Bestuurssecretaris

Ben jij een stevige adviseur die de bestuurlijke koers van de faculteit kan bewaken? En werk jij graag in het zenuwcentrum van een organisatie? Dan hebben wij een mooie uitdaging voor jou! Door het vertrek van de huidige bestuurssecretaris ontstaat vanaf 1 september 2025 een vacature voor de rol van bestuurssecretaris.

Kom werken bij de Universiteit van Amsterdam!
Als Bestuurssecretaris van de Faculteit der Geesteswetenschappen speel je een centrale rol in de ondersteuning van het Dagelijks Bestuur en de Decaan. Je dirigeert de bestuurlijke besluitvormingsprocessen en zorgt voor optimale beleidsvoorbereiding, verslaglegging en opvolging. Met jouw scherpe bestuurlijke inzicht en organisatorisch vermogen faciliteer je weloverwogen besluitvorming, zowel inhoudelijk als procesmatig, en draag je actief bij aan de realisatie van de strategische doelstellingen van onze faculteit.

Tezamen met de adjunct bestuurssecretaris ondersteun je de belangrijkste bestuurlijke gremia binnen de faculteit. Je zorgt dat besluiten zorgvuldig tot stand komen volgens de geldende kaders. Je bewaakt de naleving van interne en externe regelgeving en bent aanspreekpunt voor governance-vraagstukken binnen de organisatie. Je borgt de verslaglegging en het institutionele geheugen van de faculteit.

Je bent leidinggevende van de adjunct bestuurssecretaris en een zestal managementassistenten die het faculteitsbureau organisatorisch en logistiek ondersteunen. Daarnaast werk je nauw samen met de Decaan, Directeur Bedrijfsvoering, die als je leidinggevende functioneert, en overige bestuursleden. Tot slot maak je deel uit van het Management Team van het Faculteitsbureau dat bestaat uit de hoofden van een tiental ondersteunende afdelingen.

Onze faculteit en de universiteit staan midden in de maatschappij. Je krijgt met vele maatschappelijke ontwikkelingen te maken, zoals momenteel de bezuinigingen van de regering, de geopolitieke situatie, de ontwikkelingen op het vlak van sociale veiligheid, de veranderende studentenpopulatie en zorgen om kennisveiligheid. Dit zorgt voor een zeer afwisselende en enerverende functie, die zich niet altijd in 9-5 laat vangen.

Dit ga je doen

• Je adviseert het bestuur op strategisch, tactisch en procesmatig gebied en toetst beleidsvoorstellen op consistentie, juridische houdbaarheid en bestuurlijke inbedding.
• Je geeft leiding aan en draagt zorg voor een optimale inrichting en functioneren van het secretariaat van het faculteitsbureau.
• Je bereidt de bestuurlijke vergaderingen voor, stelt agenda’s op, verzamelt en beoordeelt stukken, notuleert en bewaakt opvolging.
• Je adviseert over medezeggenschapstrajecten en bewaakt de formele procedures in dezen.
• Je begeleidt de uitvoering van besluiten en ziet toe op tijdige opvolging en goede afstemming, verantwoordelijk voor procesbewaking.
• Je bent aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders bij bestuurlijke zaken en vertegenwoordigt het bestuur in overleggen.
• Je volgt bestuurlijke en organisatorische ontwikkelingen en vertaalt deze naar acties of adviezen.
• Je coördineert en werkt mee aan bestuurlijke communicatie, zoals jaarverslagen, het bijhouden van de website en berichtgeving over benoemingen en ontwikkelingen.
• Je bewaakt de archivering van bestuurlijke stukken.

Dit vragen we van jou
Voor deze mooie functie in het hart van de wetenschap zijn we op zoek naar een ervaren en betrokken collega, die passie en toewijding aan de dag legt voor het werk en een positieve bijdrage wil leveren aan one faculteit. De succesvolle kandidaat beschikt over de volgende competenties, vaardigheden en ervaring:

• Je hebt een academisch werk- en denkniveau, met een afgeronde universitaire opleiding, bij voorkeur op juridisch gebied.
• Je hebt ruime ervaring als bestuurssecretaris of in een vergelijkbare beleids/adviesrol binnen een publiek-bestuurlijke omgeving. Ervaring in de universitaire sector strekt tot aanbeveling.
• Je hebt ervaring als leidinggevende en hanteert een coachende en verbindende aanpak, waarbij je teamleden ondersteunt en samenwerking stimuleert.
• Je werkt nauwkeurig en proactief, waarbij je jouw sterk ontwikkelde organisatorische en analytische vaardigheden inzet om taken effectief uit te voeren.
• Je behoudt overzicht, kunt je flexibel aanpassen, zelfs in stressvolle situaties, en je neemt beslissingen met vertrouwen.
• Je bent integer en hebt een scherp gevoel voor verhoudingen binnen een organisatie.
• Je bezit uitstekende (bestuurlijke) communicatievaardigheden in zowel Nederlands als Engels, zowel schriftelijk als mondeling

Dit bieden we jou
We bieden een dienstverband van 38 uur voor de periode van één jaar met een proeftijd van twee maanden. Bij gebleken geschiktheid wordt het tijdelijke contract in een vast dienstverband omgezet. Het salaris bedraagt, afhankelijk van relevante werkervaring bij aanvang van het dienstverband, € 6.286 tot € 7.651 bruto per maand (schaal 13) op basis van volledige werktijd. Dit is exclusief 8% vakantie- en 8,3% eindejaarsuitkering. Nieuwsgierig naar ons uitgebreide pakket van secundaire arbeidsvoorwaarden? Hier kun je er meer over lezen.

Wat bieden we je verder?

• een functie waarbij eigen initiatief en input sterk gewaardeerd worden;
• een enthousiast en warm team dat openstaat voor nieuwe collega’s;
• uitstekende studie- en opleidingsmogelijkheden;
• een inspirerende academische en internationale werkomgeving in het hart van Amsterdam.

Hier ga je werken
Je komt te werken in het zenuwcentrum van de Faculteit, op het Binnengasthuisterrein, bij een Faculteit en Universiteit die midden in de maatschappij staat. De Faculteit der Geesteswetenschappen (FGw) verzorgt onderwijs en onderzoek met een sterk internationaal profiel in een groot aantal disciplines op het gebied van de geesteswetenschappen. Diverse disciplines behoren tot de internationale top. Het onderwijs van de faculteit wordt verzorgd vanuit het College of Humanities en de Graduate School of Humanities, met beiden een breed palet aan opleidingen. De zes research schools zijn samengebracht in het overkoepelende onderzoeksinstituut Amsterdam Institute for Humanities Research (AIHR). De wetenschappelijke medewerkers zijn aangesteld in één van de acht afdelingen van de faculteit.

Herken je je in het profiel en ben je geïnteresseerd in de functie, dan zien we je sollicitatie graag tegemoet. Je kunt via onderstaande link online solliciteren. We ontvangen graag een motivatiebrief en cv in één pdf.

De reactietermijn sluit op 1 juni 2025. Sollicitaties die we na de reactietermijn ontvangen, die niet via de link worden verstuurd, of niet compleet zijn, kunnen we helaas niet in behandeling nemen.

Voor vragen over de functie of de afdeling kun je tijdens kantooruren contact opnemen met: Anne van de Graaf, directeur bedrijfsvoering: a.f.e.vandegraaf@uva.nl of 06-57319820.