Admissions en Exchange Officer Pedagogische Wetenschappen (0.6 fte)

Houd je je graag bezig met transparante toelatingsprocessen en regelgeving, wil je bijdragen aan een soepele start van de nieuwe generatie pedagogen en lijkt het je leuk om hen te ondersteunen bij het organiseren van hun internationale uitwisseling? Dan zijn we op zoek naar jou!

Dit ga je doen
Als Admissions en Exchange Officer coördineer je de toelating van kandidaten voor de Premaster, Master en Research Master van het instituut Pedagogische Wetenschappen. Je zorgt ook voor een soepele instroom en doorstroom van onze studenten van onze lerarenopleiding. Je behandelt (digitale) toelatingsverzoeken, coördineert het selectieproces, handelt beroepszaken af en geeft toelatingsbesluiten af, waarbij je let op de vakken die relevant zijn voor latere beroepsregistraties. Deze taken combineer je met werkzaamheden die je verricht om van de inkomende en uitgaande exchange een succes te maken. Je bent het aanspreekpunt voor toekomstige- en huidige exchange studenten en voor partneruniversiteiten en je werkt mee aan de gehele organisatie van studentenuitwisseling.

Je taken omvatten onder meer:

• Beoordelen van de toelaatbaarheid van kandidaten, in samenwerking met de toelatingscommissie, met aandacht voor de vakken die nodig zijn voor toekomstige beroepsregistratie.
• Uitvoeren van het selectie- en plaatsingsproces voor de Research Master Education and Child Studies.
• Behandelen van beroepszaken en vertegenwoordiging van de Toelatingscommissie en Selectiecommissie bij het College van Beroep van de Examens/ het College van Beroep- en Bezwaarschriften.
• Oplossen van individuele inschrijvingsproblemen die op instituutsniveau liggen.
• Beantwoorden van e-mails met betrekking tot toelating, selectie en exchange.
• Coördineren van het nominatieproces voor uitgaande exchange studenten, controleren van toelatingseisen voor inkomende en uitgaande exchange studenten.
• Adviseren en begeleiden van studenten bij exchange-trajecten en organiseren van presentaties en informatiebijeenkomsten (fysiek en online).Onderhouden contact met interne afdelingen en partneruniversiteiten.
• Signaleren en uitwerken van verbetermogelijkheden in het toelatings- en exchangeproces.
• Zorgdragen voor bereikbaarheid en eerste aanspreekbaarheid bij calamiteiten die studenten treffen tijdens hun verblijf in het buitenland.

Omdat deze functie deels nieuw is, is er ruimte om mee te denken over de verdere invulling en verbetering van werkprocessen.

Vanwege piekperiodes in de toelating vragen we van jou enige flexibiliteit bij het plannen van vakanties.

Hier ga je werken
De Faculteit der Sociale Wetenschappen bestaat uit vijf instituten: Centrum voor Wetenschaps- en Technologiestudies, Culturele Antropologie en Ontwikkelingssociologie, Pedagogische Wetenschappen, Politieke Wetenschap en Psychologie. De faculteit heeft circa 7000 studenten en 1000 medewerkers. Binnen de instituten wordt niet alleen onderwijs gegeven, maar ook baanbrekend onderzoek verricht dat de grenzen van ons begrip van menselijk gedrag en maatschappelijke structuren verlegt. Wat onze faculteit uniek maakt is de diversiteit aan onderzoeksonderwerpen, de verschillende stijlen van onderwijs geven en de manier waarop de professionele ondersteuning is ingericht; dit biedt jou de mogelijkheid om jouw interesses en expertise te verkennen en te ontwikkelen. Bezoek onze website voor een impressie: welkom bij de Leidse Faculteit der Sociale Wetenschappen - Universiteit Leiden.

De medewerkers van het instituut van Pedagogische Wetenschappen geloven in de kracht van samenwerking. Het wetenschappelijk personeel geeft onderwijs over en doet onderzoek naar de manier waarop kinderen en jongeren worden opgevoed, onderwezen en begeleid. Ook wordt onderzocht hoe verschillen in de opvoeding, het onderwijs en andere vormen van begeleiding gevolgen hebben voor de ontwikkeling van kinderen. Zowel in het onderzoek als in het onderwijs van Pedagogische Wetenschappen staat centraal hoe evidence-informed benaderingen kunnen bijdragen aan de optimale ontwikkeling van kinderen, bijvoorbeeld door ondersteuningsprogramma’s, diagnostische en interventiestrategieën en leermethoden. Het instituut verzorgt onderwijs voor ruim 1500 studenten in verschillende opleidingen en programma’s: de Bachelor Pedagogische Wetenschappen, de Master Education and Child Studies, de Research Master Education and Child Studies, de Academische Pabo en de Educatieve Master Primair Onderwijs.
Bij Pedagogische Wetenschappen kom je terecht in een divers team van collega’s met onderzoeks- , onderwijs- en/of support taken. Binnen het instituut is er een fijne werksfeer, waarin we betrokken zijn bij elkaar en prettig samenwerken. Docenten werken per vak nauw samen met collega-docenten, waarbij ze op elkaar kunnen steunen en van elkaar kunnen leren, om zo gezamenlijk kwalitatief goed onderwijs te verzorgen. Ook binnen onderzoek wordt er veel samengewerkt en benutten we elkaars kennis en expertise. Er zijn 16 medewerkers (met jou erbij 17) met niet-wetenschappelijke taken die direct of indirect het onderwijs en onderzoek van ons instituut ondersteunen.
Het instituut kenmerkt zich door een transparante organisatiecultuur, met veel ruimte voor inspraak in beleidszaken door alle collega's.
Onze Evenementencommissie organiseert leuke bijeenkomsten waar je op een informele manier in contact kan komen met je collega’s. Meer informatie over het Instituut Pedagogische Wetenschappen kun je vinden op https://www.universiteitleiden.nl/sociale-wetenschappen/pedagogische-wetenschappen

Ben jij op zoek naar een nieuwe uitdaging en wil je ons team versterken? Dan zien we je reactie graag tegemoet!

