Met je hoofd strategisch, met je voeten operationeel. Als coördinator bedrijfsvoering haal je er kracht uit dat zaken goed geregeld zijn. Je bent graag met 1001 uiteenlopende zaken tegelijkertijd bezig en bent een verbindende schakel binnen de organisatie. Krijg je energie van ad hoc vragen en geen dag die hetzelfde is? Dan zijn we op zoek naar jou!

Functieomschrijving
Als coördinator bedrijfsvoering bij het Westerdijk Institute heb je een brede functie. Je bent de rechterhand van de Algemeen Directeur van het Westerdijk Institute wat betreft bedrijfsvoering. Je bent voortdurend alert op de ontwikkelingen intern maar ook extern. Je bent in staat deze ontwikkelingen te signaleren, te analyseren en vervolgens te verwerken in een advies passend binnen de kaders van het beleid en de ambitie van het instituut. Dit worden je verantwoordelijkheden:

• De operationele processen met name op het terrein van Finance en Public engagement/outreach. Daarnaast ondersteun je de Algemeen Directeur op het gebied van HR, IT en Facilities;
• Ondersteuning bij formatiebeheer en budgetbewaking (ca. 60 fte en ruim € 6 miljoen exploitatiebudget);
• Coördineren en leiden van projecten gericht op public engagement/outreach;
• Toezien op en zorgdragen voor concrete uitvoering en communicatie van besluiten op het gebied van bedrijfsvoering binnen het Westerdijk Institute en in relatie tot de KNAW;
• Volgen van in - en externe ontwikkelingen op het gebied van bedrijfsvoering en op basis hiervan ontwikkelen van ideeën en opstellen van voorstellen;
• Periodiek rapporteren over voortgang en resultaten binnen de bedrijfsvoering, verantwoordelijk voor het verzamelen en analyseren van relevante informatie en deze verwerken in ken- en stuurgetallen;
• Je zorgt voor actueel en gedegen overzicht over de financiële positie van het instituut inclusief o.a. de diverse investeringen (bv. apparatuur);
• Je bent betrokken bij het wervingsproces en voortgangsbewaking met betrekking tot 2e en 3e geldstromen en ondersteunt daarbij directie en management;
• Onderhouden van contacten zowel binnen als buiten de KNAW, o.a. deelname aan het bedrijfsvoerdersoverleg van de KNAW.

• Je hebt academisch werk- en denkniveau;
• Je hebt financieel inzicht en bent procesmatig sterk;
• Ervaring met het coördineren van public engagement activiteiten is een pre;
• Je hebt ervaring in een soortgelijke functie en bij voorkeur binnen een wetenschappelijke omgeving;
• Je kunt op strategisch niveau meedenken en handelen;
• Je hebt een dienstverlenende instelling en denkt in kansen en mogelijkheden;
• Je vindt samenwerken vanzelfsprekend en bouwt gemakkelijk een netwerk van collega’s om je heen;
• Je bent daadkrachtig in je aanpak en omgevingssensitief. Je kunt je goed verplaatsen in de wetenschappers die je faciliteert;
• Je creëert gemakkelijk draagvlak door je stevige persoonlijkheid en goede communicatieve vaardigheden in een organisatie die de komende jaren een transitie doormaakt.

• Een interessante en afwisselende functie met veel eigen verantwoordelijkheid waarbij je dagelijks samenwerkt met topwetenschappers
• Aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden bij een maatschappelijk betrokken organisatie met een fijne werksfeer
• Veel eigen verantwoordelijkheid en de ruimte en vrijheid om eigen initiatieven te ontplooien
• Mogelijkheid om jezelf te ontwikkelen op persoonlijk en professioneel gebied
• In eerste instantie een arbeidsovereenkomst voor een periode van 1 jaar met de intentie tot een permanent dienstverband
• Arbeidsvoorwaarden volgens de CAO Nederlandse Universiteiten (CAO-NU), afhankelijk van opleiding en ervaring in schaal 10 of 11, maximaal € 5.127,- bruto per maand op basis van fulltime dienstverband van 38 uur per week
• Eindejaarsuitkering (8,3% van het jaarsalaris)
• Vakantiegeld (8% van het jaarsalaris)
• 6 weken verlof met de mogelijkheid dit uit te breiden naar 8 weken
• Een goede pensioenregeling en arbeidsvoorwaarden op maat, flexibele invulling werkweek
• Korting op een sportabonnement en diverse verzekeringen
• Goede bereikbaarheid met auto, bus en tram (Uithoflijn) en gratis parkeren naast de instituten

Westerdijk Instituut

Het Westerdijk Fungal Biodiversity Institute (Westerdijk Instituut) is een onderzoeksinstituut van de KNAW die een mondiaal unieke collectie van levende schimmels, gisten en bacteriën beheert. Het Westerdijk instituut is een expertisecentrum voor mycologie en doet onderzoek naar de evolutiebiologie, taxonomie en biodiversiteit van schimmels en gisten. Het instituut genereert en deelt wetenschappelijke kennis, en beantwoordt maatschappelijk relevante vragen samen met andere kennisinstellingen, maatschappelijke partners en industrie.