Coördinator Onderwijsbalie & diplomering

Coördinator Onderwijsbalie & diplomering

Geplaatst Deadline Locatie
19 mei 3 jun Amsterdam

Je kunt niet meer op deze vacature solliciteren.

Bekijk het actuele vacature aanbod of kies een item in de hoofdnavigatie hierboven.

Functieomschrijving

Het Education Service Centre (ESC) is per augustus op zoek naar een coördinator Onderwijsbalie & diplomering. In deze functie geef je leiding aan een team van circa zeven medewerkers, waaronder enkele uitzendkrachten, draag je zorg voor de studentcommunicatie rondom het onderwijs en houd je je bezig met voortdurende verbetering van werkprocessen, deels in projectverband (ook UvA breed). Heb jij goede kennis van onderwijslogistieke processen en ben je proactief, zelfstandig, communicatief sterk, mensgericht en goed in het aansturen en verbeteren van processen, dan ben jij misschien degene die wij zoeken.

Wat ga je doen?

Als coördinator Onderwijsbalie & diplomering ben je functioneel leidinggevende van de medewerkers die dagelijks de Onderwijsbalie bemensen en die fysiek, telefonisch en per e-mail klaar staan voor studenten en voor de medewerkers die zich bezig houden met het evalueren van diploma-aanvragen (deels combinatiefuncties). Je bent een senior medewerker die als backup dient voor de medewerkers uit je team als er complexe vragen spelen en ook in kan springen bij onderbezetting.

Vanuit je rol heb je kennis van de verschillende onderwijslogistieke processen die binnen het ESC worden ondersteund en draag je zorg voor eenduidige communicatie naar studenten (zowel via de Onderwijsbalie als via mailings en door de studentenwebsite actueel te houden). Je signaleert voortdurend wat er speelt binnen het ESC en wat er verandert aan regels of beleid om zo je team en studenten op de hoogte te houden. En op basis van vragen van studenten signaleer je mogelijke verbeteringen in onderwijslogisteke processen, communicatie of beleid en maak je dit bespreekbaar. Dit doe je onder andere door nauw samen te werken met de andere teamcoördinatoren en het hoofd ESC.

Je draagt daarnaast zorg voor efficiënte en klantgerichte werkprocessen. Om dit te bereiken zoek je afstemming met andere faculteiten en draag je bij aan verbetering en harmonisatie van werkprocessen en studentinformatie binnen het UvA-brede Programma Onderwijslogistiek. Daar waar UvA-brede afspraken worden gemaakt over werkprocessen op jouw terrein, draag je zorg voor implementatie en draagvlak daarvoor bij alle betrokkenen.

Samengevat houd je je bezig met:

  • functioneel leidinggeven aan je team, waaronder zorg dragen voor een juiste bezetting, voeren van jaargesprekken en coachen van medewerkers;
  • zorg dragen voor actuele kennis van alle onderwijslogistieke processen bij jezelf en het team en voor een eenduidige communicatie daarover;
  • verbeteren van eigen werkprocessen en studentinformatie op basis van signalen of verandering van regels of beleid en voeden van andere teams met betrekking tot het verbeteren van processen;
  • zorg dragen voor proactieve communicatie aan studenten, zodat zij  hun studie goed kunnen organiseren en administratieve belemmeringen worden voorkomen;
  • bijdragen aan UvA-brede en facultaire projecten op het gebied van onderwijslogistiek en studentinformatie.

Specificaties

Universiteit van Amsterdam (UvA)

Functie-eisen

Je:

  • beschikt over een afgeronde wo-opleiding;
  • hebt uitgebreide kennis van onderwijslogistieke processen en studentcommunicatie in het hoger onderwijs;
  • hebt aantoonbare ervaring (minimaal drie jaar) met en talent in het adviseren, aansturen en uitvoeren van administratieve, dienstverlenende en logistieke processen in het hoger onderwijs;
  • bent initiatiefrijk, hebt een positieve, oplossings- en resultaatgerichte werkhouding en bent in staat om in elk probleem een uitdaging te zien;
  • bent flexibel, zelfstandig, dienstverlenend en kan je goed inleven in de wensen van docenten en studenten;
  • bent mens- en teamgericht en haalt er plezier uit medewerkers zich te laten ontwikkelen;
  • werkt gestructureerd en planmatig, hebt een hoge kwaliteitsstandaard en werkt zeer nauwkeurig;
  • beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk in het Nederlands én Engels;
  • kan snel werken met (diverse) geautomatiseerde informatiesystemen, waaronder SIS en Topdesk.

