Event Coördinator (Academische Evenementen)

De Erasmus Universiteit Rotterdam zoekt een event coördinator voor het Bureau van de Pedel: een verbindende teamleider met organisatorisch talent en affiniteit met academische tradities.

Functie-omschrijving
Als Event Coördinator van academische evenementen houd je de tradities van de EUR in stand. Je begeleidt de medewerkers van het Bureau van de Pedel bij de voorbereiding, organisatie en uitvoering van verschillende academische plechtigheden. Je coördineert de dagelijkse taken van het Bureau van de Pedel, maar zorgt ook dat de actiepunten van het afdelingsplan ten uitvoer worden gebracht.

Wat doe je als Event Coördinator?
Als Event Coördinator heb je een afwisselende functie. Samen met je team van 6 collega’s zorg je voor de voorbereiding en organisatie van academische plechtigheden, dit doe je namens de rector magnificus. Ook draag je bij aan de organisatie van grote evenementen, zoals de Dies Natalis en opening van het academisch jaar en werkt hiervoor samen met verschillende teams. Als coördinator richt je je vooral op het coördineren van de dagelijkse taken van het Bureau van de Pedel en aansturing van het team. Daarbij zul je zelf ook een aantal uitvoerende en administratieve taken op je nemen, bijvoorbeeld het ceremonieel begeleiden van een promotie en het werken met het administratieprogramma HoraFinita.

Daarnaast denk je proactief mee met de ontwikkeling van het afdelingsplan en werk je samen met het afdelingshoofd om de vertaling te maken van het Marketing & Communicatie Jaarplan, naar concrete actiepunten voor het team. Als teamleider ben je vervolgens verantwoordelijk voor de uitvoering hiervan. Ook ben jij het aanspreekpunt voor het College van Bestuur (CvB), College voor Promoties (CvP) en het MT van Marketing & Communicatie voor zaken omtrent academische plechtigheden.

Jij:

• Coördineert de dagelijkse werkzaamheden van het Bureau van de Pedel.
• Overziet het dagelijks functioneren van de medewerkers van het Bureau van de Pedel en rapporteert hierover aan het afdelingshoofd.
• Bent medeverantwoordelijk voor het opstellen van de afdelingsbegroting en bent verantwoordelijk voor het monitoren en bewaken van de begroting.
• Houdt frequent één op één overleg met medewerkers.
• Houdt samen met het afdelingshoofd R&O gesprekken.
• Begeleidt de medewerkers van het Bureau van de Pedel bij hun dagelijkse werkzaamheden.
• Vertaalt het strategisch plan in concrete actiepunten voor het Bureau van de Pedel en zorgt ervoor dat deze worden uitgevoerd.
• Bent het aanspreekpunt voor het CvB, CvP en MT omtrent academische plechtigheden.
• Bent verantwoordelijk voor de planning voor de academische plechtigheden en zorgt dat deze wordt uitgevoerd.
• Levert input voor de ontwikkeling van het afdelingsplan aan het afdelingshoofd.
• Zorgt voor de verbinding binnen het team en met de Dienst M&C als geheel.
• Organiseert en doet de voorbereiding voor academische plechtigheden.
• Bent de ceremonieel begeleider van academische plechtigheden.

Harde eisen:

• Minimaal HBO werk- en denkniveau.
• Ervaring als teamcoördinator.
• Enkele jaren organisatorische en administratieve werkervaring.
• Affiniteit met en waardering voor academische tradities.
• Perfecte beheersing van de Nederlandse taal, zowel schriftelijk als mondeling.
• Goede mondelinge en schriftelijke beheersing van de Engelse taal (CEFR niveau B2).

Zachte eisen:

• Bij willen dragen aan het in stand houden van tradities van de universiteit.
• Servicegericht en een gevoel voor verhoudingen.
• Houdt bij een hogere werkdruk ook het hoofd koel.
• Open en toegankelijk voor collega’s zowel binnen het Bureau van de Pedel als daar buiten.

We bieden je een internationaal georiënteerde en afwisselende baan in een enthousiast team, met uitstekende arbeidsvoorwaarden overeenkomstig de Collectieve Arbeidsvoorwaarden Overeenkomst Nederlandse Universiteiten (CAO NU).

De startdatum van de functie is 1 september 2025. Het salaris is afhankelijk van jouw kennis en ervaring en bedraagt bij een fulltime aanstelling (38 uur) tussen € 3.537 en € 4.860 bruto per maand Schaal 9, conform de CAO-NU. Je hebt als vaste standplaats Campus Woudestein - Rotterdam, maar op bepaalde momenten zul je ook werkzaam zijn op het Erasmus Medisch Centrum - Rotterdam.

