Voor ondersteuning van de FGS (Facultaire Graduate School) verwelkomen we graag een nieuwe secretaresse. Wij zoeken een ervaren, pro-actieve secretaresse die het leuk vindt om in een grote technisch-wetenschappelijke en internationale organisatie te werken.

Het secretariaat is verantwoordelijk voor de administratieve en organisatorische ondersteuning van de FGS. Je komt te werken in een boeiende, internationale omgeving in een hecht, professioneel team met een grote mate van zelfstandigheid en je draagt samen met je collega’s zorg voor een uitstekende dienstverlening.

Als secretaresse verricht je zelfstandig diverse voorkomende werkzaamheden op secretarieel en organisatorisch gebied:

• Secretariële, administratieve en ondersteunende werkzaamheden in de breedste zin van het woord;
• Dagelijkse ondersteuning van de coördinator facultaire Graduate School;
• Dagelijkse ondersteuning van de directie Onderwijs- en Studentenzaken bij alle (onderwijs) overleggen.
• Agendabeheer: plannen en organiseren van afspraken en vergaderingen;
• Organiseren van bijeenkomsten en seminars voor PhD kandidaten;
• Beheer van de mailbox en beantwoorden van eenvoudige e-mails;
• Administratieve verwerking van persoonlijke gegevens in een database;
• Ondersteuning bij het uitzetten van surveys;
• Het verzorgen van bestellingen en de administratieve afwikkeling ervan;
• Up-to-date houden van de website;
• Het beantwoorden van binnenkomende telefoongesprekken in Engels en in Nederlands.

Herken je jezelf in het onderstaande profiel, dan ben je van harte welkom om te solliciteren op deze functie:

- Je hebt een afgeronde administratieve/secretaresse opleiding en een MBO/HBO werk- en denkniveau;
- Je hebt werkervaring in een soortgelijke ondersteunende functie;
- Ervaring met het werken in een onderwijsinstelling is een pre;
- Je herkent prioriteiten, kunt schakelen tussen verschillende bezigheden en je blijft het overzicht en de samenhang zien;
- Je hebt ervaring met MS Office, en gevoel voor administratieve softwarepakketten en databases;
- Je bent in staat om zowel zelfstandig als in teamverband te werken;
- Je hebt oog voor organisatorische verhoudingen en culturele verschillen;
- Je hebt een servicegerichte en collegiale instelling;
- Schriftelijke en mondelinge beheersing van de Nederlandse en Engelse taal is een vereiste;
- Je bent zelfstandig, verantwoordelijk, flexibel inzetbaar, gastvrij, nauwgezet en proactief. 

Dienstverband voor bepaalde tijd: 1 jaar.

De functie heeft een omvang van 19 uur (0,5 fte) per week. Het betreft een tijdelijke aanstelling van 1 jaar met uitzicht op verlenging. Het salaris is – afhankelijk van opleiding en ervaring – gebaseerd op schaal 7 van de cao Nederlandse Universiteiten (met een maximum van € 3.144,- bruto per maand bij een volledige aanstelling). Je bouwt pensioen op via het pensioenfonds ABP. Naast het vakantiegeld in mei, ontvang je in december een eindejaarsuitkering ter hoogte van 8,3%. Ook biedt TU Delft een aantrekkelijk pakket secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een flexibele werkweek, korting bij zorgverzekeraars, en de mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen. Op de campus is een Internationaal Kindcentrum met kinderopvang, voor- en naschoolse opvang en een internationale basisschool. Verder biedt Dual Career Services ondersteuning aan meekomende partners. Het salaris en de arbeidsvoorwaarden zijn gebaseerd op de CAO Nederlandse Universiteiten. 

Technische Universiteit Delft

De Technische Universiteit Delft heeft een sterk fundament. Als bouwer van de wereldberoemde Nederlandse waterwerken en pionier in biotech is TU Delft een internationale topuniversiteit die wetenschap, engineering en design combineert. TU Delft staat voor onderwijs, onderzoek en innovatie van wereldklasse om uitdagingen op het gebied van energie, klimaat, mobiliteit, gezondheid en digitale maatschappij aan te gaan. Generaties Delftse ingenieurs hebben bewezen ondernemende probleemoplossers te zijn in bedrijfsleven en in sociale context. Bij TU Delft omarmen we diversiteit en streven we ernaar zo inclusief mogelijk te zijn (zie onze gedragscode). Samen bedenken en ontwikkelen we oplossingen die een positieve invloed hebben op wereldwijde schaal. 

Challenge. Change. Impact!  

Afdeling

De TU Delft kent een  Graduate School. De Graduate School bereidt promovendi voor en leidt hen op tot hooggekwalificeerde, autonome en toonaangevende onderzoekers en vakbekwame professionals. Ook geeft de Graduate School uiteenlopende ondersteuning aan promovendi en hun supervisors gedurende het promotietraject.
De Graduate School bestaat uit de TU Delft Graduate School en de Graduate Schools van de faculteiten waaronder de Graduate School bij faculteit TBM.