Als coördinator bedrijfsvoering stuur je de medewerkers op het secretariaat direct aan en ben je mede-verantwoordelijk voor het financiële, ICT-, HRM- en facilitaire beleid in de breedste zin van het woord binnen het departement. Het streven is te werken vanuit een pro-actieve in plaats van een verantwoordende rol. Je hebt heel duidelijk een kartrekkende rol en bent verantwoordelijk voor het verder professionaliseren van de bedrijfsvoering binnen DPECS.

De coördinator Bedrijfsvoering is de linking pin met het Faculteitsbureau van de Faculteit ESSB waar alle ondersteunende diensten ondergebracht zijn. Dit doe je in nauwe samenwerking met de coördinator bedrijfsvoering van het andere departement: Public Administration and Sociology (DPAS)

De coördinator bedrijfsvoering:

1.      Levert een bijdrage aan de voorbereiding van de begroting en realisatiecijfers van zowel het departement als van de projecten. Hij/zij is sparringpartner van de business controller ESSB en de directeur DPECS op financieel gebied en voelt zich verantwoordelijk voor operationele sturing op de begroting. Levert een bijdrage aan de ontwikkeling van beleid met betrekking tot bedrijfsvoering binnen het departement en zorgt voor juiste en tijdige implementatie van beleid en besluiten binnen het departement.

2.      Is direct leidinggevende aan medewerkers op het secretariaat van DPECS. Dit betreft secretaresses en administratief medewerkers.

3.      Is het eerste aanspreekpunt voor de directeur, sectiehoofden, projectleiders en projectmedewerkers, de business controller, de projectcontrollers en de collega’s van HR&F voor wat betreft vragen over HR, ICT, facilitaire diensten (inclusief werkplek), financiën, projecten en ondersteuning.

4.      Draagt zorg voor tijdige en juiste informatieverstrekking, zowel op departementsniveau als op projectniveau.

5.      Is het eerste aanspreekpunt voor wat betreft vragen over projectopzet en voortgang projecten. Daarbij is van belang dat de coördinator inzicht heeft in de verschillende geldstromen (1e, 2e en 3e geldstromen).

6.      Is het eerste aanspreekpunt voor wat betreft urenregistratie en de verlofregistratie. De coördinator draagt zorg  voor de tijdigheid, de volledigheid en juistheid van de urenregistratie.

7.      Is verantwoordelijk voor de financiële administratie van het departement: facturatie, interne verrekeningen, memoboekingen ten behoeve van een juiste financiële administratie.   

8.      Is verantwoordelijk voor de formatiebewaking in relatie tot de begroting en projectfinanciering.

9.      Is belast met de inrichting van de administratieve organisatie en interne controle:

-        Het inrichten van eigen administratieve organisatie

-        Het inrichten en vormgeven van informatiesystemen op financieel en administratief gebied

-        Het signaleren, optimaliseren en implementeren van procesverbeteringen en controleprocessen

-        Het zorgdragen voor een effectieve administratieve organisatie, effectieve financiële administratie en correcte verslaglegging.

10.   Is het eerste aanspreekpunt voor vragen met betrekking tot bestellingen en het inkoopproces, vragen over inkomende facturen en declaraties. Het gaat dan ook om vragen over de werkkostenregeling en de declaratierichtlijnen.

11.    Heeft als taak het opzetten en bijhouden van een overzicht van promoties met daarbij zo nodig aangegeven hoe de promotiegelden worden verdeeld.

• Je hebt een HBO denk- en werkniveau en je pakt je werkzaamheden analytisch en doortastend aan Je hebt aantoonbare relevante werkervaring op het terrein van ondersteunende bedrijfsprocessen in de volle breedte en in het bijzonder met financiën en HR. Je hebt een talent voor cijfers (beheerst Excel en andere Office-programma’s uitstekend).
• Voor ons departement in combinatie met onze ambities voor de komende jaren zoeken wij iemand die positief is ingesteld en stevig in zijn schoenen staat. Je bent scherp op de inhoud en stuurt op resultaten. Je weet dit goed te combineren met jouw rol als coachend en verbindend leidinggevende aan een jong team van medewerkers.
• In deze functie is het van belang dat je goed kunt samenwerken, maar aan de andere kant ook zelfstandig en proactief werk oppakt op basis van vertrouwen. Je communiceert tactvol op alle lagen van de organisatie en schakelt servicegericht tussen werkzaamheden en blijft daarbij nauwkeurig, resultaatgericht en stressbestendig werken. Je bent organisatie gericht, hebt gevoel voor verhoudingen binnen de organisatie en vertoont eigenaarschap in je werk. Daarnaast ben je flexibel, sta je open voor verandering en ben je integer en positief ingesteld met gevoel voor humor. Tot slot heb je goede communicatieve en organisatorische vaardigheden. Goede uitdrukkingsvaardigheid in het Engels is een vereiste.

