Secretaris General Affairs (0,8-1 fte)

Houd jij bovenal de regie op bestuurlijke processen en heb je veel affiniteit met besluitvorming? Kun je orde scheppen in een dynamische omgeving? Ben je een betrouwbare collega en wil je samenwerken met leuke mensen? En ben je goed in het schakelen tussen strategie en uitvoering? Dan ben je van harte uitgenodigd om te solliciteren op de vacante positie in het team van bestuurssecretarissen bij de Technische Universiteit Eindhoven.

De afdeling General Affairs (GA) staat onder leiding van de secretaris van de universiteit en bestaat onder andere uit de Bestuursstaf, het Bestuurssecretariaat en teams op het gebied van Onderwijsbeleid, Onderzoeksbeleid, Strategische Partnerschappen en Community, Integrale Veiligheid en Duurzaamheid.

Informatie
Als bestuurssecretaris ben je verantwoordelijk voor de voorbereiding, de notulering en de opvolging van de strategische overleggen van de decanen en het College van Bestuur. Je ondersteunt de Secretaris van de Universiteit bij de beleids- en bestuurlijke besluitvorming door het zelfstandig opstellen en uitwerken van notities met betrekking tot de beleids- en besluitvorming.

Je werkt nauw samen met faculteits- en dienstbesturen om de bestuurlijke besluitvorming op de verschillende portefeuilles van het College van Bestuur zo effectief en efficiënt mogelijk te laten verlopen. En je houdt steeds strakke regie op de voorbereidingen en opvolging van de betreffende vergaderingen.

Je houdt goed overzicht en kijkt vooruit. Je toetst besluiten aan besluitvormingskaders, procedures en wettelijke bepalingen. Je bent verantwoordelijk voor de (interne) communicatie van de bestuursbesluiten en de coördinatie van de voorbereiding en opvolging van de tweejaarlijkse overleggen tussen het College van Bestuur en de faculteits- en dienstbesturen. Je stuurt de procesmatige en procedurele voortgang van de besluitvorming bij en ziet toe op de implementatie van genomen besluiten. Op besluitvorming vertegenwoordig je het bestuur (inhoudelijk, procesmatig) in overlegsituaties met in- en extern belanghebbenden. Je ontwikkelt en actualiseert besluitvormingsprocedures en reglementen en voert deze na goedkeuring in.

Om je werk goed te kunnen doen, heb je regelmatig contact met interne betrokkenen, zoals collega's binnen General Affairs, andere ondersteunende diensten en de beleidsmedewerkers, directeuren en decanen van de faculteiten. Je wordt lid van een team bestaande uit twee andere bestuurssecretarissen en een bestuursadviseur. Zij hebben wekelijks overleg met de Secretaris van de Universiteit en houden gezamenlijk regie op de bestuurs- en besluitvormingsprocessen van de universiteit.

Medewerkers van General Affairs zijn in veel gevallen de spil tussen het bestuur en de organisatie. Werken bij GA betekent werken in een energieke en dynamische bestuurlijke omgeving waar belangen, rollen en taken per onderwerp kunnen wisselen. Dit brengt zowel afwisseling als uitdagingen met zich mee. Medewerkers moeten zich bewust zijn van, en kunnen omgaan met de uitdagingen en kansen die de bestuurlijke context biedt. Wij zijn daarom op zoek naar een bestuurssecretaris met het volgende profiel:

• Je beschikt over academisch werk- en denkniveau;
• Je hebt ervaring met ondersteuning op bestuurlijk niveau, bij voorkeur in een hoger onderwijs omgeving;
• Je bent sterk in to-the-point verslaglegging, weet daarbij de kern van de discussies scherp weer te geven en zorgt voor een vlotte, adequate opvolging van actiepunten.
• Je zorgt voor procescontinuïteit, kwaliteit en bijsturing middels kort cyclische PDCA.
• Je bent bekend met de medezeggenschapsrechten aan een universiteit in besluitvormingsprocessen;
• Je bent hands-on, zelfstandig, proactief, herkent knelpunten en signalen, komt met oplossingen en weet anderen te bewegen;
• Je hebt een energieke en optimistische persoonlijkheid;
• Je hebt uitstekende communicatieve vaardigheden (schriftelijk en mondeling) in het Engels en in het Nederlands;
• Je hebt een sterk analytisch vermogen en resultaatgericht;
• Je bent een teamspeler;
• Je bent in staat om te gaan met stress en overzicht te creëren en te behouden en de voortgang te bewaken.

Twijfel je of je voldoende aan de eisen voldoet, maar word je wel enthousiast van deze baan? Dan nodigen we je toch uit om te reageren. Wij kijken graag naar jouw profiel.

Een boeiende positie binnen een internationale en tegelijkertijd persoonlijke universiteit. Je zit midden tussen de studenten, op een groene campus op loopafstand van het centraal station. Daarnaast bieden we jou:

• Een maandsalaris van minimaal € 3.546,- tot maximaal € 5.538,- bij een fulltime dienstverband, afhankelijk van jouw kennis en ervaring (schaal 10 cao Nederlandse Universiteiten).
• Naast vakantiegeld, een structurele eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een gunstige regeling voor extra verlofdagen of een sabbatical.
• Een keuzemodel voor extra secundaire arbeidsvoorwaarden.
• Werktijden in overleg voor een optimale werk-privé balans.
• Ruimte voor jouw talent met doorgroeikansen en uitstekende ontwikkelmogelijkheden, zoals mentoring, workshops en coaching.
• Deels betaald ouderschapsverlof en een vergoeding voor reiskosten woon-werkverkeer, thuiswerken en internet.
• Een ruime werkgeversbijdrage aan de gunstige ABP-pensioenregeling.

Hier ontdek je nog meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden. Bouw verder aan je carrière bij de TU/e!