Als bestuurssecretaris is je primaire taak de inhoudelijk-logistieke coördinatie van verschillende bestuurlijke overleggen die vanuit BZ worden ondersteund. Het precieze werkpakket, inclusief de overleggen waarvoor je in the lead bent, zal in overleg met de collega-bestuurssecretarissen worden bepaald. Je verzorgt de voorbereiding, advisering, afhandeling en opvolging van vergaderingen. Je werkt hierin nauw samen met de secretarissen van de andere bestuurlijke overleggen en medezeggenschap om de bestuurlijke besluitvorming en medezeggenschap zo effectief en efficiënt mogelijk te laten verlopen. Om je werk zo goed mogelijk te kunnen doen, zal je ook veel contact hebben met interne stakeholders, zoals collega’s binnen de Algemene Bestuursdienst, Professional Services en de faculteiten: beleidsmedewerkers, secretariaten en directeuren.

Naast de ondersteuning van enkele bestuurlijke of beleidsmatige overleggen ben je breed inzetbaar voor de afdeling, de ABD of de EUR in bestuurlijke, beleidsmatige of projectmatige klussen. Voorbeelden zijn het meewerken of leiding geven aan (interne) projecten, het uitvoeren van algemene staftaken rond IT, faciliteiten, financiën of evenementen of het samen met collega’s van andere afdelingen en/of faculteiten oppakken van bredere projecten en veranderinitiatieven. Voorbeelden hiervan zijn de coördinatie van overleggen van de Vereniging van Samenwerkende Nederlandse Universiteiten (VSNU) of strategische projecten die binnen de EUR worden uitgevoerd.

Medewerkers van de afdeling Bestuurlijke Zaken zijn in veel gevallen de spil tussen bestuur en organisatie. Werken bij BZ betekent werken in een energieke en dynamische bestuurlijke omgeving waar belangen, rollen en taken per onderwerp kunnen wisselen. Dit brengt zowel afwisseling als uitdagingen met zich mee. Medewerkers moeten zich bewust zijn van, en om kunnen gaan met, de uitdagingen en kansen die de bestuurlijke context biedt. We zijn daarom op zoek naar een bestuurssecretaris met het volgende profiel:

• Een afgeronde academische opleiding.
• Kennis en begrip van, en interesse in, de bestuurlijke praktijk en/of medezeggenschap; een gezonde dosis politiek-bestuurlijke sensitiviteit en affiniteit.
• Integriteit, vooral tot uiting komend in het kunnen bewaren van vertrouwelijkheid in de directe relatie met de bestuurders of leden van bestuurlijke gremia en medezeggenschap, de vertrouwelijke omgang met documenten die voorbij komen en het kunnen scheiden van verschillende rollen horend bij de verschillende taken.
• Een proactieve, assertieve, ondernemende, flexibele en onderzoekende houding, geen genoegen nemen met een bestaan in de eigen inhoudelijke luwte maar een brede blik hebben op de organisatie en waar nodig bij willen dragen. Dit betekent dat men ondanks ‘eigen verantwoordelijkheden’ de samenwerking met anderen zoekt;
• Degelijkheid en nauwkeurigheid in formele procedures en processen, maar met genoeg flexibiliteit om waar nodig ook ondanks formele hindernissen tot de benodigde oplossingen te komen;
• Collegialiteit, zowel richting de collega’s in de afdeling, de Algemene Bestuursdienst als de bredere universiteit.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden (NL en EN), benodigd voor advisering, verslaglegging en (formele) correspondentie.
• Ervaring met bestuurlijke processen en/of medezeggenschap strekt tot aanbeveling. Belangrijk is dat je je thuis voelt in een soms hectische en uitdagende omgeving waarin verschillende ‘ballen in de lucht’ moeten worden gehouden.

Gedeelde kernwaarden in de Algemene Bestuursdienst zijn samenwerken, verantwoordelijkheid nemen, klantgerichtheid en ondernemerschap. Medewerkers van BZ werken in veel gevallen intensief samen met collega’s van andere ABD-afdelingen, andere organisatieonderdelen van de EUR en faculteiten.

Dienstverband voor bepaalde tijd: 1 jaar.

Het dienstverband wordt aangegaan voor de periode van twaalf maanden met uitzicht op verlenging. Het salaris is afhankelijk van opleiding, ervaring en senioriteit en bedraagt minimaal €3.746,- en maximaal €5.826,- bruto per maand (schaal 11 of 12, CAO Nederlandse Universiteiten) bij een volledige werkweek.

