De TU Delft is op zoek naar een procesgeoriënteerd, proactief en strategisch handelend Directeur Education & Student Affairs.

Plaats in de organisatie

De directeur Education & Student Affairs is eindverantwoordelijk voor de kwaliteit van dienstverlening. De directeur ESA rapporteert hiërarchisch aan de Vice President Operations en functioneel aan de Vice Rector Magnificus. U geeft direct leiding aan het managementteam van zes afdelingsmanagers en het beleidsteam bestaande uit circa zes personen. Als directeur ESA participeert u in het management van de Universiteitsdienst van de TU Delft en geeft u leiding aan het realiseren van de doelstellingen van de directie.

Resultaatgebieden

Voor de komende jaren bestaan de volgende kwaliteitsambities ten aanzien van de dienstverlening van ESA:

• De (digitale) dienstverlening wordt ervaren als excellent en een katalysator voor innovatie.
• Door de verhoogde kwaliteit en efficiency van de diensten kan toekomstige groei van het aantal studenten en onderwijsprogramma’s zonder of met beperkte uitbreiding van staf worden opgevangen.

Om de doelstellingen van de eigen directie te kunnen realiseren is intensieve samenwerking en overleg met de faculteiten, de andere directies binnen de Universiteitsdienst en met andere ketenpartners essentieel. Hierbij vervult de directeur ESA zowel een adviserende als initiërende rol.
De directeur geeft inhoudelijk leiding aan de afdelingsmanagers en is gezamenlijk met hen verantwoordelijk voor de verdere ontwikkeling van de organisatie op het gebied van professionaliteit, klantgerichtheid en slagvaardigheid, het bevorderen van deskundigheid en innovatiekracht.

De directeur ESA kan gezagvol opereren in diverse omgevingen, heeft een trackrecord als inspirerend manager en beschikt over:

• kennis van en ervaring met hoger onderwijs en affiniteit met het academisch proces van onderzoek en onderwijs;
• ervaring in grote, complexe en kennisintensieve organisaties;
• ervaring met het vertalen van de strategie in beleid en zorgdragen voor de uitvoering hiervan;
• een resultaatgerichte instelling, besluitvaardig en overtuigend;
• goed financieel en bedrijfsmatig inzicht;
• een afgeronde academische opleiding;
• een goede mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse en Engelse taal.

Persoonlijkheidsprofiel

• U heeft ruime ervaring in een relevante functie in een academische of kennisintensieve omgeving.
• U heeft aantoonbare ervaring in het leiding geven aan een directie met goed opgeleide professionals.
• Als leidinggevende neemt u ervaring mee met het door-ontwikkelen van de ingezette implementatie van procesgericht werken.
• U heeft aantoonbare belangstelling voor wetenschapsbeoefening. U heeft affiniteit met wetenschappelijk onderwijs, onderzoek, valorisatie en internationalisering.
• U heeft kennis van beleidsontwikkeling, besluitvormingsprocessen en organisatorische en functionele verhoudingen binnen een kennisintensieve omgeving.
• U heeft affiniteit met de bestuurlijke verhoudingen binnen een complexe professionele organisatie.
• U beschikt over een relevant netwerk of bent in staat dit snel op te bouwen.
• U bent goed op de hoogte van in- en externe ontwikkelingen die relevant zijn voor de universiteit.
• U signaleert tijdig zowel problemen als kansen voor de universiteit en weet hier bijtijds op in te spelen.
• U stuurt op processen, efficiency, klanttevredenheid en kwaliteit. U zorgt dat gemaakte afspraken worden nagekomen en bewaakt de balans tussen sturing en de ruimte die de professionals nodig hebben.

Competenties

• Verbindend leiderschap, motiveren en inspireren: u enthousiasmeert anderen en maakt het bereiken van doelen gemakkelijker door duidelijk het beoogde effect aan te geven, een positieve instelling ten opzichte van het werk tot stand te brengen en onder teamleden een sterke wil om te slagen te creëren. U geeft op een coachende manier leiding aan het team.
• Strategische visie: u heeft een langetermijnvisie en een breed perspectief en houdt uiteenlopende moge­lijk­heden in gedachten bij het ontwikkelen van een toekomstbeeld voor ESA. U bent in staat de mening en houding van anderen te beïnvloeden en verkrijgt instem­ming voor voorstellen, plannen en ideeën.
• Organisatiebewustzijn, omgevingsbewustzijn: u speelt in op en bent alert op veranderingen binnen de organisatie. U legt contacten met andere afdelingen en zet bruikbare, ondersteunende netwerken op.
• Opbouwen en onderhouden van relaties: u bent in staat op alle niveaus relaties met mensen op te bouwen en te onderhouden, u bevordert harmonie en consensus door diplomatiek optreden.