Dit breng je mee
Naast een diploma op minimaal HBO-niveau, bij voorkeur in Pedagogische Wetenschappen of in Rechten, beschik je over de volgende ervaring en eigenschappen:

• Je hebt ervaring met toelatingsprocedures en/of uitwisseling in het hoger onderwijs, bij voorkeur in het Nederlandse hoger onderwijs.
• Je kunt goed werken onder tijdsdruk.
• Je bent in staat om regels en procedures te volgen en met respect te verdedigen.
• Je maakt je procedures snel eigen (learning on-the-job).
• Je handelt discreet, diplomatiek en tactvol.
• Je bent nauwkeurig en hebt aandacht voor details.
• Je bent een goede teamplayer, maar ook in staat om zelfstandig te werken en verantwoordelijkheid te nemen.
• Je hebt uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden in het Nederlands en Engels (C1 niveau).
• Je hebt goede computervaardigheden (MS-Office en in het bijzonder Excel). Kennis van uSis is een voordeel.

Dit bieden we je
We streven ernaar om met elkaar een transparante, inclusieve werkomgeving te creëren, waarin iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt. Onze organisatie is volop in beweging en met jouw ideeën voor verbetering en vernieuwing komen we verder. We besteden graag met jou aandacht aan je persoonlijke ontwikkeling.

Je kunt rekenen op een leuke maatschappelijk relevante baan binnen de wereld van onderwijs en onderzoek. De uitdagende en internationale werkomgeving van de universiteit bevindt zich op een steenworp afstand van de levendige Leidse binnenstad of in het bruisende stadscentrum in Den Haag. Ook hebben we – samen met jou – aandacht voor gezondheid en vitaliteit. Vanuit Healthy University organiseren we leuke activiteiten die hieraan bijdragen.

Daarnaast bieden we je:

• Een arbeidsovereenkomst voor 22,8 uur per week (0,6 fte) in eerste instantie voor de duur van één jaar. Mocht jij geschikt zijn en de behoefte aan deze functie blijft bestaan dan is een vast dienstverband mogelijk. De overeenkomst valt onder de cao Nederlandse Universiteiten;
• Een salaris van minimaal € 3.708,- en maximaal € 5.057,- bruto per maand (schaal 9) afhankelijk van je relevante werkervaring. Dit salaris geldt bij een fulltime (38 uur) aanstelling;
• Vakantietoeslag (8%), een eindejaarsuitkering (8,3%) en een aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP;
• Flexibele werkduur: standaard heb je minimaal 29 vakantiedagen bij een fulltime werkweek van 38 uur; je kunt daarnaast extra verlof opbouwen door bijvoorbeeld fulltime 40 uur per week te werken en zo 96 extra verlofuren op te bouwen óf door 96 verlofuren in te leveren en een werkweek van 36 uur te werken;
• Ruime vergoeding van de kosten woon-werkverkeer binnen Nederland met het openbaar vervoer;
• Ruime keuze in secundaire arbeidsvoorwaarden; zo is het bespreekbaar om voor een sabbatical of betaald ouderschapsverlof te kiezen. Binnen ons keuzemodel arbeidsvoorwaarden kunnen vrije dagen en/of salaris ingezet worden voor bijvoorbeeld een voordelig sportabonnement, fietsregeling en zijn er mogelijkheden voor kinderopvang;
• Als de werkzaamheden het toelaten is hybride werken binnen Nederland mogelijk;
• Een thuiswerkvergoeding (dag- en internetvergoeding) en aandacht voor goede werkplekken, daarnaast krijg je een laptop en een mobiele telefoon van de universiteit tot je beschikking (indien van toepassing voor de functie).

Meer informatie over arbeidsvoorwaarden lees je hier: https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden

Dit vinden wij belangrijk
Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te zijn waar alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en zich volop kunnen ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.

Solliciteren of meer weten?
Direct solliciteren? Klik dan op de sollicitatiebutton. Solliciteren kan tot uiterlijk 30 november 2025.

Neem voor meer informatie over deze functie contact op met Alyt Klomp, Opleidingsmanager Instituut Pedagogische Wetenschappen, via opleidingsmanager-peda@FSW.leidenuniv.nl.

Om elkaar goed te leren kennen, volgen we een aantal stappen in de sollicitatieprocedure. Meer informatie lees je hier: https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden

• Bij onderlinge afweging van kandidaten, geldt bij gelijke geschiktheid een voorkeur voor interne kandidaten, vrouwen, werknemers met een arbeidsbeperking en werknemers met een migratieachtergrond.
• Een pre-employment screening (referenties, diploma’s, VOG) kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Docenten die Engelstalige vakken verzorgen beschikken over een Engels taalniveau dat minimaal overeenkomt met niveau C1.Van internationale docenten die in het Nederlands doceren wordt niveau C1 verwacht. Van andere medewerkers wordt minimaal een passieve kennis van het Nederlands verwacht.
• De Universiteit Leiden verwacht dat docenten de Basiskwalificatie Onderwijs (BKO) halen. Als de nieuwe medewerker deze kwalificatie of het equivalent daarvan nog niet bezit, moet deze bereid zijn deze kwalificatie binnen twee jaar te behalen.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld. Mocht je ons toch cv’s toesturen dan kunnen daar geen rechten aan worden ontleend. #LI-Hybrid