Arbeidsvoorwaarden

Ons aanbod

We bieden een afwisselende en uitdagende baan in een ambitieuze organisatie. Het betreft een dienstverband in tijdelijke dienst voor een jaar met een proeftijd van 2 maanden, met uitzicht op een vast dienstverband.

Op deze functie is het UFO-profiel Medewerker administratieve processen en systemen 2 van toepassing. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding, leeftijd en ervaring, minimaal €2.709 en maximaal €4.274 bruto (schaal 10) per maand bij volledige werktijd. De UvA biedt verder een uitgebreid pakket secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder 8% vakantiegeld en 8.3% eindejaarsuitkering De Cao Nederlandse Universiteiten is van toepassing. 

Wat bieden we je verder?

Het team Onderwijsbalie & diplomering is één van de zes teams van het ESC. Het ESC bestaat uit circa 40 medewerkers en draagt zorg voor alle student- en onderwijsondersteuning voor de faculteit. Het gaat dan om zaken als toelating van studenten, zorgdragen voor het Studenten Informatie Systeem (SIS), vakaanmelding, cijferregistratie en diplomering, roostering van de onderwijsprogramma’s, informatieverstrekking aan studenten en docenten, (studie)begeleiding van bachelor- en masterstudenten, ondersteuning van ICT in het onderwijs en juridische en administratieve ondersteuning van de Examencommissies.

De coördinator Onderwijsbalie & diplomering valt hiërarchisch onder het hoofd van het ESC. Er wordt gewerkt in collegiaal verband; indien nodig worden werkzaamheden van elkaar overgenomen. Binnen het ESC hebben we veel aandacht voor het ontwikkelen van medewerkers, zo nemen teamcoördinatoren deel aan een leiderschapstraject en worden alle medewerkers getraind in de Lean Six Sigma methodiek.

Werkgever

Universiteit van Amsterdam

Met meer dan 5000 werknemers, 30.000 studenten en een budget van ruim 600 miljoen euro, is de Universiteit van Amsterdam (UvA) een intellectueel knooppunt binnen Nederland. De UvA heeft zeven faculteiten waar onderwijs en onderzoek plaatsvinden op het gebied van geesteswetenschappen, sociale wetenschappen, economie en bedrijfskunde, rechtsgeleerdheid, natuurwetenschappen, geneeskunde en tandheelkunde. Midden in Amsterdam, op locaties waar disciplines samenkomen en elkaar beïnvloeden.  

De studenten en medewerkers van de UvA zijn onafhankelijke denkers en competente rebellen. Zij durven het aan om dogma’s in twijfel te trekken en nemen geen genoegen met simpele antwoorden of standaardoplossingen. Werken bij de UvA betekent werken in een onafhankelijk, creatief, innovatief en internationaal klimaat. Kenmerkend is de open sfeer en een authentieke betrokkenheid met de stad Amsterdam en de samenleving.

Afdeling

Faculteit der Rechtsgeleerdheid - Education Service Centre

Met ruim 4000 studenten en 450 medewerkers is de Faculteit der Rechtsgeleerdheid een van de grotere juridische faculteiten van Nederland. De Faculteit verzorgt de bacheloropleidingen Rechtsgeleerdheid, Fiscaal recht en – samen met twee andere faculteiten – de opleiding Politics, Psychology, Law and Economics (PPLE). Daarnaast biedt zij 19 masteropleidingen met verschillende varianten aan. Het onderzoek van de faculteit vindt plaats in een verscheidenheid aan onderzoeksgroepen, programma’s en centra. De faculteit heeft een internationaal profiel en kiest voor een maatschappelijke benadering van het recht.

Het onderwijs en het onderzoek worden verzorgd door de zes afdelingen van de Faculteit: Algemene Rechtsleer, Arbeids- en Informatierecht, Internationaal en Europees Publiekrecht, PPLE, Privaatrecht en Publiekrecht.

Specificaties

  • Ondersteunend personeel (secretarieel, administratief, facilitair)
  • Recht
  • max. 30.4 uur per week
  • €2709—€4274 per maand
  • Universitair
  • 20-300

Werkgever

Universiteit van Amsterdam (UvA)

Lees meer over deze werkgever

Locatie

Nieuwe Achtergracht 166, 1018 WV, Amsterdam

Bekijk op Google Maps