De Universiteit van Amsterdam (UvA) en de Hogeschool van Amsterdam (HvA) zijn voor de Bibliotheek UvA-HvA op zoek naar een

Hoofd Bedrijfsbureau (1fte)

Wij zijn op zoek naar een hoofd Bedrijfsbureau die de ondersteunende processen voor onze dienstverlening aan HvA en UvA versterkt en verder professionaliseert. Het betreft de disciplines financiën, facilitair management (inclusief BHV en ARBO), communicatie en secretariële ondersteuning.

Wat ga je doen?

Als hoofd Bedrijfsbureau ben je eindverantwoordelijk voor de organisatie, inrichting en uitvoering van de financiële en facilitaire bedrijfsvoering van de Bibliotheek UvA/HvA (inclusief het Allard Pierson), de interne en externe communicatie van de Bibliotheek en de secretariële ondersteuning van directie en het Management Team. Op alle onderdelen vereist dat intensieve afstemming met de andere ondersteunende diensten (zoals Facility Services) en stafafdelingen (zoals de centrale communicatie-afdelingen en Finance, Planning & Control) van HvA en UvA.

De financiële functie richt zich op de inrichting van de planning en control cyclus binnen de Bibliotheek UvA/HvA. Het gaat daarbij om het bewaken van de financiële kaders, de allocatie van middelen, periodieke rapportages en meerjarenprognoses, zowel voor de bibliotheekorganisatie als geheel als voor de afzonderlijke afdelingen.

De facilitaire functie is gericht op de interne afstemming tussen de 15 locaties waar de Bibliotheek, inclusief het Allard Pierson gehuisvest is. Dit omvat verantwoordelijkheid voor de afstemming met Facility Services UvA/HvA over beveiliging, gebouwbeheer, schoonmaak en horeca. Tevens vertegenwoordig je de Bibliotheek in het Schakelfunctionarissenoverleg (HvA) en het Tactisch Facilitair Overleg (UvA) met de centrale en facultaire diensten.

Daarnaast overzie je de werkzaamheden van zowel het communicatieteam als het secretariaatsteam. Het communicatieteam verzorgt de interne en externe communicatie van de Bibliotheek, variërend van het onderhouden van de websites van de Bibliotheek, de marketing van de bibliotheekdiensten tot de verantwoordelijkheid voor het eigen intranet van de bibliotheekorganisatie. Het secretariaatsteam verzorgt het agendabeheer, de verslaglegging van vergaderingen, het organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten en het archiefbeheer.

Wat neem je mee?

Je hebt:

• een relevante hbo- of academische opleiding in een bedrijfseconomische of financiële richting afgerond;
• minimaal 5 jaar relevante werkervaring op het gebied van bedrijfsvoering en een brede kennis van planning en control;
• affiniteit met communicatie- en marketingbeleid;
• bij voorkeur ervaring in organisaties op het terrein van (wetenschappelijk) onderwijs/onderzoek;
• ervaring met leiding geven en het aansturen van een team.

Wat bieden we?

Het betreft in eerste instantie een tijdelijke aanstelling bij de UvA voor de periode van één jaar met uitzicht op een vaste aanstelling. De functie is ingedeeld in het UFO-functieprofiel van Coördinator bedrijfsvoering 1. De bij deze functie behorende salarisschaal is schaal 12, minimaal €4.538 en maximaal €5.826 bruto per maand bij een voltijds dienstverband. De cao Nederlandse Universiteiten is van toepassing.

De UvA heeft een uitgebreid pakket secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een ruime vakantieregeling en een 13e maand. Daarnaast biedt de UvA uitstekende studie- en ontwikkelingsmogelijkheden en stimuleert zij medewerkers om zich blijvend te professionaliseren.

Universiteit van Amsterdam

Met meer dan 5000 werknemers, 30.000 studenten en een budget van ruim 600 miljoen euro, is de Universiteit van Amsterdam (UvA) een intellectueel knooppunt binnen Nederland. De UvA heeft zeven faculteiten waar onderwijs en onderzoek plaatsvinden op het gebied van geesteswetenschappen, sociale wetenschappen, economie en bedrijfskunde, rechtsgeleerdheid, natuurwetenschappen, geneeskunde en tandheelkunde. Midden in Amsterdam, op locaties waar disciplines samenkomen en elkaar beïnvloeden.  

De studenten en medewerkers van de UvA zijn onafhankelijke denkers en competente rebellen. Zij durven het aan om dogma’s in twijfel te trekken en nemen geen genoegen met simpele antwoorden of standaardoplossingen. Werken bij de UvA betekent werken in een onafhankelijk, creatief, innovatief en internationaal klimaat. Kenmerkend is de open sfeer en een authentieke betrokkenheid met de stad Amsterdam en de samenleving.

Bibliotheek UvA-HvA

De Bibliotheek UvA/HvA is een inspirerende en gastvrije studie-, onderzoeks- en ontmoetingsplek voor onderzoekers, docenten en studenten van HvA en UvA, off- en online. Wij verzamelen, bewaren, beheren én selecteren informatie uit het wereldwijde informatieaanbod, we bieden het platform voor studenten en onderzoekers om bronnen uit heden en verleden te delen en stellen deze informatie en bronnen beschikbaar voor een brede groep gebruikers. Wij bieden onze gebruikers hulp op maat om in het uitgebreide aanbod van informatie de juiste bronnen te vinden voor toepassing in onderwijs en onderzoek. Wij benutten daarbij onze unieke combinatie van bibliotheken en museum.

Onze kernwaarden (open, professioneel, vooruitstrevend) en kerncompetenties (klantgericht, samenwerken, leervermogen) zijn het fundament onder onze dienstverlening.

Waar komt je te werken?

Je maakt deel uit van het MT van de Bibliotheek en stuurt een afdeling aan van 15 personen.

Je hebt normaliter een werkplek in de Universiteitsbibliotheek aan het Singel, in hartje Amsterdam. In verband met de maatregelen in het kader van Covid-19 vinden de werkzaamheden voorlopig grotendeels vanuit een thuiswerkplek plaats.

Wil je weten hoe het is om te werken bij de HvA of de UvA? Ontdek het bij medewerkers aan het woord en ook op over de UvA.