De functie heeft een omvang van 38 uur (1 fte). De aanstelling vindt plaats voor een periode van een of twee jaar met uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd. Het salaris voor deze functie bedraagt maximaal € 8.127,- bruto per maand, gebaseerd op een volledige werkweek. Het salaris en de arbeidsvoorwaarden zijn gebaseerd op de CAO Nederlandse Universiteiten, niveau schaal 16.

TU Delft

De TU Delft behoort tot de 20 beste universiteiten in Europa én tot de top 20 van technische universiteiten wereldwijd (THE- en QS-ranking). De TU Delft neemt internationaal een leidende positie in met onderzoek op uiteenlopende gebieden als quantum-nano, bio-nano, civiele techniek, maritieme techniek, bouwkunde, transport, watermanagement, lucht- en ruimtevaarttechnologie en robotica. Ook kan de TU Delft bogen op een actief ecosysteem voor starters en behoort ze volgens Reuters tot de top 10 van meest innovatieve universiteiten in Europa. Daarnaast zijn de onderwijsbenadering en de extra-curriculaire activiteiten die studenten worden geboden zeer succesvol gebleken. De Nederlands-Vlaamse Accreditatieorganisatie (NVAO) concludeerde onlangs dat de TU Delft een sterke kwaliteitscultuur heeft en noemde haar staat van dienst wat betreft accreditatie indrukwekkend: alle bachelor- en masteropleidingen zijn in de betreffende periode (2012-2016) positief beoordeeld. De TU Delft slaagt erin gekwalificeerde studenten aan te trekken en het aandeel vrouwelijke studenten neemt langzaam maar zeker toe. Het aantal online studenten is nog sterker gestegen en zo heeft de TU Delft vorig jaar haar twee-miljoenste MOOC-student mogen verwelkomen. De afgestudeerden vinden na voltooiing van hun studie gemakkelijk werk en worden door werkgevers gewaardeerd om hun vakkennis, (samenwerkings)vaardigheden en ‘can do’ mentaliteit.

De missie en visie

Visie

De TU Delft werkt aan het oplossen van mondiale uitdagingen door nieuwe generaties maatschappelijk verantwoordelijke ingenieurs op te leiden en de grenzen van de technische wetenschappen te verleggen.

Missie

• Het doen van onderzoek van wereldklasse door wetenschap, technologie en design op maatschappelijk verantwoorde wijze met elkaar te combineren. Zo bevordert en verspreidt de TU Delft de voordelen van technologie.
• Het ontwikkelen en vergroten van de deskundigheid van de technische leiders van morgen en het opleiden van professionele, hoogwaardige en integere ingenieurs gedurende hun gehele loopbaan.
• Het meehelpen met het ontwikkelen en aanbieden van technologische, innovatieve oplossingen voor maatschappelijke problemen via samenwerking met toonaangevende nationale en internationale partners, waarbij de TU Delft stevig verankerd blijft in Delft.
• Het voortdurend verbeteren van de gezamenlijke effectiviteit, prestaties en organisatorische veerkracht door professionalisme, samenwerking en openheid als uitgangspunten te hanteren.

De structuur

Het College van Bestuur (CvB) is het hoogste bestuursorgaan van de TU Delft en is belast met het bestuur en beheer van de universiteit. Het CvB telt drie leden:

• Rector Magnificus/Voorzitter, prof. dr. ir. T.H.J.J. (Tim) van der Hagen
• Vice President Operations, drs. N.A. (Nicoly) Vermeulen MBA
• Vice Rector Magnificus/vice-voorzitter, prof. dr. R.F. (Rob) Mudde

Binnen de bestuurlijke inrichting van de TU Delft worden drie bestuurslagen onderscheiden: het College van Bestuur, de acht faculteiten en daarbinnen de wetenschappelijke afdelingen. Op deze drie bestuurlijke niveaus geldt het principe van integraal management: het College van Bestuur, de decanen en de afdelingsvoorzitters dragen verantwoordelijkheid voor zowel het primaire proces (wetenschappelijk onderzoek en onderwijs en valorisatie) als voor de ondersteuning binnen hun onderdelen.

Alle 11 ondersteunende diensten, ook de directie ESA, maken onderdeel uit van de Universiteitsdienst. De Universiteitsdienst (UD) verzorgt de dienstverlening aan de primaire processen binnen de organisatie, organiseert de administratieve processen en coördineert centrale beleidsprocessen. De directeuren van de 11 diensten met daarbinnen de afdelingen, rapporteren aan de Vice President Operations in het CvB en participeren in het DirecteurenTeam.

