Frontoffice medewerkers (4,0 fte)

Werk jij graag met mensen en ben je daar ook goed in? Ben je gastvrij, vriendelijk en behulpzaam? Dan is deze functie echt wat voor jou!

Voor de Facilitaire Organisatie, onderdeel van Campus & Community, zoeken wij frontoffice medewerkers voor de Campus Binnenstad. De aanstelling bedraagt 0,8 fte (32 uur per week) of minder, verdeeld over vijf werkdagen per week, waaronder de weekenden.

Als medewerker frontoffice ben je het visitekaartje van de RUG.
De frontoffice is het eerste aanspreekpunt in het gebouw. Je bent verantwoordelijk voor de uitvoering van alle front office-gerelateerde taken, zoals het ontvangen en doorverwijzen van gasten, leveranciers, studenten en medewerkers, het verstrekken van informatie binnen het gebouw, het fungeren als contactpersoon tijdens calamiteiten en het registreren van meldingen. Hiervoor werk je nauw samen met collega’s van gebouwbeheer en de backoffice. In je rol als gastheer/vrouw ben je vriendelijk, empathisch en flexibel. Je staat open voor verbeteringen en je bent laagdrempelig en altijd bereid om de klant of bezoeker op een plezierige manier te helpen.

Andere taken en verantwoordelijkheden zijn onder andere:

- Binnen het gebouw fungeren als centraal meldpunt voor vragen en meldingen.
- Het registreren en uitgeven van diverse middelen.
- Het signaleren van onveilige situaties.
- Het aannemen van post(-pakketten)
- Een coördinerende rol vervullen bij calamiteiten en bediening van de brandmeldcentrale.
- Het uitvoeren van lichte administratieve werkzaamheden.
- Het representatief houden van het gebouw, het opstellen van zalen.
- Ondersteuning bij evenementen.
- Toezicht houden op de huisregels.
- Het lopen van opening- en sluitrondes.
- Overige facilitaire werkzaamheden.
- Hand- en spandiensten verrichten.

Organisatie
Het cluster Campus & Community valt onder de dienst University Services. Binnen de Rijksuniversiteit Groningen ondersteunt University Services onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering. Dit doen we met ruim 1.250 medewerkers die zich op allerlei gebieden inzetten om de Universiteit te ondersteunen. We regelen onder andere het vastgoedonderhoud, de financiën, de facilitaire dienstverlening, HR, beleid op het gebied van onderwijs en onderzoek, evenementen en juridische zaken. We vervullen met trots een belangrijke rol binnen de RUG als faciliterende, ondersteunende en adviserende dienst. We hebben plezier in ons werk en staan klaar voor elkaar als dat nodig is.
Je wordt hiërarchisch aangestuurd door de gebiedsmanager frontoffice en je werkt nauw samen met je collega's van de frontoffice en de backoffice en met de gebouwbeheerders binnen Campus Binnenstad. Binnen de Campus bevinden zich 11 recepties met openingstijden die variëren van 07:00 uur in de ochtend tot 00.15 middernacht en 7 dagen per week.

- Minimaal mbo-4 niveau of 2 jaar ervaring in een soortgelijke functie.
- Ervaring als gastheer/vrouw is een pre.
- Administratieve kennis (zoals het werken met een facilitair informatie managementsysteem) is een pre.
- Beheersing van de Nederlandse en Engelse taal op minimaal B2 niveau.
- Uitstekende mondelinge communicatievaardigheden.
- Goede schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid.
- Je bent accuraat en klantgericht en je bent een teamspeler.
- Je kan goed omgaan met het werken volgens protocollen.
- Je bent in het bezit van BHV en Ploegleider of je bent bereid om deze te halen.
- Je bent flexibel en bereid om te werken volgens een wisselend rooster met vroege en late diensten zowel door de week als in het weekend.

Wij bieden in overeenstemming met de cao Nederlandse Universiteiten:

- Een salaris van minimaal € 3.004 en maximaal € 3.465 (schaal 5) bruto per maand bij een fulltime aanstelling.
- 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering over het jaarlijks bruto- inkomen.
- Daarnaast krijg je een toelage indien je op ongebruikelijke werktijden werkt.
- Een uitstekend secundair arbeidsvoorwaardenpakket met goede scholingsfaciliteiten.
- Op basis van een 38-urige werkweek (fulltime) ontvang je 232 verlofuren. Bij de keuze voor een 40-urige werkweek spaar je daarbovenop jaarlijks 96 extra verlofuren.
- De RUG kent een goede pensioenregeling bij het ABP pensioenfonds.
- Je wordt in eerste instantie aangesteld voor 12 maanden.
- Parttime werken behoort tot de mogelijkheden.