De functie heeft een omvang van 0,8 fte - 1 fte. Het contract wordt aangegaan voor een periode van 1 jaar en kan bij gebleken geschiktheid en voortzetting in dezelfde functie, bij gelijkblijvende (financiële en/of organisatorische) omstandigheden, omgezet worden in een dienstverband voor onbepaalde tijd.

Alles wat we je verder te bieden hebben vind je hieronder!

• Alles wat je nodig hebt voor een goede work-life balance: thuiswerken in overleg, 41 vakantiedagen bij een 40-urige werkweek, 8% vakantiegeld en 8.3% eindejaarsuitkering, en flinke korting op een abonnement voor ons sportcentrum op de campus.
• Een duurzame, inclusieve en diverse werkomgeving met een open cultuur waar je jezelf kunt zijn en we aandacht hebben voor elkaar en voor de wereld. Maak bijvoorbeeld gebruik van onze fietsbijdrage of neem deel aan netwerken zoals Young@EUR, Fame, of QuEUR.
• Tijd en ruimte voor je ontwikkeling in de breedste zin: ontwikkeldagen en een persoonlijk carrièrebudget en gratis toegang tot onze universiteitsbibliotheek.
• Een goed pensioen bij ABP waar wij 2/3e aan bijdragen, korting op diverse collectieve verzekeringen bij Zilveren Kruis Achmea, Loyalis, Allianz, en een reiskosten-, thuiswerk- en internetvergoeding.
• Combineer je je baan met ouderschap of heb je deze wens voor de toekomst? EUR biedt gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en volledig betaald aanvullend geboorteverlof voor partners, en er is een kinderopvang op de campus (kinderopvang op eigen kosten).
• Verhuis je naar Nederland voor een baan bij de EUR? Dan kun je mogelijk gebruik maken van de 30%-regeling indien je aan de voorwaarden van de Belastingdienst voldoet, en helpen we met ons Dual Career Programme ook jouw partner bij het vinden van een leuke baan.

Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) is een internationaal georiënteerde universiteit met een uitgesproken maatschappelijke visie op onderwijs en onderzoek – onze missie luidt dan ook ‘Creating positive societal impact’. Aan de EUR werken ruim 4.100 medewerkers en volgen bijna 33.000 studenten uit 140 landen ons wetenschappelijk onderwijs. Alles wat we doen, doen we onder het credo The Erasmian Way - Making Minds Matter. We zijn wereldburgers, verbindend, ondernemend, ruimdenkend en maatschappelijk betrokken. Deze Erasmian Values fungeren als ons interne kompas en maken de Erasmus Universiteit herkenbaar én onderscheidend voor de buitenwereld. Vanuit deze waarden, met een ruime blik en met oog voor diversiteit, verschillende achtergronden en opvattingen, werken onze medewerkers nauw samen aan het oplossen van maatschappelijke uitdagingen vanuit het dynamische en kosmopolitische Rotterdam. Mede dankzij de hoge kwaliteit en de positieve maatschappelijke impact van ons onderwijs en onderzoek en onze kenmerkende mentaliteit kan de EUR zich meten met de top van de Europese universiteiten. www.eur.nl.

Faculteit / Instituut / Dienst
Het Bureau van de Pedel is onderdeel van de afdeling Marketing & Communications. M&C neemt het voortouw in het versterken van het merk en de reputatie van de Erasmus Universiteit als ondernemende universiteit met een sociaal hart, gericht op positieve maatschappelijk impact bij studenten, medewerkers en relevante externe stakeholders. Dit doen we samen met de faculteiten, Professional Services en nieuwe samenwerkingsverbanden, zoals de Convergentie. We brengen met oog op de lange termijn strategie ons merk EUR tot leven door onze campagnes, studenten-, academische en corporate evenementen, public relations, public affairs en onze grote online platforms eur.nl (3,5 miljoen bezoekers per jaar) en corporate social media (>300.000 volgers). We werken data- en kostengedreven om de algehele efficiëntie en effectiviteit van marketing en communicatie te helpen verbeteren.

Het Bureau van de Pedel is verantwoordelijk voor het uitvoeren en begeleiden van de administratieve promotieprocedure namens de rector magnificus van de Erasmus Universiteit Rotterdam. Daarnaast organiseert en bereidt het bureau academische plechtigheden voor, zoals promoties, oraties, afscheidscolleges, de opening van het academisch jaar en de viering van de Dies Natalis. Ook speelt het een adviserende rol bij andere universitaire evenementen, zoals graduations, buluitreikingen, prijsuitreikingen en lezingen. Het Bureau van de Pedel draagt zorg voor het bewaken en uitvoeren van academische rituelen, en levert daarmee een belangrijke bijdrage aan het academisch ceremonieel van de universiteit.