Een internationaal georiënteerde en afwisselende baan in een enthousiast team, met goede arbeidsvoorwaarden overeenkomstig de Collectieve Arbeidsvoorwaarden Overeenkomst Nederlandse Universiteiten (CAO NU). Het dienstverband wordt aangegaan voor de periode van 1 jaar en kan bij goed functioneren worden verlengd of omgezet in een vaste aanstelling. Het salaris is afhankelijk van jouw kennis en ervaring en bedraagt bij een fulltime aanstelling tussen €3746, - en € 5127, - bruto per maand (schaal 11). De EUR heeft aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden, waaronder 8% vakantiegeld, een eindejaarsuitkering van 8,3% en een zeer ruime verlofregeling. Verder is de EUR aangesloten bij het ABP voor de pensioenvoorziening en bieden wij gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof. Ook kunnen medewerkers gebruikmaken van EUR faciliteiten, zoals het Erasmus sportcentrum en de Universiteitsbibliotheek.

Diversiteit is een van onze strategische prioriteiten. Alle groepen uit de samenleving worden aangemoedigd om te solliciteren. Interne kandidaten genieten een voorrangspositie ten opzichte van externe kandidaten.

Wij hechten grote waarde aan diversiteit en geloven dat een diversiteit aan talenten bijdraagt aan onze visie en strategie om als universiteit te kunnen excelleren op onderzoek en onderwijs. Dat maakt dat wij op zoek zijn naar een persoon die ons team vanuit diversiteitsperspectief goed kan aanvullen.

Erasmus Universiteit Rotterdam

De Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) is een internationaal georiënteerde universiteit met een uitgesproken maatschappelijke oriëntatie in haar onderwijs en onderzoek. Onze wetenschappers en studenten werken aan het oplossen van mondiale, sociale uitdagingen, geïnspireerd door het altijd dynamische en kosmopolitische Rotterdam. Ons academisch onderwijs is intensief, actief en toepassingsgericht. Ons onderzoek vindt steeds vaker plaats in multidisciplinaire teams, die sterk verweven zijn met internationale netwerken. Met onze onderzoeksimpact en kwaliteit van onderwijs kan de EUR zich meten met de top van de Europese universiteiten. Waarden die op de EUR van toepassing zijn en die zij hoog in het vaandel heeft, zijn durf, nieuwsgierigheid, maatschappelijke betrokkenheid, grensverleggend en streven naar succes.

Erasmus School of Social and Behavioural Sciences

De Erasmus School of Social en Behavioural Sciences kent een grote diversiteit aan wetenschappelijke disciplines: bestuurskunde, pedagogische wetenschappen, psychologie en sociologie. Tevens het Erasmus University College, IHS, en twee onderzoeksinstituten RISBO en DRIFT zijn aan de faculteit verbonden. Deze grote variatie is ook terug te zien in onze (internationale) bachelor- en masteropleidingen en in het onderzoek. De activiteiten van de faculteit zijn altijd gericht op mens en samenleving. Onze activiteiten zijn altijd gefocust op mensen en de maatschappij. Bij ESSB staat fundamenteel, internationaal georiënteerd onderzoek hoog in het vaandel. Maatschappelijk onderzoek ten behoeve van professionals, het beleid en de samenleving maakt ook onderdeel uit van de onderzoeksactiviteiten. De faculteit biedt een stimulerend onderzoeksklimaat waar belangrijke nationale en internationale onderzoeksubsidies worden binnengehaald. Aansprekende gastonderzoekers uit binnen en buitenland werken er voor kortere of langere tijd en er werken ambitieuze promovendi. Ons onderwijs is kleinschalig en werkt met innovatieve onderwijsvormen, zoals Probleemgestuurd Onderwijs (PGO). Zowel de Nederlandstalige als Engelstalige opleidingen worden jaarlijks goed gewaardeerd door studenten en alumni.

De opleidingen die binnen deze wetenschapsgebieden verzorgd worden, bedienen op dit moment bijna 4000 studenten. De ESSB telt daarnaast meer dan 400 medewerkers.

Department of Psychology, Education & Child Studies (DPECS)

Het departement verzorgt onderwijs en verricht onderzoek op het gebied van de psychologische en pedagogische wetenschappen. Het onderwijs binnen de opleidingen kenmerkt zich door een innovatieve didactische benadering, het zogeheten probleemgestuurd onderwijs (PGO). De staf van dit departement bestaat uit een team van veelal jonge wetenschappers. Het secretariaat maakt onderdeel uit van het departement en verzorgt de ondersteuning van de voorzitters, leidinggevenden en medewerkers van het departement.