Voor het secretariaatsteam van de directie Information and Technology Services (ITS) zijn we op zoek naar een secretaresse. Binnen het team verzorg je de directe ondersteuning van meerdere afdelingshoofden. Daarnaast ben je samen met twee collega’s het eerste aanspreekpunt voor interne en externe relaties: je vervult de rol van ambassadeur voor ITS met verve!

Als secretaresse heb je meerdere taken, die zich vaak tegelijkertijd voordoen. Voorbeelden van werkzaamheden zijn:

• agendabeheer (o.a. op elkaar afstemmen van meerdere agenda’s/planningen, conference calls, sollicitatieprocedures, reisplanningen i.o.m. een reisbureau);
• organisatie van bijeenkomsten (o.a. reserveringen, opstellen/redigeren van uitnodigingen en documenten, ad hoc notuleren);
• eerste aanspreekpunt voor interne en externe relaties (direct en namens afdelingshoofden);
• verwerken van telefoon en e-mail;
• administratieve en ondersteunende werkzaamheden die voor afdelingshoofden noodzakelijk zijn (o.a. HR-zaken, declaraties, archivering);
• gastvrij ontvangen en begeleiden van bezoekers;
• vervangen van teamleden wanneer nodig.

Voorop staat dat je een effectieve professional bent, die voldoening haalt uit het leveren van een goede ondersteuning en bij wil dragen aan de missie van ITS en de Universiteit Utrecht. Je vervult de rol op zelfstandige wijze en hebt aan een half woord genoeg om de verschillende uitdagingen op te pakken.

• een hbo werk- en denkniveau heeft;
• enkele jaren werkervaring heeft in de rol van secretaresse/management assistent;
• representatief, servicegericht en enthousiast is;
• een goed ontwikkeld organisatorisch en analytisch vermogen bezit;
• gestructureerd is, prioriteiten kan stellen en daarnaar kan handelen;
• in hoog tempo accuraat kan werken;
• gewend is om managers in een een-op-een relatie te assisteren;
• kan anticiperen op onverwachte situaties of knelpunten en proactief voor een succesvolle oplossing zorgt;
• betrokken is bij het teamresultaat;
• een vriendelijke en sociale collega is;
• uitstekend oog heeft voor detail;
• de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift beheerst;
• aantoonbare ervaring heeft in het gebruik van MS Office en Office365 (Outlook, OneDrive, Excel, OneNote, SharePoint, Teams, Flow);
• aantoonbare ervaring heeft in het verbeteren en automatiseren van secretariële processen;
• een brede interesse heeft in het werkveld van IT en hoger onderwijs.

Wij bieden een aanstelling (0,8 - 1,0 fte) voor een jaar met uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd bij goed functioneren. Het salaris bedraagt - afhankelijk van opleiding en ervaring - minimaal € 2.261,- en maximaal € 3.052,- (schaal 7 van de cao Nederlandse Universiteiten) bruto per maand bij een fulltime dienstverband. Je ontvangt daarnaast 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%. Verder heeft de Universiteit Utrecht een aantrekkelijk pakket arbeidsvoorwaarden, waaronder keuze voor een goede balans tussen werk en privé (onder andere een goede verlofregeling), ontwikkelingsmogelijkheden en een uitstekende pensioenregeling. Kijk hier voor meer informatie over werken bij de Universiteit Utrecht.

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Sustainability. 

Binnen de faculteiten zijn onderzoek en onderwijs de primaire taken. De ondersteuning hiervan is binnen domeinen en diensten vormgegeven.

Information Technology Services (ITS) is één van de ondersteunende directies en is verantwoordelijk voor de centrale IT-dienstverlening van de gehele universiteit. Ongeveer 8.000 interne medewerkers en 30.000 studenten nemen diensten van ITS af.