In de rol van secretaresse is het van groot belang dat je gestructureerd werkt en overzicht kunt houden over de verschillende werkzaamheden. Het betreft een dynamische organisatie. Hierbij zijn goede communicatieve vaardigheden en gevoel voor verhoudingen erg belangrijk. De afdeling is op zoek naar een senior secretaresse, iemand die aantoonbare ervaring meebrengt en gewend is om een groot team te ondersteunen: allerlei ad hoc werkzaamheden tegelijkertijd op te pakken en af te handelen maar daarnaast ook in staat is grotere projecten daarnaast te laten lopen. Het team dat ondersteund moet worden bestaat uit ruim 200 medewerkers en wordt ondersteund door 2 secretaresses en een administratief medewerker. Het betreft een baan tijdens kantooruren dat je aanwezig moet zijn. Ook zoeken wij iemand die flexibel is, dat mocht het voorkomen dat een klus iets later op de dag doorloopt of tijdens vakantieperiodes van collega’s dat je bereid bent bij te springen indien nodig.

Je werkomgeving is afwisselend met een divers takenpakket, waarin je werkzaamheden bestaan uit het uitvoeren van secretariële en administratieve werkzaamheden ten behoeve van de voorzitter,      leidinggevenden en medewerkers van de afdeling. De belangrijkste werkzaamheden zijn:

• 1e aanspreekpunt voor medewerkers en ontvangst bezoekers;
• administratieve ondersteuning op Human Resources processen zoals registratie ziek-en betermeldingen en werving & selectie;
• organiseren goede werkplekken, beheer algemene ruimtes en beheer kantoorartikelen;
• afhandelen van correspondentie via mailbox en post, inclusief archivering;
• organiseren van afspraken en vergaderingen, inclusief zaalreserveringen en catering;
• bewerken, verwerken en opstellen van zakelijke correspondentie;
• notuleren tijdens overleggen;
• overige secretariële werkzaamheden.

Wij zoeken een ervaren kandidaat, minimaal 5 jaar aantoonbaar, op HBO-niveau met enkele jaren werkervaring in een soortgelijke omgeving. Daarnaast zijn de volgende punten voor ons van belang:

• Uitstekende kennis van het MS Office pakket, met name Outlook, Word en Excel;
• Ervaring met werken met SAP is een pré;
• Goede beheersing van de Engelse taal in woord en geschrift (B2 niveau of hoger);
• Klantgericht en dienstverlenend;
• Proactieve instelling;
• Werkervaring in werken met/ ondersteunen van een groot team;
• Je werkt graag samen in een team, maar kunt ook zelfstandig aan de slag;
• Leergierig, sociaal vaardig en een echte aanpakker;
• Flexibel, stressbestendig en gevoel voor humor!

Herken jij jezelf in deze competenties en ben je enthousiast geworden na het lezen van deze vacaturetekst, stuur ons dan je CV en een motivatiebrief!

Een internationaal georiënteerde en afwisselende baan in een enthousiast team, met goede arbeidsvoorwaarden overeenkomstig de Collectieve Arbeidsvoorwaarden Overeenkomst Nederlandse Universiteiten (CAO NU). Het dienstverband wordt aangegaan voor de periode van 1 jaar en kan bij goed functioneren worden verlengd/omgezet in een vaste aanstelling. Het betreft een structurele formatieplaats. Het salaris is afhankelijk van jouw kennis en ervaring en bedraagt bij een fulltime aanstelling tussen €2.656,- en €3.548,- bruto per maand (schaal 8). De EUR heeft aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden, waaronder 8% vakantiegeld, een eindejaarsuitkering van 8,3% en een zeer ruime verlofregeling. Verder is de EUR aangesloten bij het ABP voor de pensioenvoorziening en bieden wij gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof. Ook kunnen medewerkers gebruikmaken van EUR faciliteiten, zoals het Erasmus sportcentrum en de Universiteitsbibliotheek.

Diversiteit is een van onze strategische prioriteiten. Alle groepen uit de samenleving worden aangemoedigd om te solliciteren. Interne kandidaten genieten een voorrangspositie ten opzichte van externe kandidaten.

Erasmus Universiteit Rotterdam

De Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) is een internationaal georiënteerde universiteit met een uitgesproken maatschappelijke oriëntatie in haar onderwijs en onderzoek. Onze wetenschappers en studenten werken aan het oplossen van mondiale, sociale uitdagingen, geïnspireerd door het altijd dynamische en kosmopolitische Rotterdam. Ons academisch onderwijs is intensief, actief en toepassingsgericht. Ons onderzoek vindt steeds vaker plaats in multidisciplinaire teams, die sterk verweven zijn met internationale netwerken. Met onze onderzoeksimpact en kwaliteit van onderwijs kan de EUR zich meten met de top van de Europese universiteiten. Waarden die op de EUR van toepassing zijn en die zij hoog in het vaandel heeft, zijn durf, nieuwsgierigheid, maatschappelijke betrokkenheid, grensverleggend en streven naar succes.

Erasmus School of Social and Behavioural Sciences

De Erasmus School of Social en Behavioural Sciences (ESSB) kent een grote diversiteit aan wetenschappelijke disciplines: bestuurskunde, pedagogische wetenschappen, psychologie en sociologie. Tevens het Erasmus University College, IHS, en twee onderzoeksinstituten RISBO en DRIFT zijn aan de faculteit verbonden. Deze grote variatie is ook terug te zien in onze (internationale) bachelor- en masteropleidingen en in het onderzoek. De activiteiten van de faculteit zijn altijd gericht op mens en samenleving. Onze activiteiten zijn altijd gefocust op mensen en de maatschappij. Bij ESSB staat fundamenteel, internationaal georiënteerd onderzoek hoog in het vaandel. Maatschappelijk onderzoek ten behoeve van professionals, het beleid en de samenleving maakt ook onderdeel uit van de onderzoeksactiviteiten. De faculteit biedt een stimulerend onderzoeksklimaat waar belangrijke nationale en internationale onderzoeksubsidies worden binnengehaald. Aansprekende gastonderzoekers uit binnen en buitenland werken er voor kortere of langere tijd en er werken ambitieuze promovendi. Ons onderwijs is kleinschalig en werkt met innovatieve onderwijsvormen, zoals Probleemgestuurd Onderwijs (PGO). Zowel de Nederlandstalige als Engelstalige opleidingen worden jaarlijks goed gewaardeerd door studenten en alumni.

De opleidingen die binnen deze wetenschapsgebieden verzorgd worden, bedienen op dit moment bijna 4000 studenten. De ESSB telt daarnaast meer dan 400 medewerkers.

Department of Psychology, Education & Child Studies (DPECS)

Het departement verzorgt onderwijs en verricht onderzoek op het gebied van de psychologische en pedagogische wetenschappen. Het onderwijs binnen de opleidingen kenmerkt zich door een innovatieve didactische benadering, het zogeheten probleemgestuurd onderwijs (PGO). De staf van dit departement bestaat uit een team van veelal jonge wetenschappers. Het secretariaat maakt onderdeel uit van het departement en verzorgt de ondersteuning van de voorzitters, leidinggevenden en medewerkers van het departement.