De TU/e is een internationaal georiënteerde onderzoeksuniversiteit, gespecialiseerd in engineering, science & technology. We staan bekend om onze grote wetenschappelijke impact en ontwikkeling van technologische innovaties. Onze universiteit staat midden in de samenleving: TU/e zet in op complexe, maatschappelijke uitdagingen door zich met onderwijs en onderzoek specifiek te richten op drie Strategic Areas: Energy, Health en Smart Mobility.

De TU/e staat (inter)nationaal hoog aangeschreven vanwege haar primaire processen: onderwijs en onderzoek. Ambitie om nog verder door te groeien is er volop. Om dit mogelijk te maken worden de faculteiten in hun bedrijfsprocessen door diensten ondersteund en is er continu aandacht voor procesverbeteringen. Er worden hoge eisen gesteld aan de juistheid en betrouwbaarheid van de administratie door externe subsidiegevers en financiers. Bij de TU/e vallen alle taken op het terrein van financiële en economische zaken onder de Dienst Financiële en Economische Zaken (DFEZ). Deze taken omvatten zowel de beleidsmatige aspecten als de uitvoering.

Taken:

Als secretaresse binnen de dienst DFEZ ben je verantwoordelijk voor alle voorkomende secretariële werkzaamheden binnen het secretariaat, deze bestaan uit:

• Het zelfstandig beheren en prioriteren van de agenda van de directeur en MT-leden van de dienst;
• Ondersteuning bieden aan het MT van DFEZ o.a. de MT-vergaderingen (planning en organisatie) en het verzorgen van de verslaglegging ervan, inclusief bewaking van actiepunten;
• Het organiseren van planningen en het bewaken van procedures en termijnen voor de hele dienst;
• Het voorbereiden en klaarzetten van vergaderstukken voor de directeur en MT-leden;
• Het voorbereiden en verwerken van (management)informatie in begrotingen, rapportages en presentaties, het redigeren van teksten en het zorgdragen voor de bijbehorende archivering;
• Het zelfstandig behandelen en archiveren van de in- en uitgaande correspondentie in Nederlands en Engels op basis van globale aanwijzingen;
• Het organiseren van representatieve taken voor de dienst waaronder bloemen bij jubilea/ verjaardagen/ ziekte, organiseren van bijeenkomsten of andere dienstbrede activiteiten;
• Het aanspreekpunt en spin in het web zijn voor alle collega's van DFEZ.

Deze werkzaamheden verricht je in eerste instantie voor de directeur DFEZ en de MT-leden. In gezamenlijkheid draag je met de collega secretaresse zorg voor goede afstemming van alle secretariële werkzaamheden en de bereikbaarheid van de dienst. Samen met je collega geef je gezicht aan het secretariaat.

Gewenst profiel:

• Je hebt een secretariële opleiding gevolgd op MBO+ niveau;
• Je beschikt over een ruime ervaring in een secretariële rol;
• Je hebt affiniteit met financieel-economische dienstverlening;
• Je hebt een goede beheersing van MS-office programma's en een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
• Je beschikt over een open, flexibele, stressbestendige en proactieve houding en je kunt omgaan met verschillende managementstijlen. Je bent dienstverlenend, in staat te schakelen tussen verschillende werkzaamheden en je bent bovenal een teamplayer.

Het betreft een tijdelijke aanstelling voor de periode van 12 maanden, waarbij zal worden overwogen de aanstelling via Euflex te laten verlopen (de detacheringsorganisatie van de TU/e). Bij goed functioneren en gelijkblijvende (economische/ organisatorische) omstandigheden is er uitzicht op een vaste aanstelling  (indien al een vast contract aan de TU/e dan blijft dit gehandhaafd). Het fulltime bruto salaris per maand bedraagt afhankelijk van kennis en ervaring, minimaal € 1.992,- en maximaal €2.770,- (schaal 6 cao NU). De eindejaarsuitkering bedraagt 8,3% van het jaarsalaris (overeenkomend met een maandsalaris). De vakantie-uitkering bedraagt 8% van het jaarsalaris. De TU/e biedt verder uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden (o.a. kinderopvang, minimaal 41 verlofdagen bij een 40-urige werkweek en uitstekende sportfaciliteiten).