De directie Education & Student Affairs

‘Impact voor een betere samenleving’ is de komende jaren het motto voor de TU Delft. Daarbij spelen de studenten een essentiële rol, aangezien het opleiden van de volgende generaties ingenieurs van topniveau de grootste impact is die de TU Delft heeft op de maatschappij. De afgestudeerden dragen hun steentje bij door technische kennis te combineren met persoonlijke en professionele eigenschappen voor effectief leiderschap.

De directie Education & Student Affairs (ESA) ondersteunt het onderwijs met het voeren van de onderwijs- en studentenadministratie, coördinatie van het onderwijsbeleid, het begeleiden en ondersteunen van (buitenlandse) studenten en promovendi, het verzorgen van (didactische) trainingen, het geven van onderwijskundig advies en ondersteuning en het aanbieden van sport- & cultuuractiviteiten. ESA heeft hiermee zowel voor studenten als ook voor docenten een significante functie.

Binnen de TU Delft staat de directie ESA bekend om de hoge kwaliteit van haar dienstverlening en proactieve en oplossingsgerichte cultuur. De ambitie luidt om de dienstverlening, met name digitale dienstverlening, aan studenten en docenten en de onderwijsorganisatie de komende jaren op een hoger niveau te brengen. Daarmee draagt ESA bij aan een verbeterde student- en docenttevredenheid.

Het inrichtingsprincipe is hierbij ‘procesgericht werken’. Dit betekent dat integrale dienstverleningsprocessen functioneel worden aangestuurd door proceseigenaren. Daarmee ontstaat een matrixorganisatie. Veel medewerkers hebben hierdoor een direct leidinggevende in de lijn (directie-afdeling-team) die verantwoordelijk is voor hun professionele ontwikkeling en een functioneel leidinggevende (proceseigenaar) die de medewerker aanstuurt op integrale proces- en/of systeemverbetering. Deze ontwikkeling   is medio 2018 ingezet.

ESA kent op het terrein van onderwijs de volgende drie doelgroepen die afnemer zijn van haar diensten (inclusief toekomstige studenten en alumni):

• Studenten en PhD kandidaten
• (Wetenschappelijk) Personeel met een onderwijstaak
• Onderwijsorganisatie (directeuren onderwijs, opleidingsdirecteuren, hoofden O&S, opleidingscommissies, examencommissies, studentenraad)

De directie ESA bestaat uit de afdelingen Education Service Centre, Academic Services, Extension School en X TU Delft. De directie telt circa 250 medewerkers.

Ambitie

In de huidige strategie van de Universiteitsdienst is de ambitie opgenomen om de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren. Integrale dienstverlening (integrated services) en internationalisering staan daarin centraal. In lijn daarmee is het de ambitie van ESA om de digitale dienstverlening aan studenten en docenten op een niveau te brengen dat past bij de TU Delft. Hierbij ligt de focus op het realiseren van de volgende drie doelstellingen:

1. Excellent digital services

In 2021 wordt de digitale dienstverlening aan studenten, docenten en de onderwijsorganisatie als excellent ervaren. Dit wordt bereikt door de diensten, samen met de facultaire organisaties en collega-directies, doelgroep- en procesgericht te organiseren. De processen worden gekenmerkt door operationele excellentie (‘operational excellence’). Dit houdt in dat onze diensten online, intuïtief, tijdig, in-1-keer-juist (‘first-time-right’), persoonlijk en snel zijn.

1. Truly international

In 2021 bieden we alle ondersteunende diensten aan studenten, docenten en de onderwijsorganisatie zowel Engelstalig als in het Nederlands aan. Alle afdelingen van ESA staan voor een open, inclusieve en diverse academische gemeenschap zodat studenten, PhD-kandidaten en docenten het beste uit zichzelf kunnen halen.

1. Catalyst for innovation

De afgelopen jaren heeft de TU Delft sterk ingezet op onderwijsontwikkeling en innovatie om ook op het gebied van onderwijs te worden erkend als een World Class University. De experimenten met Open en Online onderwijs binnen de Extension School hebben veel enthousiasme gegenereerd voor pedagogische en didactische innovatie. Dit heeft er toe geleid dat de TU Delft nu wordt erkend als een van de toonaangevende universiteiten op het gebied van innovatief ingenieurs onderwijs (Benchmark innovation in engineering education, MIT 2017). ESA blijft ook in de komende jaren de aanjager van continue onderwijsontwikkeling en innovatie, onder andere door het opzetten en ondersteunen van Delft Teaching Academy en de inrichting van een Teaching Lab waar de activiteiten van de OC Focus, de Extension School, het Centre for Education & Learning (CEL) en het Centre for Engineering Education (CEE) gezamenlijk worden gehuisvest.