Wij zijn op zoek naar een coördinerend secretaresse bij de afdeling Operations.

Hoewel je een zelfstandig werkend team hebt, ben jij verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing en moeten ze op jou kunnen terugvallen voor het vinden van oplossingen. Ook al kent de organisatie een vaste agenda van jaarlijks terugkerende activiteiten en handelingen, toch is elke dag weer anders. Ongestoord een klus afmaken komt zelden voor, je moet snel kunnen schakelen tussen de verschillende soorten werkzaamheden en vragen. Snel schakelen tussen Nederlands en Engels- in woord en geschrift- gaat je probleemloos af. Dagelijks komen verschillende typen medewerkers en studenten met allerlei soorten vragen bij jou en je team. En jij voelt precies aan wat de juiste woorden zijn om het doel te bereiken. Je hebt ook oog voor de verschillende stijlen en behoeftes van je team en weet hoe je voor een optimale dienstverlening moet zorgen. Je gebruikt je kennis van systemen, processen en mensen om de ondersteuning zo efficiënt en effectief mogelijk te organiseren. Waar nodig kom je met verbetervoorstellen. Daarnaast is er ruimte om pro-actief na te denken over ontwikkelingsmogelijkheden binnen de werkzaamheden van het secretariaat. Je hebt overzicht over de taken die voorhanden zijn dan wel nog liggen te wachten en je weet welke taken in de nabije toekomst moeten worden opgepakt.

Je ondersteunt ook waar nodig bij werkzaamheden op het terrein van HR en financiën, terreinen waar je goed ‘thuis’ in bent. Je wilt je ook graag verder ontwikkelen, bijvoorbeeld door het volgen van cursussen.

• je hebt bij voorkeur hbo-niveau maar minimaal mbo+, aangevuld met een aantal jaren relevante ervaring in een soortgelijke functie
• je hebt ruime ervaring (minimaal 3 jaar) met het op een verbindende wijze aansturen van collega’s
• je beheerst de Engelse en Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk, of je beheerst de Engelse taal en bent bereid de Nederlandse taal te leren
• je hebt ruime ervaring met notuleren van vergaderingen (Nederlands/Engels)
• je hebt ervaring in het gebruik van Word, Excel; ervaring met het werken met verschillende systemen strekt tot aanbeveling
• je persoonlijke eigenschappen en competenties sluiten goed aan bij bovenstaande functieomschrijving.

Dienstverband voor bepaalde tijd: 12 maanden.

Wij bieden in overeenstemming met de cao voor Nederlandse Universiteiten:

• een salaris afhankelijk van opleiding en ervaring van minimaal € 2.261,- en maximaal € 3.052,- (schaal 7) bruto per maand bij volledige werktijd
• 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering over het jaarlijks bruto-inkomen
• het betreft een tijdelijke functie voor de duur van 1 jaar; bij goed functioneren en onder voorbehoud van formatieve ruimte kan de aanstelling worden omgezet in een dienstverband voor onbepaalde tijd.

Faculteit Economie en Bedrijfskunde

De Rijksuniversiteit Groningen is gesticht in 1614 en behoort tot de mondiale top 100. Wij bieden een breed scala aan vakgebieden, zijn maatschappelijk actief en hebben een internationale oriëntatie. Wij hebben een leer- en werkomgeving waar ruimte is voor talent, ambitie en prestaties.

De Faculteit Economie en Bedrijfskunde (FEB) heeft ongeveer 6.500 studenten en 650 medewerkers die samen een informele, persoonlijke en inspirerende academische gemeenschap vormen. 25% van onze studenten en medewerkers is internationaal. FEB biedt een ambitieuze, open en dynamische werkomgeving en stimuleert haar medewerkers om te innoveren. De Faculteit is geaccrediteerd door de AACSB en EQUIS en behoort daarmee tot de top 1% van business schools in de wereld.

De vakgroep Operations is een van de grootste Europese onderzoeksgroepen in operations, op het gebied van Operations Management, Supply Chain Management, en Operations Research. De afdeling bestaat uit ongeveer 90 medewerkers en onderzoekers.
Het team waar je komt te werken bestaat, naast de coördinerend secretaresse, uit 3 secretaresses en een extra ondersteuner.