In deze functie heb je de belangrijke en verantwoordelijke taak om de directeur Marketing & Communicatie te ontzorgen. Daarnaast ondersteun je de andere vier leden van het managementteam en doe je administratief ondersteunend werk voor de hele afdeling.

Je verricht daartoe zelfstandig secretariële werkzaamheden (agendabeheer, aanleveren vergaderstukken, postverwerking, mailcontrole en -afhandeling, bewaking actiepunten, correspondentie, archiveren etc.). Je ontvangt gasten en bereidt vergaderingen en meetings voor, zowel procesmatig (agenda en eventueel notulering) als inhoudelijk door het uitzetten van de stukken bij de relevante medewerkers. Je werkt hierbij nauw samen met de afdelingshoofden/ teamleden binnen Marketing & Communications.
Je regelt logistieke zaken zoals het organiseren van binnen- en buitenlandse dienstreizen. Je levert een constructieve bijdrage aan het Management Team op basis van optimale samenwerking en ondersteuning.

Tot slot houd je je ook bezig met de financiële administratie van de afdeling o.a. door de verwerking van facturen en het bijhouden van de lijst met budgetnummers. Je houdt een digitaal archief bij en optimaliseert deze regelmatig. Daarnaast assisteer je bij de afhandeling van de contractadministratie door o.a. het opstellen van opdrachtbevestigingen en de archivering hiervan.

Profiel

• Door jouw ruime ervaring als directiesecretaresse/personal assistant, sta je stevig in je schoenen en weet je goed hoe het is om voor gedreven, hardwerkende en directe persoonlijkheden te werken;
• Je weet je goed staande te houden in een dynamische en stressvolle omgeving;
• Je bent communicatief sterk, welbespraakt en representatief;
• Je werkt zeer zorgvuldig, nauwkeurig en hebt een helikopterview;
• Je hebt bestuurlijke sensitiviteit en kan goed rekening houden met gestelde (bestuurlijke) prioriteiten, belangen en gevoeligheden;
• Je hebt gevoel voor humor en bent de ander altijd net een stapje voor;
• Je bent een tactvolle en integere teamplayer;
• Je hebt geen negen tot vijf-mentaliteit en bent flexibel ingesteld.

• Minimaal aantoonbaar HBO werk- en denkniveau;
• Minimaal 5 jaar recente en relevante werkervaring als directiesecretaresse/personal assistant in een dynamische en complexe bestuurlijke organisatie, bij voorkeur bij een PR-, reclame- of communicatieadviesbureau.
• Aantoonbaar goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal zowel in woord als geschrift (CEFR niveau B2)
• Ervaring met/kennis van inkoop-, financiële- en bedrijfsvoeringsprocessen; daarbij is ervaring met Purchase-to-pay systeem (Proactis) een pré; 
• Grondige kennis en goede beheersing van Microsoft Office (Word, Outlook, Excel);
• Ervaring bij een universiteit of hogeschool is een pré.

Een afwisselende baan met goede arbeidsvoorwaarden in overeenstemming met de CAO Nederlandse Universiteiten (CAO NU). Het betreft een tijdelijke aanstelling voor de duur van 1 jaar met uitzicht op verlenging of een vast dienstverband bij goed functioneren. We streven naar een start in mei 2020. Het salaris bedraagt minimaal € 2.656,- en maximal 3.548,- bruto per maand (schaal 8) bij een volledige aanstelling en is afhankelijk van ervaring.
 
De EUR heeft aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden, waaronder een vakantie uitkering van 8,0%, een eindejaarsuitkering van 8,3% en ruime verloffaciliteiten (o.a. 41 vakantiedagen bij een voltijdse werkweek) voor een goede balans tussen werk en privé. Verder is de EUR aangesloten bij het pensioenfonds ABP en biedt gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof. Ook kunnen medewerkers gebruikmaken van diverse faciliteiten, zoals de sportaccommodatie en bibliotheek.

Erasmus Universiteit Rotterdam

De Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) is een internationaal georiënteerde universiteit met een uitgesproken maatschappelijke oriëntatie in haar onderwijs en onderzoek. Onze wetenschappers en studenten werken in nauwe samenwerking met interne en externe partijen aan het oplossen van mondiale, sociale uitdagingen, geïnspireerd door het altijd dynamische en kosmopolitische Rotterdam. Onze missie luidt dan ook ‘Creating positive societal impact’. Ons academisch onderwijs is intensief, actief en toepassingsgericht. Ons onderzoek vindt steeds vaker plaats in multidisciplinaire teams, die sterk verweven zijn met internationale netwerken. Met onze onderzoeksimpact en dankzij de hoge kwaliteit van onderwijs kan de EUR zich meten met de top van de Europese universiteiten. De Erasmian values fungeren als ons interne kompas en maken de Erasmus Universiteit herkenbaar voor de buitenwereld: ondernemend, maatschappelijk betrokken, wereldburger, ruimdenkend en verbindend.

Marketing & Communications

Marketing & Communications is verantwoordelijk voor het versterken van het merk, in de markt zetten en profileren van de EUR bij (potentiële) studenten en medewerkers en bij externe stakeholders die relevant zijn voor onze positie in de maatschappij. Als netwerkregisseur nemen wij de leiding om op basis van onze expertise met andere – ook niet traditionele - partijen om onze missie te bereiken. De activiteiten van M&C (ca 35 personen) richten zich op onderwijs-, research- en corporate marketing en communicatie.