Algemeen

De dienst Education and Student Affairs (ESA) is het centrale servicepunt voor docenten en (aankomende) studenten van de Technische Universiteit Eindhoven en levert een scala aan diensten op het gebied van onderwijskundige ondersteuning, onderwijslogistiek, studievaardigheden, loopbaanbegeleiding, gebruik van ICT-middelen in het onderwijs, professionele vaardigheden en taalonderwijs. Daarnaast ondersteunt ESA het College van Bestuur, de Deans van het Bachelor College en de Graduate School, alsmede de faculteiten op de terreinen van onderwijsbeleid, wet en -regelgeving, kwaliteitszorg, opleidings- en instellingsaccreditatie, onderwijsvernieuwing en internationalisering.

Binnen de TU/e loopt een ontwikkeltraject om een kwaliteitsslag te maken tot een toekomstbestendige onderwijsondersteuning. De TU/e heeft de reorganisatie Toekomstgerichte Onderwijsorganisatie en Onderwijsondersteuning (TOO) ingezet met als doel de onderwijsondersteuning zodanig in te richten dat knelpunten zijn opgelost en processen efficiënt zijn ingericht ('operational excellence') en de onderlinge samenwerking soepel verloopt, zodat docenten en studenten goed worden geholpen ('customer intimacy').

In de nieuwe organisatie is alle onderwijsondersteuning ondergebracht in de dienst Education and Student Affairs (ESA) met daarbinnen het Center for Student Administration waar alle administratieve processen voor het onderwijs van de TU/e worden uitgevoerd. Het Center for Student Administration (CSA) is zodanig ingericht dat een groot deel van de medewerkers hun werkzaamheden uitvoeren op de faculteiten, dicht bij docenten en studenten. Binnen het CSA is een viertal teams werkzaam:

1. in-, door- en uitstroom
2. onderwijsplanning
3. bureau buitenland
4. studievoortgang.

Het International Office (IO) maakt deel uit van het Center for Student Administration van ESA en is onder te verdelen in twee ketens:

• International Experience (Exchange): internationale uitwisseling van studenten
• Admissions: toelatingsprocedure en additionele dienstverlening voor studenten met een buitenlandse vooropleiding die een volledige opleiding aan de TU/e willen volgen.Binnen de keten Admissions zijn we op zoek naar een medewerker admissions office.

 



Werkzaamheden

• Huisvesting en verzekeringen internationale studenten

• Verwerken van aanvragen voor huisvesting en verzekeringen door internationale studenten en medewerkers
• Zorgdragen voor overzicht van alle aanvragen via Excel
• Woningtoewijzing (piekperiode is juni/juli/augustus)
• Verzekeringen aanvragen bij AON (piekperiode is juni/juli/augustus)
• Verzekeringen verlengen en beëindigen.

• Diplomawaarderingen voor BSc, MSc en PhD kandidaten
• Communicatie met studenten betreffende huisvesting, verzekeringen en toelatingen
• Communicatie met personeelszaken en secretariaten betreffende huisvestingsaanvragen van medewerkers
• Contact onderhouden met woningaanbieders en verzekeraar.
• Overige administratieve taken binnen ESA.

Voor deze functie zoeken wij een collega die:

• een aantoonbaar MBO/MBO+ werk- en denkniveau heeft;
• aantoonbaar ervaring met Excel en in staat om hiermee overzicht te houden in de administratie;
• kan snel administratieve systemen eigen maken;
• communicatief vaardig is en een uitstekende spreek- en schrijfvaardigheid heeft in het Nederlands en Engels. Vooral een sterk niveau Engels is een vereiste;
• in staat is om snel tot de kern van een vraagstuk te komen en kan goed zelfstandig werken;
• een teamspeler die ervaring heeft in werken met verschillende culturen in een internationale omgeving;
• kan goed omgaan met drukte, piekperiodes en harde deadlines;
• kan snel schakelen;
• klantgericht, representatief, hulpvaardig en accuraat is;
• affiniteit heeft met de universiteit en het studentenleven.
   
  (N.B. sommige werkzaamheden en deadlines van deze functie vallen ook in de zomerperiode. In de maanden juli/augustus is daardoor de mogelijkheid tot verlof zeer beperkt)

Wij bieden een 0,6 fte aanstelling. Het salaris bedraagt afhankelijk van leeftijd en ervaring, minimaal € 2.261,- en maximaal € 3.052,- bruto per maand (schaal 7) op fulltime basis. Wij bieden een tijdelijke aanstelling voor de duur van een jaar. Bij goed functioneren en gelijkblijvende financiële omstandigheden kan het dienstverband worden verlengd.

Daarnaast bieden we goede secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een eindejaarsuitkering van 8,3%, vakantie uitkering van 8% en uitstekende sportfaciliteiten.

Afhankelijk van CV en werkervaring behoort een aanstelling via EUFLEX (detacheringsbureau van de TU/e) tot de mogelijkheden.