In het team Coördinatie en Advies van de Radboudumc Health Academy (RHA) zijn we op zoek naar een fulltime eventmanager. De eventmanager is actief in het teamoverstijgende werkterrein "Events", gespecialiseerd in de organisatie van events op het gebied van gezondheidszorg en (bio)medische wetenschappen. We bieden opdrachtgevers een full service organisatie, waaronder het opstellen van een budget, financieel management, een marketing- en communicatieplan, logistieke organisatie (hospitality, locatie, audiovisuele middelen, catering), online registratie en betaling, online abstractverwerking, coördinatie wetenschappelijk programma (vormgeving programma en contacten met sprekers) en on-site management. Jaarlijks zijn we verantwoordelijk voor de organisatie van zo'n 100 events binnen en buiten het Radboudumc.
In deze dynamische functie ben je verantwoordelijk voor de voorbereiding, uitvoering en afwikkeling van de events. Je ziet erop toe dat de met opdrachtgevers gemaakte afspraken gerealiseerd worden. Je activiteiten omvatten onder andere planning, coördinatie en inkoop van benodigde producten en diensten, het onderhouden van contacten met - en informeren van de opdrachtgever en de interne organisatie. Jij bent het eerste aanspreekpunt voor zowel opdrachtgevers als de interne organisatie. Daarnaast treed je op als projectleider voor aangewezen events.
Je leidinggevende is de teamleider coördinatie en advies, je stemt af met de coördinator continue professionele ontwikkeling en events, en je stuurt diverse disciplines en externe partijen aan.
Taken en verantwoordelijkheden
- Verantwoordelijkheid voor voorbereiding, uitvoering en afwikkeling van events.
- Aansturen van alle bij het event betrokken disciplines.
- Adviseren van opdrachtgevers en afdelingen voor, tijdens en na afloop van het event.
- Continu toezien en sturen op een goede dienstverlening aan en afstemming met de klant/opdrachtgever.
- Verantwoordelijk voor de begroting, bewaking en financiële afwikkeling van events.
- Disciplines en werkzaamheden op elkaar afstemmen, partijen informeren, opstellen en bewaken van planningen en draaiboeken.
- Verantwoordelijkheid voor inkoop, planning, kwaliteit en inzet van interne en externe producten en diensten, afgestemd op wensen van de opdrachtgever.
- Onderhouden van contact met leveranciers: sturen op kwaliteit en continu zorgen voor een goede afstemming.
- Medeverantwoordelijk voor het optimaliseren van werkafspraken ter ondersteuning van de events.