Project Assistant NWO-domein TTW

Bij NWO-domein TTW staat de toepassing van wetenschappelijk onderzoek centraal. Als project assistent werk je nauw samen met programmacoördinatoren en medewerkers projectbeheer. Je ondersteunt bij de voorbereiding en uitvoering van subsidierondes en neemt het merendeel van de administratieve verwerking van de onderzoeksprojecten voor je rekening. Je werkt in een team van betrokken medewerkers die collegiaal met elkaar samenwerken en de interne en externe klant op een vriendelijke en proactieve wijze verder helpen.

Een overzicht van je belangrijkste werkzaamheden:

• Je bereidt samen met de programmacoördinator de oproepen voor onderzoeksvoorstellen voor. Vervolgens gaan wetenschappelijk onderzoekers aanvragen indienen voor financiering van hun onderzoek. Jij zorgt voor de administratieve verwerking van de aanvragen in het systeem;
• je schrijft de aangedragen referenten aan die de onderzoeksvoorstellen gaan beoordelen, je zorgt ervoor dat onder meer toekenningen en afwijzingen correct in het systeem staan en tijdig worden verzonden;
• je zorgt voor de administratieve en organisatorische ondersteuning bij toegekende projecten en programma’s. Je plant bijvoorbeeld vergaderingen met wetenschappelijk onderzoekers en bedrijven die geïnteresseerd zijn in het onderzoek, je verzamelt en verstuurt vergaderstukken en bewaakt de voortgang van acties en besluiten;
• je bent aanspreekpunt over algemeen inhoudelijke projectinformatie en administratief- organisatorische zaken. Zowel voor NWO-medewerkers als voor referenten, projectleiders en anderen uit binnen- en buitenland.

Als project assistent doe je de administratie van een groot aantal projecten met doorgaans een looptijd van vier jaar en verschillende fases waarin iets moet gebeuren. Daarom is het belangrijk dat jij overzicht houdt over je werkzaamheden en weet wat wanneer moet gebeuren. Van jou wordt verwacht dat je nauwkeurig werkt en taken snel afhandelt, in ieder geval vóór de deadline. De programmacoördinatoren met wie je samenwerkt, vinden het fijn als jij proactief handelt, bijvoorbeeld door aan te geven wanneer van hen actie wordt verwacht om het werk soepel te laten verlopen. Voor je collega assistenten is het belangrijk dat je een team vormt en indien nodig elkaars werk overneemt. Zowel intern als extern heb je een klantgerichte houding.

Verder vragen we van je:

• minimaal MBO niveau 4 werk- en denkniveau;
• beheersing van het MS Office 365 pakket en de vaardigheid om snel vertrouwd te raken met voor jou nieuwe software: bij NWO hebben we een eigen systeem;
• beheersing Nederlandse en Engelse taal: onderling spreken we Nederlands en buiten NWO heb je regelmatig contact in het Engels, voornamelijk per e-mail en soms telefonisch.

Een maatschappelijk relevante baan met betrokken collega’s. Kom je bij ons werken, dan bieden we je een arbeidsovereenkomst voor de periode van een jaar, in beginsel gevolgd door een vast dienstverband bij goed functioneren. Je salaris is afhankelijk van jouw kennis en ervaring en bedraagt bij een fulltime dienstverband tussen € 2.988,- en € 3.713,- bruto per maand (schaal 6, CAO Onderzoeksinstellingen, vanaf 1 januari 2026).

Daarnaast bieden we je onder andere 8% vakantiegeld, een eindejaarsuitkering van 8,33% en een zeer ruime verlofregeling. NWO is aangesloten bij het ABP voor de pensioenvoorziening, we bieden gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof, korting op onze collectieve ziektekostenverzekering en ruime opleidingsmogelijkheden. We werken hybride (deels op kantoor in Utrecht en deels thuis), bieden een vergoeding voor thuiswerken en het reizen met het openbaar vervoer.

De Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO) is een van de belangrijkste wetenschapsfinanciers in Nederland en zorgt voor kwaliteit en vernieuwing in de wetenschap. NWO investeert jaarlijks bijna een miljard euro in nieuwsgierigheidsgedreven onderzoek, vraaggestuurd onderzoek met maatschappelijke impact en onderzoeksinfrastructuur. Op basis van adviezen van deskundige wetenschappers en experts uit binnen- en buitenland selecteert en financiert NWO onderzoeksvoorstellen aan universiteiten en kennisinstellingen. De NWO-domeinenorganisatie wordt gevormd door circa 800 bevlogen medewerkers.

Het bevorderen van wetenschappelijk onderzoek en het vergroten van wetenschappelijke en maatschappelijke impact, kortom het succes van NWO, valt of staat met de inzet, kwaliteit, bevlogenheid en diversiteit van onze medewerkers. We werken elke dag weer aan een inclusieve omgeving waarin alle medewerkers hun talenten kunnen ontwikkelen en zich gewaardeerd en betrokken voelen. Een werkomgeving waarin ruimte is voor verschillen en waarin iedereen kan uitblinken, zich geïnspireerd en gemotiveerd voelt. De kernwaarden van NWO zijn betrokken, betrouwbaar, verbindend en grensverleggend.

Het NWO-domein Toegepaste en Technische Wetenschappen (TTW) heeft als doel het technisch-wetenschappelijk onderzoek te bevorderen en de maatschappelijk impact van dat onderzoek te vergroten. Binnen TTW heerst een open en informele sfeer, de medewerkers zijn betrokken, actief en voelen zich verbonden met het werk. TTW is gevestigd in Utrecht, en er werken ongeveer honderd medewerkers. Het domein is georganiseerd in zes afdelingen waaronder de afdeling Procesvoering met een Assistententeam. Dit is een in 2025 nieuw gevormd team; voorheen waren de assistenten verdeeld over de verschillende afdelingen van TTW.

Het Assistententeam is een betrokken en professioneel team met zo’n twintig collega-assistenten, dat een essentiële ondersteunende rol vervult binnen de organisatie. We werken nauw samen met programmacoördinatoren van de andere afdelingen, en dragen bij aan het soepel verlopen van de werkzaamheden. Naast de samenwerking met andere afdelingen, werken we ook onderling intensief samen. We sparren met elkaar, delen kennis en springen bij waar nodig. We geloven in de kracht van teamwork en in het voortdurend verbeteren van onze eigen processen. Daarom denken we actief mee over hoe we het werk slimmer, efficiënter en leuker kunnen maken, voor onszelf en voor de mensen die we ondersteunen. Kortom, een team waar je de ruimte krijgt om mee te denken, initiatief te nemen en samen te bouwen aan een sterke ondersteunende basis binnen de organisatie.