederlands én in het Engels (minimaal op B2-niveau).
- Je kunt goed plannen, houdt overzicht en weet prioriteiten te stellen.
- Je bent servicegericht, oplossingsgericht en hebt een goed gevoel voor wat er speelt.
- En: je voelt je thuis in de academische wereld, ervaring in een universitaire omgeving is zeker een pre.

Wij bieden in overeenstemming met de cao Nederlandse Universiteiten:

- Een salaris afhankelijk van kwalificaties en werkervaring van minimaal € 2.899 bruto per maand tot maximaal € 3.809 (schaal 7) bruto per maand bij volledige werktijd
- Exclusief 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
- Een aanstelling van in eerste instantie een jaar. Afhankelijk van ontwikkelingen in de organisatie én functioneren is er uitzicht op een aanstelling voor onbepaalde tijd. De functie is ingedeeld in UFO-profiel management/office-assistent 2.

Startdatum: zo spoedig mogelijk