Wat ga je doen?
Je komt te werken in het hechte team van Facility Services ter ondersteuning van alle FS-collega’s met diverse secretariële werkzaamheden. Je hebt gevoel voor het belang van de onderwerpen die spelen en ondersteunt bij vergaderingen en afspraken. Je bent gewend om veel zaken tegelijk aan te pakken en daarbij goed het overzicht te houden. Belangrijk is dat je zelfstandig en proactief kunt werken, meedenkt met en voor de personen voor wie je werkt en taken naar je toe trekt. Tegelijkertijd hou je ook van teamwork en kun je goed samenwerken met anderen. In hoog tempo zorgvuldig werken zie je als een uitdaging.

• Je bent medeverantwoordelijk voor de organisatie van de dagelijkse werkzaamheden van het secretariaat.
• Je bent een gelijkwaardige collega binnen het team en fungeert als aanspreekpunt voor medewerkers, studenten en externe relaties.
• Je draagt zorg voor een gastvrije opvang van bezoekers.
• Je verzorgt correspondentie, archief, telefoonafhandeling, agendabeheer en ondersteunt bij de organisatie van personeelsbijeenkomsten/evenementen.
• Je notuleert vergaderingen en concipieert zelf c.q. redigeert rapporten en presentaties.

Waar zijn we naar op zoek?
Als FS collega streef je naar een optimale en duurzame dienstverlening voor onze studenten, medewerkers en bezoekers van de UM. Je hebt een open, proactieve, daadkrachtige en dienstverlenende houding; gastvrijheid zit in je DNA. Je bent resultaatgericht en beschikt over een grote mate van zelfstandigheid en betrokkenheid. Daarnaast zijn vernieuwingsgezindheid, het ontzorgen van de klant en creatief probleemoplossend denken en handelen eigenschappen die jou typeren.

Naast bovenstaande zijn voor deze functie de volgende functie-eisen, competenties en vaardigheden van toepassing:

• Je hebt HBO-werkniveau en 3 jaar ervaring als management assistent.
• Je bent in staat hoofd- en bijzaken te onderscheiden, doelen en prioriteiten te stellen en deadlines te bewaken.
• Je bent een organisatietalent, representatief en ook wel perfectionistisch en ambitieus.
• Je bent stressbestendig, kan snel schakelen en bent bedreven in het gebruik van digitale hulpmiddelen.
• Je hebt aantoonbare kennis van office-pakketten (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
• Je bent sociaal en communicatief vaardig en beheerst uitstekend de Nederlandse en Engelse taal.
• Je gaat goed om met feedback en geeft je eigen grenzen aan, bent integer en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.

Dienstverband voor bepaalde tijd: 1 jaar met mogelijkheid tot verlenging van 1 jaar en uitzicht op een vast contract.

De arbeidsvoorwaarden van de Universiteit Maastricht zijn grotendeels vastgelegd in de CAO Nederlandse Universiteiten. Daarnaast  gelden lokale bepalingen, specifiek voor de UM. Voor meer informatie raadpleeg de website http://www.maastrichtuniversity.nl > Support > UM-medewerkers.

Het salaris bedraagt minimaal € 2.261,- en maximaal € 3052,- bruto per maand bij een fulltime dienstverband, conform schaal 7 van CAO NU. 

Het betreft een tijdelijk contract van 1 jaar met een proeftijd van twee maanden. Aan het einde van het eerste jaar wordt bepaald of er een tweede contract van een jaar plaatsvindt met uitzicht op een vast contract daarna.

Universiteit Maastricht

De Universiteit Maastricht (UM) staat bekend om haar unieke innovatieve en probleemgestuurde onderwijssysteem (PGO), dat wordt gekarakteriseerd door een kleinschalige en studentgeoriënteerde benadering. Het onderzoek aan de UM is multidisciplinair en thematisch van aard, en vindt geconcentreerd plaats in onderzoeksinstituten en schools. De UM heeft op dit moment 18.000 studenten en 4.400 medewerkers. Ten gevolge van het sterk internationale karakter is een groot deel van zowel studenten als medewerkers afkomstig uit het buitenland. De UM heeft zes faculteiten: Faculty of Health, Medicine and Life Sciences, Faculty of Law, School of Business and Economics, Faculty of Science and Engineering, Faculty of Arts and Social Sciences en de Faculty of Psychology and Neuroscience.
 

Facility Services

Naast de zes faculteiten bestaat de UM uit een aantal servicecentra, waaronder Facility Services (FS). FS biedt studenten, medewerkers en bezoekers van de zes faculteiten en de andere UM-servicecentra een breed dienstenpakket ter ondersteuning van onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering. Dit pakket bestaat onder andere uit huisvestingsvoorzieningen en dienstverlening uiteenlopend van catering, schoonmaak en beveiliging tot receptiediensten en inkoop. FS adviseert daarnaast op het vlak van milieu en duurzaamheid, veiligheid en contractmanagement en beheert de vastgoedportefeuille van de universiteit.

Een divers aanbod waarbij integrale dienstverlening, vanuit één multidisciplinair team en met een gezamenlijke focus, het uitgangspunt is. Een vertrouwde basisdienstverlening, met maatwerk als de situatie daar om vraagt. 
Een hoge mate van klanttevredenheid over de aangeboden diensten en het creëren van een functionele, inspirerende en plezierige leer- en werkomgeving staan voorop. Ons doel is de klant te ontzorgen en waarde te creëren. Dit doen we met het streven een partner te zijn die flexibel is, meedenkt, werk uit handen neemt, proactief adviseert en inspireert, zoekt naar creatieve oplossingen, openstaat voor nieuwe ideeën en gezamenlijk nieuwe stappen vooruitzet met de blik op de toekomst.

Werken bij FS betekent werken in een dynamische organisatie, waar veel uitdagingen, kansen en mogelijkheden liggen op facilitair gebied. FS biedt een prettige werkomgeving met betrokken collega’s; een plezierige informele en resultaatgerichte werkcultuur. Een organisatie waar veel aandacht is voor jouw persoonlijke ontwikkeling, waar ruimte is voor eigen initiatieven en waar samenwerken, verbinding en open communicatie hoog in het vaandel staan.

FS bestaat uit de domeinen services en vastgoed, team inkoop, team adviseurs –arbo, duurzaamheid en veiligheid & beveiliging- en een stafafdeling –beleid & communicatie, finance & control, informatiemanagement & systemen en het secretariaat-. 

Team Secretariaat
Het secretariaat FS is een stafafdeling binnen FS. Zij heeft als opdracht en hoofdtaak, het uitvoeren van de secretariële werkzaamheden ten behoeve van de directie en teamleiders van FS, zodat deze in staat worden gesteld de eigen functie uit te voeren met een doelmatige en functionele aanwending van tijd en middelen.
Het team bestaat momenteel uit 2,4 fte.
Je legt met betrekking tot de dagelijkse werkzaamheden verantwoording af aan de directeur FS.
Je werkt nauw samen met de andere secretaresses.