De EUR heeft aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden, waaronder een vakantie uitkering van 8,0%, een eindejaarsuitkering van 8,3% en ruime verloffaciliteiten (o.a. 41 vakantiedagen bij een voltijdse werkweek) voor een goede balans tussen werk en privé. Verder is de EUR aangesloten bij het pensioenfonds ABP en biedt gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof. Ook kunnen medewerkers gebruikmaken van een aantal faciliteiten, zoals sportaccommodatie en bibliotheek.

Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR)

De Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) is een internationaal georiënteerde universiteit met een uitgesproken maatschappelijke oriëntatie in haar onderwijs en onderzoek. Onze wetenschappers en studenten werken aan het oplossen van mondiale, sociale uitdagingen, geïnspireerd door het altijd dynamische en kosmopolitische Rotterdam. Ons academisch onderwijs is intensief, actief en toepassingsgericht. Ons onderzoek vindt steeds vaker plaats in multidisciplinaire teams, die sterk verweven zijn met internationale netwerken. Met onze onderzoeksimpact en kwaliteit van onderwijs kan de EUR zich meten met de top van de Europese universiteiten.
Waarden die op de EUR van toepassing zijn en die zij hoog in het vaandel heeft, zijn durf, nieuwsgierigheid, maatschappelijke betrokkenheid, grensverleggend en streven naar succes.

Bestuurlijke Zaken (BZ)

De afdeling Bestuurlijke Zaken (BZ) is de centrale afdeling van de Erasmus Universiteit die primair administratieve en bestuurlijke ondersteuning levert aan de verschillende bestuurlijke en beleidsmatige overleggen en medezeggenschap. De afdeling bestaat uit 5 inhoudelijke (bestuurssecretaris) ondersteuners, 5 bestuurssecretaresses en 2 beleidsmedewerkers. Zij ondersteunen de formele bijeenkomsten en werkzaamheden van de Raad van Toezicht, het College van Bestuur, College voor Promoties, CvB-Decanenoverleg, Universiteitsraad (UR) en het Lokaal Overleg van de vakbonden (EUROPA). Daarnaast ondersteunt en organiseert BZ het voorbereidende Agendaoverleg, de EUR-brede overleggen van de Directeuren Onderzoek en Onderwijs met de rector en het EUR-brede overleg van de directeuren bedrijfsvoering en de dienstdirecteuren met het lid CvB verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering. Daarnaast kent de afdeling verschillende staffuncties die zich focussen op zowel de bredere afdeling als de gehele EUR. De afdeling kent een informele en collegiale cultuur waarin hard wordt gewerkt en ook ruimte is voor ontspanning en collegialiteit.

De afdeling BZ is onderdeel van de Algemene Bestuursdienst (ABD). BZ wordt hiërarchisch aangestuurd door het hoofd BZ.

Meer concreet houdt de afdeling BZ zich bezig met de volgende taken:

• Voorbereiding, begeleiding en afhandeling (nazorg) van de formele vergaderingen van bestuur en medezeggenschap, inclusief agendavoorbereiding, verslag en & monitoring. Hiermee regisseert BZ het bestuurlijke besluitvormingsproces van de universiteit.
• Het administratief (secretarieel) ondersteunen van zowel formele overleggen als individuele bestuurders.
• Het bestuurlijk ondersteunen van het College van Bestuur door het uitvoeren van verschillende staffuncties rond, onder meer, inhoudelijk actuele thema’s, faciliteiten (huisvesting, campus, studentenzaken), ICT, financiën, evenementen van de ABD en EUR-breed, het EUR-jaarverslag en activiteiten die volgen uit bestuurlijke gremia.
• Het gevraagd en ongevraagd adviseren van bestuur en medezeggenschap over bestuurlijke aangelegenheden.

De bestuurssecretarissen van de afdeling hebben elk vaste overleggen die zij als secretaris ondersteunen. Daarnaast hebben zij afdelingsbrede taken, zijn zij inzetbaar voor EUR-brede (bestuurlijke, beleidsmatige of projectmatige) taken en vervangen en ondersteunen zij elkaar waar nodig. Vanwege het vertrek van één van onze collega’s zijn we op zoek naar een stevige allround bestuurssecretaris om ons team te versterken.