De Universiteit Maastricht zoekt ter ondersteuning van het College van Bestuur een junior executive assistant met een basis aan kennis en ervaring die past bij de eisen van de omgeving. Ben je in het bezit van een opleiding op het gebied van bestuurs- of directiesecretaresse en heb je al eens geproefd aan werken in een uitdagende, hectische werkomgeving? Dan bieden wij jou de mogelijkheid om met ons in een ontwikkeltraject te stappen.

Je wordt vanaf het begin betrokken bij alle ondersteunende processen. Je bent dedicated aan het College van Bestuur en gaat hier breed in ondersteunen. Je senior collega’s begeleiden je en laten je de fijne kneepjes van het vak zien. Jouw ambitie is om op termijn door te groeien tot senior.

Wat ga je doen?

Je ondersteunt de leden en secretaris van het College van Bestuur (CvB) en de Griffie CvB.

Takenpakket

• Fungeren als aanspreekpunt voor in- en externe relaties via telefoon/e-mail.
• Plannen en coördineren van afspraken met voor de instelling belangrijke relaties in binnen- en buitenland.
• Verzorgen van correspondentie (Nederlands- en Engelstalig)
• Verwerken van collegestukken en de daaruit voortvloeiende besluiten.
• Organiseren en voorbereiden van vergaderingen alsmede uitvoeren van werkzaamheden die hieruit voortvloeien.
• Organiseren van bijeenkomsten, (buitenlandse) conferenties en evenementen.
• Actief bijdragen aan verdere structurering, optimalisering en digitalisering van werkprocessen.
• Organiseren van dienstreizen.
• Overige voorkomende ondersteunende werkzaamheden.

Wat neem je mee?

• Samenwerken staat voor jou voorop, je bent onderdeel van het team. Waar nodig, opereer je zelfstandig en ben je in staat resultaten te behalen in een hectische omgeving.

• Je handelt integer en discreet.

• Je werkt efficiënt en effectief met een hoge mate van accuratesse en pro activiteit.

• Je bent ICT–vaardig en op de hoogte van relevante softwareprogramma’s (MS Office).

• Je beschikt over de sensitiviteit om contacten van het College van Bestuur op passende wijze te woord te staan.

• Je beschikt over een dienstverlenende instelling met goede contactuele en communicatieve vaardigheden.

• Je bent in staat om mee te bewegen/te groeien in een snel veranderende omgeving.

• Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift, beheersing van de Duitse taal is wenselijk.

• Je bent representatief, toegankelijk en draagt bij aan een prettige werksfeer.

• Je hebt een ‘hands on’ mentaliteit en zet graag een stapje extra.

• Je vooropleiding is passend bij het niveau van de werkomgeving en je vakstandaard.

Dienstverband voor bepaalde tijd: 1 jaar met, bij goed functioneren, uitzicht op een vast dienstverband.

Je start in schaal 7 en hebt de mogelijkheid om op termijn door te groeien naar schaal 8. Schaal 7 begint met een brutobedrag voor een fulltime (38 uren per week) dienstverband van € 2.261,00 per maand en eindigt bij € 3.052,00.

Het betreft een tijdelijk dienstverband van 1 jaar met, bij goed functioneren, uitzicht op een vast dienstverband.
 
Daarnaast biedt de Universiteit Maastricht uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een ABP-pensioen, 328 uren verlof per kalenderjaar in de keuzevariant van de 40-urige werkweek, een vakantie-uitkering (8%) en een eindejaarsuitkering (8,3%).

Voor meer informatie over bepalingen, specifiek geldend voor de UM, raadpleeg de website http://www.maastrichtuniversity.nl.